Micro-entreprise : 10 outils pour améliorer votre productivité

Pour un auto-entrepreneur, la gestion du temps est un facteur clé de succès. L’efficacité seule ne suffit pas. Elle se doit d’être accompagnée d’efficience pour atteindre la réussite. Surtout lorsque les tâches et les commandes s’accumulent et que les échéances approchent.

Ainsi, plus vous serez productif, plus vous arriverez à développer votre portefeuille de projets et à réaliser davantage de tâches et par conséquent, développer votre micro-entreprise. 

Pour y parvenir, divers outils sont disponibles. Voici donc une liste de 10 outils qui vous permettront d’améliorer votre productivité : 

Any.do pour la gestion des tâches

Any.Do est une application de gestion de tâches qui permet de créer des listes de tâches et de les attribuer. Gratuit, cet outil peut être synchronisé sur plusieurs appareils différents. C’est l’outil idéal pour segmenter des tâches en sous-tâches et en faire un suivi. 

Par défaut, cette solution organise les tâches de façon quotidienne, il est néanmoins possible d’associer les éléments à un dossier qui fonctionne avec un système de tag. En attribuant des tags à vos tâches, il vous sera possible de les afficher par thématique et garantir une meilleure organisation. 

Any.do est disponible en version gratuite et sa version premium n’est qu’à 5,99$/ mois.

Evernote pour la prise de notes

Evernote est comme une sorte de bloc-note digital qui vous permettra de noter et de sauvegarder n’importe quel type de contenu. Que ce soit pour prendre des notes lors d’un rendez-vous professionnel ou pour sauvegarder des pages web que vous souhaiteriez visiter ultérieurement, vous pourrez centraliser tout le contenu dont vous aurez besoin pour la gestion de votre auto-entreprise dans un seul et même endroit, en quelques clics. 

Pour gérer votre activité, il est nécessaire de noter et de sauvegarder un certain nombre d'éléments comme des captures d’écran, photos, pages web, liste de mots de passe, plans des prochaines formations, listes de tâches à faire, des calendriers, etc. 

Toutes les notes et éléments sauvegardés sont synchronisés sur tous vos appareils : PC, MAC et mobile. Il s’agit donc d’une plateforme très pratique pour une utilisation quotidienne. 

Timely pour une gestion efficace du temps

Timely est une application de suivi qui permet d’analyser le temps consacré aux projets et d’organiser la semaine de travail de manière plus efficace. 

Concrètement, Timely vous permettra de visualiser vos semaines de travail à l’avance pour que vous puissiez estimer le temps nécessaire à l’accomplissement de vos tâches quotidiennes. 

Au fur et à mesure que le suivi de votre temps est enregistré sur l’application, il est possible de comparer les prévisions avec le temps réellement investi permettant ainsi une planification plus précise et réaliste des semaines de travail futures. 

Cette approche verticale de l’application permet une gestion de temps efficiente et pousse à mettre fin aux projets qui traînent et occupent inutilement de l’espace dans le calendrier de votre micro-entreprise. 

Timely est disponible sur iOS et en tant qu’application de navigateur et compte plus de 5.000 clients dans le monde.

Timely est un outil payant, son offre starter est à 9$/mois et la version premium à 16$/mois.

Clara pour la gestion des mails et la programmation de réunions

Clara est une application intelligente de gestion d’emails qui programme et coordonne les réunions professionnelles. 

Programmer des réunions n’est pas toujours évident, trouver un créneau horaire approprié peut se révéler être une tâche complexe pour les deux parties. Clara facilite la programmation des réunions en se chargeant des envois répétés d’emails de confirmation, d’annulation ou de modification des réunions. 

Son utilisation est très simple, il suffit juste de mettre Clara en copie sur n’importe quel email et l’application démarre instantanément le processus de programmation de la réunion.

Au lieu de vous soucier de votre calendrier et de la programmation de vos réunions, Clara vous permet de vous concentrer sur les tâches à plus grande valeur ajoutée. À s’y méprendre, elle interagit comme une personne réelle et possède des aptitudes linguistiques évoluées, c’est une sorte d’Intelligence artificielle qui fait office de secrétaire.

Zapier, pour connecter toutes vos applications

Avec toutes les applications qui existent, il arrive parfois que vous ayez à répéter les mêmes tâches sur plusieurs applications différentes. L’objectif de Zapier est d’automatiser ces tâches pour vous permettre de gagner du temps. 

À titre d’exemple, supposons que vous ayez des informations dans une feuille de calcul sur Google Sheet que vous utilisez pour alimenter votre CRM Hubspot. Il n’est plus nécessaire de renseigner les informations deux fois, utilisez un zap et la plateforme s’en occupera à votre place, ce qui augmentera votre productivité et vos performances. Zapier peut également créer des cartes dans Trello à partir de votre adresse Gmail. Par exemple, si vous faites du dropshipping en auto-entreprise, vous pouvez utiliser Zapier pour importer et exporter vos fiches produits sur plusieurs applications facilement.

Reconnu par diverses entreprises innovantes du monde entier, Zapier est utilisé par Adobe, Outbrain et HackerOne.

Cet outil d’automatisation peut être utilisé gratuitement, mais pour plus de fonctionnalités, il existe des offres payantes allant de 19,24 à 66,43 € /mois.

Remember the Milk pour la gestion et le suivi des tâches

Remember the Milk (RTM) est une application pour la gestion des tâches et du temps. Il permet aux utilisateurs de les gérer à partir de n’importe quelle plateforme, à la fois en ligne et hors ligne. 

Cet outil permet de faire un suivi des tâches et de créer des sous-tâches les divisant en éléments plus petits et plus faciles à gérer. Vous pouvez créer n'importe quel nombre de sous-tâches pour une tâche lesquelles sous-tâches peuvent également être déclinées avec leurs propres sous-tâches. 

L’outil permet notamment de joindre des fichiers à vos tâches et de les organiser par ordre de priorité. Vous pouvez également partager vos listes et confier des tâches à vos collaborateurs.

C’est un outil qui vaut le détour si vous rencontrez des difficultés à faire le suivi de vos tâches ou à respecter vos échéances. RTM est flexible et facilement personnalisable, disponible en version Web et applications iOS et Android. 

Twist, pour une messagerie plus sereine

Les créateurs de Twist sont partis d’un constat : les messageries type Slack, Teams ou encore WhatsApp, répondent à toutes les attentes de flexibilité et d’accessibilité, notamment pour la communication instantanée. Seul bémol : elles entraînent une surcharge de sollicitations pouvant être nuisible à la concentration. Connectés en permanence, les utilisateurs perdent beaucoup de temps à consulter les messages et à y répondre.

Twist propose une interface reposante et moderne qui offre la possibilité de classer les conversations par groupes de travail, permettant d’avoir des conversations plus calmes et plus approfondies. 

Dans Twist il n’est pas nécessaire d’être constamment en ligne. Il vous suffit de cliquer sur un bouton pour désactiver toutes les notifications, vous permettant de vous concentrer davantage sur vos tâches. L’application va même jusqu’à vous féliciter de prendre le temps de respirer et de réfléchir. 

La version gratuite de l’outil ne vous permet que de stocker vos conversations pendant un mois. Il reste néanmoins très accessible puisqu’il ne coûte que 6 €/mois. 

Asana : pour automatiser les tâches récurrentes

Asana est un outil de gestion de projet personnalisable qui permet la collaboration au sein d’une équipe et l’automatisation des tâches récurrentes.

Adapté à la gestion de projet en équipe, il est possible d’inviter un nombre illimité d'utilisateurs et de créer des workflows personnalisés à votre travail.

Vous pouvez planifier chaque étape de votre projet, attribuer des tâches à vos collaborateurs, créer un planning tout en gardant un œil sur les dates clés de vos projets, à travers un calendrier.

Cet outil est adapté aux entreprises de toutes tailles, notamment les microentreprises. 

Asana est disponible gratuitement pour un maximum de 15 utilisateurs. De son côté, le forfait Premium coûte 10,99 € par utilisateur mensuellement et permet l’accès à la gestion de calendriers, des rapports et les règles d'automatisation, etc.

Enfin, le forfait Business permet l’accès à une multitude d'autres fonctionnalités pour le prix de 24,99 € par utilisateur mensuellement.

Microsoft Whiteboard, pour organiser des réunions productives

Microsoft Whiteboard contribue à accroître la productivité en permettant aux participants d'une réunion de collaborer en temps réel sur un seul et même espace d’édition. Il est possible de dessiner, insérer des formes, utiliser des couleurs variées ou rédiger des textes. Il peut également accroître la productivité en permettant aux utilisateurs de copier, supprimer ou enregistrer le fichier pour une utilisation ultérieure.

Microsoft Whiteboard est le tableau blanc collaboratif de Microsoft 365. Il peut être utilisé pour différents types de réunions : séances de brainstorming, planification de projets, rendez-vous client...etc.

Calendly, pour planifier vos rendez-vous et simplifier vos réunions

Calendly est un outil disponible en version web permettant aux entrepreneurs de planifier de manière très simple tous leurs rendez-vous, que ce soit avec un client, un fournisseur ou encore avec plusieurs participants à la fois. 

Cet agenda partagé, facilement intégrable sur votre site web, peut afficher vos disponibilités et même envoyer des mails de confirmation et des SMS de rappel à vos interlocuteurs. 

Calendly a permis de simplifier plus de 200 millions de réunions, dont celles de l’Oréal, Visa, eBay et même Dropbox.

Relativement accessible, l’offre premium de Calendly coûte 10 €/mois et son offre professionnelle 16 €/mois. 

Lorsqu’on choisit d’être auto-entrepreneur, on se résout à travailler seul et donc à devoir gérer une multitude de tâches différentes en un laps de temps souvent trop court. Utiliser des outils, qui vous permettront d’éviter de faire des tâches à faible valeur ajoutée, vous garantira de gagner en productivité, vous libérant du temps et vous permettant ainsi de vous concentrer davantage sur le développement de votre auto-entreprise. 

Gérer son activité de micro-entreprise est une activité à part entière, c’est pour cela que vous devez vous munir des bonnes pratiques et des bons outils pour optimiser votre temps et vous permettre davantage de développer votre activité. Consultez notre guide des bonnes pratiques pour les auto-entrepreneurs pour en savoir plus. Nous vous invitons également à lire notre article sur les outils de gestion de projets pour les auto-entrepreneurs. 

Beaucoup des outils que nous avons cités sont gratuits ou proposent une version gratuite, alors profitez-en !