Auto-entrepreneur : 5 étapes pour identifier les tâches à déléguer

Votre micro-entreprise est en pleine croissance et vous envisagez de déléguer certaines tâches ? Cela est non seulement possible mais également fortement recommandé lorsque vous souhaitez augmenter votre rentabilité, faire grandir votre entreprise ou tout simplement libérer du temps dans votre agenda. Suivez notre guide en 5 étapes pour identifier les tâches à déléguer en priorité.  

Est-il possible de déléguer des tâches en micro-entreprise ? 

En micro-entreprise, il est tout à fait possible de déléguer certaines tâches. Par exemple, un auto-entrepreneur peut : 

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  Déléguer la gestion de ses réseaux sociaux ;

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  Faire appel à un partenaire externe pour gérer sa prospection ;

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  Faire appel à un assistant virtuel pour gérer la partie administrative de son activité (prise de rendez-vous, déclarations à l’Urssaf, facturation, etc) ;

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  Sous-traiter une partie des prestations qu’il réalise pour ses clients. 

La sous-traitance est une option qui permet à l’auto-entrepreneur de faire appel à un prestataire externe pour réaliser à sa place une partie ou la totalité d’une mission confiée par un client. 

Si déléguer en micro-entreprise est totalement légal, il est important de respecter certaines règles. Par exemple, il ne doit exister aucun lien de subordination entre l’auto-entrepreneur et le prestataire externe (risque de salariat déguisé). De plus, en cas de sous-traitance, c’est l’auto-entrepreneur qui doit facturer la somme au client final. Le sous-traitant, quant à lui, doit facturer sa partie de la mission à l’auto-entrepreneur. 

D’un point de vue financier, la délégation reste peu avantageuse en micro-entreprise puisque l’auto-entrepreneur ne peut pas déduire ses charges. Il sera donc imposé et devra payer des cotisations fiscales et sociales sur le montant total de son chiffre d’affaires, même s’il verse une partie à un prestataire externe. Il est donc important de s’assurer que déléguer une partie de vos tâches ne menace pas la viabilité financière de votre activité.

Micro-entrepreneur : Est-ce le bon moment de déléguer ? 

Vous envisagez de déléguer certaines tâches, mais vous vous demandez si vous êtes vraiment prêt à franchir ce pas ?

Voici quelques signes qui peuvent indiquer que c'est le moment idéal pour déléguer certaines tâches :

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  Votre activité connaît une forte croissance financière ; 

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  Votre charge de travail dépasse ce que vous pouvez gérer seul sans compromettre la qualité de votre service ou de votre produit ; 

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  Vous avez des demandes entrantes pour des projets intéressants mais manquez de temps ou de compétences pour les accepter ; 

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  Vous désirez gagner du temps pour vous consacrer à votre cœur de métier, à votre stratégie de développement global, ou simplement pour avoir un meilleur équilibre vie pro/vie perso ; 

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  Vous souhaitez commencer à vous entourer parce que vous envisagez un passage en société. 

Quelles que soient les raisons qui vous motivent à déléguer, il est important que votre micro-entreprise soit suffisamment solide financièrement pour couvrir les nouvelles charges que cela implique. 

5 étapes pour identifier les tâches à déléguer 

Vous souhaitez faire appel à un prestataire externe mais vous n’êtes pas sûr de savoir quelles tâches lui confier ? Voici un guide en 5 étapes pour identifier les tâches à déléguer en priorité. 

keyboard_arrow_right1 - Listez l’ensemble de vos tâches 

Commencez par dresser une liste de toutes les tâches que vous réalisez dans le cadre de votre activité. Celles-ci peuvent différer en fonction de la nature de votre activité (commerçant, libéral ou artisan). Essayez d’adopter une vision globale en identifiant les différentes actions que vous effectuez au quotidien, mais aussi de manière hebdomadaire et mensuelle.

Voici quelques exemples de tâches récurrentes : 

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  Rédiger et répondre à vos mails ; 

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  Réaliser des appels téléphoniques ; 

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  Gérer le S.A.V (service après-vente) ;

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  Réaliser les prestations pour vos clients ;

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  Gérer votre communication sur les réseaux sociaux ;

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  Mettre à jour les produits sur votre boutique e-commerce.  

Attention, chaque tâche compte ! Par exemple, si vous consacrez deux heures par jour à répondre à vos abonnés sur Instagram, considérez cela comme du travail effectif et assurez-vous de l'inclure dans votre liste.

keyboard_arrow_right2 - Classez vos tâches par catégorie (tâche support, métier, etc)

Une fois que vous avez dressé une liste complète de toutes les tâches que vous effectuez, l'étape suivante consiste à les organiser par catégories. Cela vous aidera à mieux identifier celles qui sont essentielles et celles qui peuvent être déléguées. 

Voici quelques exemples de catégories courantes :

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  Tâches métier : Ce sont les tâches qui sont directement liées à votre expertise ou à votre domaine d'activité principal. Par exemple, si vous êtes graphiste, cela pourrait comprendre la conception graphique, l’illustration, la retouche photo, etc.

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  Tâches de support : Ces tâches incluent des activités qui soutiennent votre métier mais qui ne sont pas directement productives par elles-mêmes, comme la gestion du service client, l'administratif, etc.

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  Tâches de gestion : Cela peut inclure la planification des projets, la gestion de projet, les réunions, etc.

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  Tâches de développement : Elles sont orientées vers la croissance à long terme de votre micro-entreprise, comme la prospection, les actions de marketing ou de communication, la recherche de nouveaux clients, etc. 

À ce stade, vous êtes déjà capable d'identifier les tâches qui reposent entièrement sur votre expertise et celles que vous pouvez envisager de déléguer. 

keyboard_arrow_right3 - Évaluez le rapport efficacité/rentabilité de chaque tâche 

Ensuite, évaluez le rapport efficacité/rentabilité de vos actions ponctuelles. Autrement dit, il est essentiel que le temps investi dans chaque tâche soit satisfaisant par rapport aux revenus qu'elle génère. 

Les tâches qui sont peu rentables ou qui ne contribuent pas significativement à vos objectifs stratégiques sont de bons candidats à la délégation. Déléguer une tâche chronophage et à faible valeur ajoutée est généralement un bon investissement. Cela vous permet de gagner du temps pour vous consacrer à des actions plus rémunératrices. 

keyboard_arrow_right4 - Identifiez vos compétences et vos lacunes 

La prochaine étape est d’identifier de manière objective vos compétences et vos lacunes. Si une tâche requiert des aptitudes que vous ne possédez pas ou pour lesquelles vous n'êtes pas le plus qualifié, il est judicieux de la déléguer à une personne dont c'est la spécialité.

Par exemple, si vous êtes formateur auto-entrepreneur et que vous n’êtes pas à l’aise avec l’écriture marketing, faire appel à un concepteur-rédacteur freelance pour rédiger vos mails et vos pages de vente est une excellente idée.

Cela garantit non seulement que la tâche sera bien réalisée, mais aussi que vous pouvez consacrer plus de temps aux activités où vos compétences uniques sont nécessaires.

keyboard_arrow_right5 - Définissez des objectifs concrets 

Enfin, définissez des objectifs clairs pour la délégation. Qu'espérez-vous accomplir en déléguant certaines tâches ? 

Voici quelques exemples d’objectifs concrets : 

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  Déléguer l’e-mail marketing pour augmenter de 20 % votre CA ;

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  Déléguer le service client pour gagner 10 heures par semaine et améliorer votre offre ou pouvoir prendre plus de clients ; 

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  Déléguer la gestion de votre compte instagram à un community manager, pour vous concentrer sur votre cœur de métier et augmenter de 10% votre nombre d’abonnés. 

Avoir des objectifs clairs en tête vous aidera à déterminer l’impact de la délégation mais également à identifier les meilleures prestataires pour externaliser vos tâches. 

Pour conclure, déléguer en micro-entreprise peut vous aider à : 

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  Vous alléger de tâches de nature chronophage et à faible valeur ajoutée ; 

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  Optimiser votre efficacité sur des tâches importantes, en faisant appel à des compétences externes plus spécifiques ; 

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  Vous concentrer sur les aspects stratégiques et créatifs de votre activité pour favoriser sa croissance et son développement.

Vous connaissez désormais les 5 étapes pour identifier les tâches à déléguer en micro-entreprise. N’hésitez pas à faire régulièrement le point sur votre activité pour évaluer les processus qui pourraient être optimisés et identifier de nouvelles opportunités de délégation. Bon courage dans cette démarche !