L’assistant administratif en auto-entreprise
Aussi appelé secrétaire à domicile ou secrétaire particulier, l’assistant administratif auto-entrepreneur apporte son aide aux particuliers dans la réalisation de leurs démarches administratives. Si ce métier n’est pas réglementé, il répond néanmoins à certaines obligations qui lui sont propres. Suivez notre guide pour devenir secrétaire en auto-entreprise.
Le métier de secrétaire auto-entrepreneur
Le rôle de l’assistant administratif
Comme son nom l'indique, l'assistant administratif a pour mission d'aider ses clients pour l'ensemble de leurs démarches administratives. S'il travaille auprès de particuliers, il pourra ainsi avoir plusieurs rôles :
- gérer toutes les démarches administratives à la place de son client (déclaration d'impôt, souscription de contrats, paiement de la mutuelle, suivi des dossiers, etc.) ;
- construire des dossiers pour réaliser des demandes spécifiques (CAF, crédit d’impôt, permis de construire, etc.) ;
- rédiger des relances et des courriers administratifs ;
- aider à la gestion du compte bancaire et au suivi des dépenses ;
- assister aux tâches bureautiques (tri des emails, envoi d'un message, inscription sur un réseau social, etc.).
Les clients d’un assistant administratif indépendant
Intervenant auprès de particuliers, le secrétaire à domicile peut proposer ses services à différentes typologies de clients.
- Les personnes âgées : les principales cibles de l’assistant administratif en auto-entreprise sont les personnes âgées qui peuvent éprouver des difficultés pour ces actes de la vie courante, notamment en raison d’une maladie (Alzheimer, etc.) ou d’un défaut de compétences.
- Les « phobiques » de l’administratif : de nombreuses personnes ne sont pas à l’aise avec les tâches administratives et préfèrent les repousser à plus tard. Le secrétaire particulier pourra les aider à mieux gérer leurs papiers et leur organisation générale.
- Les personnes ayant besoin de conseils : vous pouvez aussi intervenir auprès de personnes qui souhaitent profiter de votre expertise, notamment pour optimiser leur déclaration d’impôt, mieux gérer leur budget ou apprendre à suivre leurs dépenses. Dans ce cas, vous aurez davantage le rôle d’un « consultant ».
- Les personnes débordées : il est également possible d’être recruté par des personnes qui n’ont pas le temps de s’occuper des tâches administratives, notamment en raison de leur travail. Votre rôle sera alors de les assister au quotidien, voire même de gérer leurs démarches professionnelles s’ils sont à leur compte.
Bon à savoir : cette rubrique étant consacrée aux services d’aide à la personne, nous avons fait le choix de ne parler que de l’assistance administrative aux particuliers. Mais un secrétaire auto-entrepreneur peut tout à fait proposer ses services à des entreprises. Il aura alors des missions bien spécifiques, comme la planification des réunions, la gestion de l'agenda, le suivi des dossiers, la prise de notes en réunion ou encore la gestion des documents (tri, archivage, etc.).
Le profil d’un secrétaire auto-entrepreneur
Les compétences de l’assistant administratif
Pour devenir assistant administratif en auto-entreprise, il est impératif que vous disposiez de certaines qualités spécifiques.
- D'excellentes connaissances administratives : vous devez tout d'abord être à l'aise avec les principales démarches administratives que vos clients peuvent vous demander de réaliser, comme les déclarations d'impôt, les demandes d'aides sociales ou encore les formalités pour déclarer un changement de domicile.
- Un large champ de compétences : vous pouvez être amené à gérer différents types de formalités administratives, tout particulièrement si vous intervenez auprès de particuliers. Il vous sera donc indispensable d'avoir des connaissances dans de nombreux domaines (fiscalité, juridique, bancaire, réglementation, etc.).
- La méthodologie : vous devez faire preuve d'une grande organisation pour vous y retrouver parmi les dossiers de vos différents clients. Vous devez aussi être rigoureux et méthodique pour prodiguer un service de qualité.
- Le sens du relationnel : vos clients n’étant pas à l’aise avec les tâches administratives, vous devrez généralement leur expliquer les tâches que vous réalisez et leur objectif. Cela demande donc une certaine pédagogie et une grande patience. La discrétion est également indispensable car vos clients vous font confiance avec leurs documents et informations personnelles.
- Une grande disponibilité : l’assistant administratif auto-entrepreneur doit jongler avec les disponibilités de ses clients et, parfois, intervenir en urgence lorsque c’est nécessaire. Il est donc impératif d’être réactif et de pouvoir vous déplacer même le soir et le week-end.
Les diplômes pour être assistant administratif
Vous n'avez pas besoin d'être diplômé pour devenir assistant administratif indépendant car la profession n'est pas réglementée. Vos connaissances et savoir-faire tirés de vos précédentes expériences peuvent constituer un bagage suffisant pour créer votre activité.
Malgré tout, certaines formations en gestion administrative peuvent s'avérer utiles pour affiner vos connaissances et adopter la bonne méthodologie. On distingue d'ailleurs de nombreux cursus, dont :
- le Bac pro assistance à la gestion des organisations et de leurs activités ;
- le TP secrétaire assistant ;
- le BTS communication ;
- le BTS support à l'action managériale ;
- le BUT gestion administrative et commerciale des organisations.
Les démarches pour devenir secrétaire en auto-entreprise
La déclaration de services à la personne (SAP)
Le secrétariat à domicile fait partie des activités de services à la personne autorisées en auto-entreprise. Bien que vous n’ayez aucune obligation en la matière, vous avez la possibilité de réaliser une déclaration SAP afin de faire profiter d’avantages fiscaux à vos clients :
- la possibilité de vous payer avec des CESU préfinancés (Chèques emploi service universel) ;
- un crédit d’impôt de 50 % sur le montant de vos prestations.
En tant qu’assistant administratif auto-entrepreneur, il peut donc être intéressant d’effectuer la déclaration SAP, et ce, via la procédure en ligne Nova. Si vous faites ce choix, vous devez cependant savoir que vous aurez une obligation principale : ne travailler que pour des particuliers. Prenez donc le temps de définir la nature de votre clientèle avant de réaliser cette démarche.
L’assurance de l’auto-entrepreneur en secrétariat
L’assistant administratif indépendant n’a aucune obligation d’assurance. Vous pouvez donc débuter votre activité sans formalités particulières dans ce domaine.
Malgré tout, il est recommandé de souscrire une assurance de responsabilité civile professionnelle (RC Pro), dans la mesure où vous intervenez principalement au domicile de vos clients. Ce contrat couvre en effet les dommages matériels et physiques que vous pourriez causer à un tiers dans le cadre de votre activité. Il s’agit donc d’une protection indispensable pour travailler plus sereinement.
Les règles de l’auto-entreprise pour le secrétaire
Comme n’importe quel autre auto-entrepreneur, le secrétaire particulier doit respecter la réglementation qui entoure le régime de l’auto-entreprise.
- Créer votre activité en ligne : vous devez obligatoirement déclarer le début de votre activité d’auto-entrepreneur en ligne, et ce, via le formulaire P0 PL. Cette démarche doit être réalisée sur la plateforme e-Procédures de l'INPI.
- Déclarer vos revenus : vous devez déclarer votre chiffre d’affaires à l’URSSAF tous les mois ou tous les 3 mois, et ce, même si vous n’avez aucun revenu sur la période. La somme déclarée correspond aux encaissements que vous avez réalisés. Notez d’ailleurs que votre chiffre d’affaires annuel est plafonné à 77 700 €.
- Payer vos charges sociales : vos cotisations sociales – à payer sur le site de l’URSSAF – correspondent à 21,1 % de votre chiffre d’affaires (21,2 % si vous dépendez de la Cipav). Elles sont à régler dans le mois qui suit votre déclaration de chiffre d’affaires.
- Tenir votre comptabilité : vous avez l’obligation de tenir un livre des recettes, au sein duquel vous notez toutes les informations relatives à vos encaissements (date de paiement, montant, numéro de facture, etc.). Vous pensez que votre chiffre d’affaires sera supérieur à 10 000 € ? Dans ce cas, il est préférable d’ouvrir dès maintenant un compte bancaire pour votre auto-entreprise d’assistant administratif.
Nos conseils pour devenir assistant administratif indépendant
En tant que secrétaire à domicile en auto-entreprise, il n’est pas toujours facile de débuter son activité ou de développer son chiffre d’affaires. Pour y parvenir, nous vous conseillons :
- de définir votre champ de compétences afin d’identifier les services que vous pouvez proposer à vos clients (gestion de courriers, comptabilité, imposition, bureautique, etc.) ;
- de faire preuve de polyvalence en développant des compétences et des services additionnels pour répondre aux besoins spécifiques de vos clients (informatique, formation à l’organisation, optimisation fiscale, etc.) ;
- de miser sur la communication locale (flyers, annonces, cartes de visite) afin de trouver des clients à proximité, et ce, dans des lieux susceptibles de toucher vos clients potentiels (commerces de proximité, salons spécialisés, etc.) ;
- de soigner votre identité numérique, notamment en postant des annonces sur des sites spécialisés et en vous créant un site Internet ;
- de demander des recommandations écrites à vos clients (verbatim pour votre site Internet, avis sur Google, etc.) afin de prouver votre expertise ;
- de suivre les évolutions réglementaires afin d’actualiser vos connaissances et de proposer à vos clients les dernières solutions possibles.
Le secrétaire auto-entrepreneur en résumé
Vous souhaitez réaliser de l’assistance administrative en auto-entreprise ? Voici toutes les informations à retenir :
- le métier d’assistant administratif n’est pas réglementé, vous n’avez donc pas besoin de diplôme pour créer votre auto-entreprise ;
- les formations courantes vont du simple titre ou certificat professionnel au bac +2 ;
- vous dépendez de l’URSSAF ;
- votre code APE est 11Z – Services administratifs combinés de bureau ;
- votre plafond annuel de chiffre d’affaires est de 77 700 € ;
- vous êtes taxé à hauteur de 21,1 % pour vos cotisations sociales (21,2 % si vous dépendez de la Cipav) ;
- vos revenus entrent dans la catégorie des BNC (Bénéfices non commerciaux) ;
- votre rémunération est comprise entre 20 et 40 €/h selon le service fourni.
Besoin d’aide pour devenir secrétaire en auto-entreprise ? Pour simplifier la création et la gestion de votre activité, Espace Auto-Entrepreneur vous propose des services et outils dédiés :
- une adhésion rapide via un formulaire simplifié ;
- un logiciel de comptabilité en ligne ;
- des outils de relance et de suivi des encaissements ;
- les conseils d’un expert de l’auto-entreprise.
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