Auto-entrepreneur : 5 clés pour gérer la relation avec vos sous-traitants
Vous avez récemment décidé de déléguer certaines tâches pour gagner en efficacité et faire grandir votre micro-entreprise ? Après avoir identifié les tâches à déléguer et sélectionné les meilleurs profils, il est important de bien gérer la relation avec les sous-traitants. Une communication claire et un cadre de travail bien défini vous aideront non seulement à déléguer sereinement mais également à obtenir les meilleurs résultats. Dans cet article, retrouvez 5 clés pour gérer la relation avec vos sous-traitants.
1. Évaluer vos besoins avant de sous-traiter
Avant de sous-traiter, il est important d’ évaluer vos besoins et de définir vos priorités. Pour cela, nous vous conseillons de :
Lister l’ensemble des tâches que vous réalisez au sein de votre micro-entreprise ;
Classer vos tâches par catégorie (tâche support, métier, etc) ;
Évaluer le rapport efficacité/rentabilité de chaque tâche ;
Identifier les compétences manquantes ou les projets à externaliser ;
Identifier vos objectifs (exemple : déléguer la gestion de votre compte instagram pour gagner 1000 nouveaux abonnements/mois).
Avant même de contacter des sous-traitants, il est important de définir clairement les missions et les objectifs de votre collaboration. Il est également crucial de vous assurer de la solidité financière de votre activité. En effet, faire appel à des sous-traitants engendre des coûts supplémentaires.
Lire aussi : Auto-entrepreneur : 5 étapes pour identifier les tâches à déléguer
2. Choisir les bons sous-traitants
La deuxième étape consiste à sélectionner les bons sous-traitants. Pour cela vous pouvez vous rendre sur des plateformes de freelances (Malt, Crème de la Crème, etc.) ou demander des recommandations à votre réseau professionnel. N’hésitez pas à pré-sélectionner plusieurs profils. Pour faire votre choix final, vous pouvez vous baser sur différents critères : l’expertise, le portfolio, la formation et la qualité des échanges.
Une fois que vous avez trouvé un sous-traitant qui correspond à ce que vous recherchez et qui est disponible, réalisez des tests rémunérés (par exemple, si vous recrutez un community manager, vous pourriez lui demander 3 posts pour votre compte instagram). Cela vous permettra d’évaluer la qualité de la prestation en situation réelle avant de vous engager.
3. Établir un cadre de collaboration clair
Vous avez trouvé un ou plusieurs sous-traitants avec lesquels vous envisagez de travailler sur le long terme ? Pour tirer le meilleur de ce partenariat, nous vous recommandons d’établir un cadre de collaboration clair. Pour cela :
Définissez précisément les attentes et le cahier des charges (responsabilités, échéances, tarifs, modalités de paiement, etc) avec vos sous-traitants ;
Rédigez des contrats de prestataires de service pour sécuriser les missions et limiter les risques de litiges ;
Mettez en place des outils collaboratifs pour assurer un suivi transparent (Trello, Slack, Google Drive, Notion, etc).
4. Gérer la relation au quotidien
Après avoir défini un cadre clair pour la collaboration, il est nécessaire de maintenir une communication régulière pour suivre les missions et anticiper d'éventuels imprévus. Cela permet de résoudre rapidement les problèmes avant qu'ils ne s’aggravent.
Voici nos astuces pour gérer la relation au quotidien avec vos sous-traitants :
Planifiez des points de suivi réguliers : Organisez des réunions hebdomadaires ou mensuelles pour faire le point sur l’avancement des tâches, identifier les blocages et ajuster les missions si nécessaire. Profitez également de ces échanges pour vous assurer que vos prestataires sont satisfaits de la collaboration.
Donnez des feedbacks constructifs : Fournissez régulièrement des retours constructifs sur le travail livré. Cela motive vos sous-traitants à maintenir un haut niveau de qualité et les aide à mieux répondre à vos attentes.
Utilisez des outils collaboratifs : Pour centraliser les échanges et les documents, utilisez des outils tels que Slack, Trello, ou Notion. Ces plateformes facilitent le partage d’informations et permettent un suivi en temps réel des projets.
Encouragez l’autonomie : Évitez la micro gestion et donnez à vos sous-traitants la liberté de gérer leurs missions. Cela renforcera leur engagement et leur sentiment de responsabilité, favorisant ainsi une collaboration harmonieuse sur le long terme.
Anticipez les besoins futurs : Si la collaboration s’avère fructueuse, envisagez de fidéliser les meilleurs profils en les impliquant davantage dans vos projets ou le développement de votre entreprise.
En adoptant ces bonnes pratiques, vous instaurez un environnement de travail sain et une communication transparente, profitable tant pour vous que pour vos sous-traitants.
5. Les erreurs à éviter
Dans la gestion des relations avec vos sous-traitants, certaines erreurs peuvent compromettre la qualité de votre collaboration et, par conséquent, le succès de votre micro-entreprise. Voici les pièges à éviter :
Ne pas définir clairement les missions : L'absence de précisions dans le cahier des charges peut mener à des malentendus. Assurez-vous que vos sous-traitants comprennent parfaitement les tâches à réaliser et les attentes associées.
Négliger l’importance d’un contrat : Éviter de formaliser la collaboration par un contrat écrit expose votre projet à des risques juridiques. Un contrat clair sécurise vos relations et limite les litiges éventuels.
Sous-estimer l'importance de la communication : Une communication irrégulière peut créer des frustrations ou un désengagement. Restez en contact avec vos sous-traitants pour maintenir la transparence et ajuster rapidement les missions si nécessaire.
Ne pas régler vos prestataires à temps : Retarder les paiements peut affecter la relation de confiance et la motivation de vos sous-traitants. Respectez les délais pour garantir une collaboration fluide et professionnelle.
Faire preuve de microgestion : Trop surveiller vos sous-traitants peut nuire à leur motivation et à leur créativité. Accordez-leur la confiance nécessaire pour gérer leurs missions, ce qui favorisera leur engagement.
Ignorer les imprévus : Ne pas anticiper les problèmes potentiels peut avoir des conséquences désastreuses. Préparez-vous à gérer les imprévus et établissez des mécanismes de résolution des conflits dès le début de la collaboration.
Ne pas évaluer régulièrement les performances : L'absence d'évaluations régulières peut entraîner une dégradation de la qualité du travail fourni. Effectuez des suivis pour vous assurer que vos sous-traitants respectent vos attentes.
Comme vous l’aurez compris, une bonne relation entre entrepreneur et sous-traitant se construit sur la durée. Il est important, dès le début de la collaboration, de définir un cadre clair et de communiquer régulièrement pour suivre l’avancement des projets. Ces bonnes pratiques de gestion des sous-traitants vous permettront de développer des partenariats de qualité et de faire croître votre activité d’auto-entrepreneur sur le long terme. Bon courage dans cette démarche !
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