Auto-entrepreneur : 9 outils de gestion de projets

En dehors de votre activité d’auto-entreprise, la première des choses à maîtriser pour concrétiser vos objectifs de carrière est la gestion de projets. Cela vous permettra d’avoir une vision claire de vos priorités, de distinguer l’indispensable de l’accessoire, de respecter vos échéances et de détecter des opportunités de développement plus facilement. Piloter un projet peut s’avérer être une tâche difficile, notamment si vous en gérez plusieurs à la fois ou travaillez avec des collaborateurs différents. Quel que soit le problème de gestion de projet auquel vous faites face, une solution adaptée est sûrement disponible et il existe plusieurs outils pour vous aider à gérer au mieux votre micro-entreprise.
Si vous travaillez en équipe, les outils de gestion de projets vous permettent également de vous assurer que tous vos collaborateurs sont à jour, savent quoi faire et à quel moment les tâches qui leur sont assignées doivent être exécutées. Nous avons sélectionné pour vous 9 outils de gestion de projets qui vous permettront d’optimiser la gestion de vos activités :

KanbanTool : un bon point de départ pour la gestion de projets

KanbanTool est un bon point de départ pour gérer vos projets. Il permet d’avoir une visibilité sur le flux de travail et offre des fonctionnalités de suivi du temps pour optimiser votre productivité.

KanbanTool se base sur la méthode Kanban, il s’agit d’une méthode agile qui fonctionne à partir d’un système de cartes. Elle a d'ailleurs été baptisée en référence à ce procédé. Kanban signifie étiquette en langue japonaise. Les cartes ou étiquettes représentent les tâches à accomplir, les tâches en cours et les tâches accomplies, offrant une visibilité globale sur l’avancement du projet. 

Il facilite la collaboration, le suivi des tâches et vous envoie notifications et rappels pour assurer le respect des échéances. Il permet aussi la création de rapports et le partage de documents avec vos collaborateurs. 

L’offre gratuite de KanbanTool permet un maximum de deux utilisateurs et deux tableaux de projets. Les forfaits payants vont de 6 € à 11 € par mois et par utilisateur et comprennent des fonctionnalités avancées telles que le suivi du temps, la création de rapports, la gestion des utilisateurs et l'automatisation des processus.

Par exemple, si vous êtes auto-entrepreneur artisan, vous pourrez renseigner sur cet outil l’ensemble des tâches qui constituent les projets de chacun de vos clients, afin d’avoir une vision claire sur les commandes à produire et sur les échéances à respecter pour les livraisons. 

Kanban est utilisé par plus de 25.000 entreprises dans le monde.

Monday : une plateforme de travail conviviale pour gérer vos équipes

Monday est un logiciel de gestion de projet qui propose une interface visuellement ludique et des outils de visualisation de projet simples et intuitifs. Cet outil est flexible et adaptable à vos besoins.

La plateforme centralise la gestion des tâches de chaque participant sur une seule et même interface. Il offre la possibilité de définir des sprints de travail (jours, semaines, mois), d’assigner et de commenter des tâches mais aussi définir leur statut et leur degré de priorité pour chacune de ces tâches. Il est possible d’utiliser le calendrier pour avoir une vision plus globale du projet et des tâches de l’ensemble de l’équipe sur les semaines à venir.

Il met à votre disposition divers modèles de projet sur lesquels vous pouvez créer vos propres tableaux pour les adapter aux vôtres. D’autre part, l’outil propose plusieurs options d'affichage, comme la vue par carte ou par date, permettant d’avoir une meilleure visibilité des échéances. 

Concernant la tarification, la plateforme Monday est disponible à partir de 8€ par mois et par utilisateur.

Kissflow Project : une interface de gestion de projets intuitive

Kissflow Project est un d'outil de gestion de projet adapté aux auto-entrepreneurs fonctionnels ou qui souhaitent se lancer. Il s'agit d'une interface ludique et très facile à utiliser qui propose plusieurs fonctionnalités adaptées pour tous les types d'organisations, notamment les micro-entreprises.

C’est une solution de gestion de projet collaborative basée sur le cloud qui permet de gérer les tâches, de créer les plans du projet, de générer des rappels d'échéance ou encore de partager des fichiers, Il permet aux membres d’une équipe d'utiliser des tableaux Kanban, des listes de tâches, une vue matricielle ou encore une interface de sous-projet qui permet de suivre la progression des tâches.

Les formulaires et les tableaux personnalisés répondent aux besoins spécifiques des projets que vous souhaitez gérer. Cet outil vous permet également d’avoir une visibilité sur les tâches sur lesquelles chacun de vos collaborateurs travaille. 

De plus, Kissflow Project vous fournit des rapports d’état en se basant sur vos données et performances vous permettant d'anticiper vos actions et de prendre des décisions plus réfléchies. 

Il est utilisé dans plus de 160 pays, par de grandes enseignes, comme Domino’s, Michelin, The Telegraph ou encore Pepsi.

Kissflow Project peut être utilisé gratuitement par trois utilisateurs sur un seul projet. 

Airtable : un outil idéal pour stocker et analyser les données liées à vos projets

Airtable est un outil qui propose différentes fonctionnalités d’analyse de données. Personnalisable, il offre la possibilité d’exploiter un grand nombre de modèles faciles à utiliser, le rendant adaptable à tous les types de projets.

Il permet de stocker toutes vos informations dans une base de données pouvant être utilisée pour la gestion des tâches et la planification de votre projet. Il permet également de visualiser vos données sous forme de fiche Kanban, de liste, de grille ou de calendrier. 

Airtable propose gratuitement les fonctionnalités essentielles. L’offre payante est à partir de 20$/ mois.

Cet outil est utilisé par plus de 200.000 équipes dans le monde, dont de grandes organisations comme Netflix, Medium ou encore Shopify.

ProofHub : un outil idéal pour la collaboration

ProofHub propose un espace de travail centralisé qui met à votre disposition tous les outils dont vous et votre équipe avez besoin dans un seul et même endroit. 

Cet outil peut aider tous les auto-entrepreneurs à planifier, organiser et suivre les tâches des parties prenantes de leurs projets. Il facilite ainsi la collaboration au sein de votre équipe ou avec vos clients.

ProofHub est un outil relativement onéreux. Il propose deux forfaits; le forfait Essential à 45$/mois et le plan Ultimate Control à 89€ /mois.

Cet outil est utilisé par 85 000 équipes et entreprises dans le monde, dont de grandes enseignes et organisations à savoir Google, la Nasa, Pinterest, Nike ou TripAdvisor. 

Zoho Projects : une boîte à outils pour prendre de bonnes décisions

Zoho Projects est un outil qui permet le suivi des tâches, la création de diagrammes de Gantt, la collaboration et la génération de rapports d’état, idéaux pour la prise de décision. L'outil propose également des outils pour la communication instantanée. 

Zoho Projects enregistre chaque problème que vous rencontrez dans votre projet afin de pouvoir en faire un suivi et éviter son éventuelle récurrence. En créant des affichages personnalisés dédiés aux problèmes et analysant les rapports d'état détaillés, vous serez en mesure de prendre de meilleures décisions. 

Les fonctionnalités basiques de gestion de projet sont disponibles en version gratuite, toutes les fonctionnalités relatives à la gestion du temps et aux rapports d'incidence ne sont accessibles que dans la version premium, qui reste néanmoins accessible puisqu’elle ne coûte que 5€/mois. 

Trello : pour la gestion de projets en équipe

Trello est une application web de gestion de projets collaborative qui permet d’organiser des listes de tâches à l’aide de tableaux. 

L’outil offre la possibilité de présenter des projets sous forme de listes épinglées à des tableaux d’affichage, permettant ainsi de conserver une bonne organisation et de mieux définir les priorités. 

Dans un tableau, il est possible de créer des listes, composées de “cartes”. Il s’agit de petites étiquettes pouvant représenter toutes sortes d’éléments : des tâches à accomplir, des commentaires, des fichiers joints via Dropbox ou Google Drive, des idées ou encore des objectifs. 

Trello est une application personnalisable qui s'adaptera facilement aux besoins de votre micro-entreprise. Elle vous permettra d’avoir une gestion organisée des tâches à accomplir en réunissant tous vos projets et échanges avec vos collaborateurs dans un seul et même environnement et rester ainsi constamment à jour.

Par exemple, si vous êtes consultant en communication auto-entrepreneur, vous pouvez utiliser Trello pour faciliter les échanges avec vos clients et leur permettre de suivre l’avancement du projet.

Wrike : pour prioriser et planifier ses projets en temps réel

Wrike est un logiciel de gestion de projet basé sur le cloud qui stimule la productivité et la collaboration. Wrike aide les équipes de travail à prioriser leurs projets, à les gérer et à établir des rapports de situation, leur permettant ainsi de fournir plus de travail en moins de temps.

Wrike vous permettra de planifier rapidement les projets liés à votre auto-entreprise puisqu’il offre la possibilité d’exploiter des modèles et de les affecter à une équipe, tout en définissant des tâches, des sous-tâches, des échéances et des jalons. 

La gestion de projet proposée par Wrike comprend également un processus de révision et d'approbation dans lequel les utilisateurs peuvent insérer des images, des documents et des vidéos pour partager leurs commentaires. Les équipes sont alors en mesure d’échanger des rapports de situation interactifs avec les parties prenantes des projets, leur permettant ainsi de gagner en flexibilité. 

L'outil de suivi de projet comprend des rapports de suivi du temps, pour chaque intervenant, équipe, client, tâche et projet permettant de superviser l’avancée du projet en temps réel.

Les diagrammes de Gantt et calendriers intégrés vous offrent une vision d'ensemble de vos objectifs vous permettant de prendre des décisions rapidement et d'anticiper les retards qui pourraient arriver.

Wrike stimule aussi votre productivité à travers ses tableaux de bord personnalisables et ses formulaires de demande dynamiques, réduisant ainsi le temps passé sur des tâches administratives et autres emails.

Wrike propose une option gratuite vous permettant de bénéficier d’une gestion centralisée des tâches. Néanmoins, toutes les fonctionnalités liées au suivi, à l’automatisation ou aux rapports d’états ne sont disponibles que pour les offres payantes qui sont à partir de 9,80$/mois.

Par ailleurs, Wrike compte 2,3 millions d'utilisateurs dans 140 pays. Airbnb, Hootsuite, Mars, Google, L'Oréal et Tiffany & Co font partie des 20 000 entreprises qui ont choisi Wrike pour la gestion de leurs projets. 

Teamwork : idéal pour la gestion en équipe

Un auto-entrepreneur peut gérer toutes les tâches liées à ses projets et son équipe à travers l’outil de gestion Teamwork. C’est un outil qui est axé sur la collaboration en équipe, si vous comptez travailler seul, il vaudrait mieux axer votre choix sur un autre outil de gestion de projets.

Teamwork permet d’améliorer la productivité du travail en équipe en facilitant le partage d’informations sur l’avancée des projets. Ainsi vous pourrez facilement voir qui a avancé sur quelle partie du projet et combien de temps cela lui a pris. L’application permet également de développer la communication au sein de l’équipe pour maximiser la cohésion et l’entente.

Teamwork offre la possibilité d’utiliser plusieurs outils de gestion et de productivité comme le diagramme de Gantt, la gestion des tâches, le suivi du temps ou encore les rapports instantanés

Teamwork est disponible en version gratuite pour les équipes de 5 personnes. Cette version ne contient que les fonctionnalités de gestion de projet de base. Les forfaits payants sont disponibles à partir de 10€ par utilisateur et par mois et permettent d’accéder à davantage de fonctionnalités.

Cet outil est utilisé par plus de 200.000 entreprises notamment Paypal, Disney, Spotify et HP. 

En tant qu’auto-entrepreneur, il n’est pas d’aventure de devoir constamment piloter des projets, que ce soit pour le développement de votre activité ou dans le cadre de prestations avec des clients. 

Il est tout à fait possible de gérer un projet sans utiliser d’outils conçus à cet usage, mais lorsque leur nombre croît ou qu’ils impliquent différentes parties, il est normal que vous rencontriez des problèmes d’organisation et de coordination. 

Dépendamment de votre activité et de vos objectifs, il est recommandé d’utiliser au moins un outil de gestion de projets pour assurer le pilotage de votre auto-entreprise. Certaines solutions comme Trello sont très simples d’utilisation, efficaces et totalement gratuites, alors ne vous en privez pas ! 

Vous manquez de temps ? Découvrez notre sélection d’outils pour améliorer votre productivité et mieux vous concentrer sur le développement de votre micro-entreprise.