Encaissez les paiements sans stress : Astuces de suivi pour auto-entrepreneurs
Gérer une micro-entreprise va bien au-delà de la simple prestation de services ou de la vente de produits de qualité. Il est important de s'assurer que le processus financier derrière ces offres fonctionne de manière fluide afin de garantir un flux de trésorerie sain. Sans les bons réflexes, le suivi et la gestion des paiements peuvent se transformer en véritable casse-tête pour bon nombre d'auto-entrepreneurs. Dans cet article, nous vous accompagnons pas à pas dans le processus de suivi des paiements : de l’optimisation des factures aux démarches en cas d'impayés, sans oublier la gestion des retards de paiement. Bonne lecture !
Les bonnes pratiques pour la facturation de vos produits et services
En tant qu’auto-entrepreneur, vous avez certaines règles de facturation à respecter pour garantir la conformité juridique et fiscale de vos factures.
Chaque facture doit comporter plusieurs éléments et mentions obligatoires tels que votre numéro de Siret, le numéro de facture, la date d’émission, une description des produits et services vendus, ainsi que les modalités et les délais de paiement. Vous devez également mentionner le régime de la micro-entreprise (par exemple : "Entrepreneur Individuel" ou "EI") et l’exemption de TVA : "TVA non applicable, art. 293 B du CGI".
Voici les meilleures pratiques pour optimiser votre facturation et faciliter le suivi de vos paiements :
Rédigez une facture claire : Veillez à inclure tous les éléments essentiels tels que le nom et l'adresse du client, la date, les détails du produit ou service fourni, le montant total dû et les conditions de paiement. Un design simple et épuré est suffisant pour une facture professionnelle.
Préférez le format électronique : Une facture électronique est plus facile à éditer et à conserver, facilitant ainsi son suivi.
Détaillez les moyens de paiement acceptés : Pour faciliter le processus de paiement, pensez à indiquer votre RIB ou à ajouter un lien de paiement sur votre facture électronique.
Facturez dans les temps : Pour être payé à temps, ne retardez par la facturation. Dès qu'un service est rendu ou un produit livré, la facture doit être envoyée, afin d’obtenir un paiement rapide.
Demandez un acompte : Pour une mission de longue durée ou dont le montant est élevé, vous avez la possibilité de demander un acompte. La facture d’acompte correspond en général à 30% de la somme finale. Cet acompte vous permet non seulement d’alimenter votre trésorerie, mais constitue aussi une preuve d’engagement de la part de votre client.
Bon à savoir
Optimiser le suivi des paiements après facturation
Lorsqu'on est auto-entrepreneur, gérer ses finances est un jeu d'équilibre. Il ne suffit pas simplement d'envoyer vos factures et d'espérer qu’elles soient payées à temps. Vous devez être actif dans le suivi de vos paiements. Pourquoi ? Parce qu’en tant que petite structure, vous disposez de peu de ressources et que votre trésorerie est le poumon de votre entreprise. Sans des entrées d’argent régulières, les choses peuvent vite se compliquer et vous risquez de vous retrouver en difficulté financière. Gardez un œil sur vos factures est une façon pour vous de sécuriser votre activité et de vous préserver des mauvaises surprises. Il existe des bons réflexes à mettre en place pour optimiser ce suivi et anticiper les retards de paiement.
Les bonnes pratiques à adopter pour le suivi des paiements
Voici quelques conseils pratiques pour optimiser le suivi de vos paiements et éviter les décalages de trésorerie en micro-entreprise :
Informez-vous sur les processus de paiement de vos clients : Chaque entreprise fonctionne différemment, il est donc important de connaître les politiques de paiement internes de vos clients. Assurez-vous d’avoir des informations sur les délais de paiement habituels, la procédure de validation de votre facture, et les coordonnées de la personne en charge du règlement.
Gardez un œil sur les paiements à venir : Assurez-vous que chaque facture émise soit suivie jusqu'à ce qu'elle soit réglée. Ayez une vision claire sur les factures en cours, les montants, les dates d’échéances. Et surtout, ne négligez pas les petits montants : chaque facture a de la valeur. Il existe des outils qui permettent de suivre efficacement vos paiements à venir, en automatisant les relances des factures impayées.
Sécurisez la relation client : Établissez et formalisez la relation juridique avec vos clients dès le début. Utilisez des documents officiels comme les contrats, des devis signés, des bons de commande pour définir les termes de la relation. Ces documents serviront à prouver la nature de la relation et pourront être utiles en cas de contestation ou lors de procédures de recouvrement.
Facilitez le processus de paiement : Pour encourager des paiements rapides et réduire les délais, il est essentiel de faciliter le processus pour vos clients. Proposez plusieurs méthodes de paiement adaptées à leurs besoins (paiement par carte, virement bancaire, lien de paiement, paiement via Stripe, etc). Assurez-vous également que les étapes soient simples et compréhensibles. Plus le processus est fluide, plus vos clients sont susceptibles de payer rapidement.
Communiquez avec votre client : Des retards de paiement peuvent parfois arriver, dans ces cas-là, il est essentiel d’ouvrir le dialogue pour garder une relation professionnelle saine. Votre client rencontre peut être des problèmes de trésorerie ? Il pourrait donc être utile de trouver des solutions ensemble comme un paiement en plusieurs fois ou un rallongement du délai de paiement.
Relancez systématiquement : Soyez proactif et n'hésitez pas à relancer vos clients dès le premier jour de retard. Un plan de relance de facture efficace vous permettra de minimiser les délais de paiement en cas de retard.
Constituez-vous une trésorerie de secours : Très souvent négligée, une trésorerie « de secours » est le meilleur moyen d’anticiper des retards de paiement et de pouvoir continuer à vivre de votre activité pendant les procédures de relance.
Les outils de facturation et de suivi de l’auto-entrepreneur
Bien que vous puissiez créer des factures manuellement sur Word et suivre vos paiements avec des tableaux Excel, il existe des outils qui permettent de simplifier ces tâches.
Les logiciels de facturation et de suivi offrent de nombreux avantages pour les auto-entrepreneurs :
Gain de temps : Ils permettent de créer des factures plus rapidement grâce à la sauvegarde des données de vos clients et de vos produits.
Conservation de vos factures : Les factures en ligne sont stockées en sécurité sur le cloud, réduisant le risque de perte ou de détérioration et facilitant votre comptabilité. Pour rappel, vos factures doivent être stockées pendant la période réglementaire de 10 ans.
Accès facile et instantané : Toutes vos factures sont regroupées au même endroit, et vous pouvez y accéder facilement à tout moment.
Mises à jour automatiques : Les logiciels de facturation sont souvent mis à jour pour rester conformes aux changements réglementaires.
Meilleur suivi des factures : Les outils vous permettent un suivi simplifié de vos factures. En un coup d'œil, vous obtenez des informations sur les paiements à venir ainsi que les dates d'échéances et le statut de vos factures.
Relances automatisées : Ces logiciels peuvent envoyer des relances automatiques et régulières à votre place vous faisant gagner un temps précieux.
Il existe une multitude de choix d’outils de comptabilité pour les auto-entrepreneurs :
Les outils intégrés aux comptes bancaires pro comme Shine ou Qonto,
Les outils de facturation indépendants : Freebe, Abby, Zervant, Evoliz, Indy, Pennylane, etc.
En général, ces outils coûtent une dizaine d’euros par mois, mais certains proposent des offres freemium avec des options limitées. L’option d’une banque en ligne est à envisager si vous n’avez pas encore créé de compte bancaire dédié à votre activité.
Le saviez-vous ? Espace Auto-Entrepreneur propose un outil de comptabilité 100% adapté aux besoins des auto-entrepreneurs. Il permet d’éditer vos factures et devis de manière simplifiée, de réaliser vos déclarations de chiffre d’affaires, tout en suivant l’évolution de votre activité de près.
Comment gérer les paiements en retard ?
Lorsque vous constatez des retards de paiements, il est important de faire des relances progressives pour préserver la santé de vos relations clients. Cela veut dire que vos mails, appels ou courriers doivent être de plus en plus fermes en fonction du délai constaté. De plus n’hésitez pas à personnaliser vos échanges, et à utiliser différents moyens de communication (mail, appels, courriers) afin d’obtenir une réaction rapide.
Voici un exemple de plan de relance de facture, à adapter selon votre situation :
À 5 jours de retard, envoyez un mail court et bienveillant pour rappeler que la date d’échéance de votre facture a été dépassée.
À 10 jours de retard, envoyez un mail avec un ton plus ferme et cordial. Évoquez les pénalités de retard et pensez à inclure, en pièce jointe, une copie de la facture à honorer.
À 20 jours de retard, utiliser un autre moyen de communication pour contacter votre client. Vous pouvez par exemple appeler la personne chargée du paiement pour savoir pourquoi le paiement n’a pas été réalisé. Si votre client rencontre des difficultés, essayez de trouver un terrain d’entente comme un délai de paiement supplémentaire ou un échéancier.
À 30 jours de retard, vous pouvez avoir recours au courrier recommandé avec accusé de réception. Employez un ton ferme, et prévenez votre client de votre intention d’engager des procédures de recouvrement judiciaire.
Lire aussi : Auto-entrepreneur : comment éviter les impayés ?
Gestion des factures impayées
Malheureusement, au cours de votre carrière d’auto-entrepreneur, vous allez parfois devoir faire face à des factures impayées. Vous avez déjà envoyé plusieurs relances amiables, et votre client ne vous a toujours pas réglé ? Dans ce cas, nous vous recommandons d’entreprendre une procédure de recouvrement judiciaire afin de récupérer les sommes dues. Le recouvrement doit se faire en plusieurs étapes, et certaines actions sont à privilégier en fonction de votre situation et du montant des sommes qui vous sont dues.
La mise en demeure
Comme nous l’avons vu, les relances à l’amiable sont à privilégier avant d’entreprendre toute démarche de recouvrement judiciaire. Si votre client refuse de payer ou ne vous répond pas malgré vos relances amiables, la première étape est de lui adresser une lettre de mise en demeure. Ce courrier est un "dernier avertissement" avant d'entamer des actions en justice plus sérieuses.
La lettre de mise en demeure doit comporter plusieurs mentions obligatoires :
La mention “mise en demeure” dans l’objet ;
La date de rédaction de la lettre de mise en demeure ;
Le nom et les coordonnées du débiteur (votre client) ;
Le nom et les coordonnées du créancier (vous) ;
La nature du litige et la référence aux justificatifs fournis en annexe (devis, facture, nouvelle facture avec les pénalités de paiement) ;
La nature de l’obligation du débiteur (payer les sommes dues) ;
Le délai accordé pour remédier à la situation (généralement 8 à 15 jours) ;
les conséquences en cas de non-respect de l’obligation dans le délai imparti (la saisie de la justice).
La mise en demeure peut être adressée par mail ou courrier simple, toutefois nous vous recommandons de l’envoyer par courrier recommandé avec accusé de réception. Cela vous permettra d’avoir une preuve de la bonne réception du courrier par votre client, facilitant ainsi les prochaines étapes de la procédure de recouvrement.
L’ordonnance d’injonction de payer
Idéale pour les auto-entrepreneurs, l’injonction de payer est une procédure simplifiée, rapide et peu coûteuse. La procédure consiste à envoyer un formulaire accompagné de documents justificatifs prouvant le bien-fondé de la demande (bon de commande, contrat, facture impayée, lettre de mise en demeure, etc.). Ce formulaire doit être adressé au tribunal dont dépend votre débiteur, où un juge décidera du bien-fondé de votre requête. Si le juge considère la demande fondée, il délivre une ordonnance d'injonction de payer. Le débiteur a ensuite un mois après la signification de cette ordonnance pour la contester. Si le débiteur ne conteste pas, le créancier peut faire exécuter l'ordonnance par un huissier qui pourra saisir les biens ou le compte du débiteur.
Le recouvrement simplifié
Pour les factures impayées de moins de 5 000 €, l'auto-entrepreneur a la possibilité d'opter pour un recouvrement simplifié. Il peut confier cette tâche à un huissier de justice relevant du Tribunal de grande instance du domicile de son débiteur. Une alternative pratique est la plateforme Credicys, proposée par la Chambre Nationale des Commissaires de Justice. L'auto-entrepreneur soumet son dossier pour 14,92 €. Si l'huissier parvient à un accord avec le débiteur, l'auto-entrepreneur récupère la somme due, en s'acquittant des frais supplémentaires (29,76 € pour le titre exécutoire + entre 3,90 et 12 % des sommes recouvrées selon le montant de l'impayé).
Le référé-provision
Le référé-provision est une démarche urgente pour demander le paiement d'une créance en faisant comparaître votre client devant le tribunal. Bien qu'un avocat ne soit pas essentiel, sa présence est recommandée. Si le juge vous donne raison, le client doit vous payer même s'il conteste la décision, sans attendre la période d'appel.
L’assignation en paiement
Quant à l'assignation en paiement, elle est conseillée lorsque la dette risque d'être contestée ou si d'autres démarches n'ont pas abouti. Cette approche, menant à un procès complet, est plus longue et nécessite obligatoirement un avocat, rendant les coûts plus élevés. Elle est donc moins adaptée aux auto-entrepreneurs.
Vous l’avez compris, il existe de nombreux moyens d’obtenir le paiement de vos factures impayées. Cependant, afin d’éviter des démarches longues et onéreuses, il est préférable de prévenir les risques d'impayés en avance grâce à l’optimisation de votre facturation, ainsi qu’au bon suivi de vos paiements. N’hésitez pas à dialoguer avec votre client et à agir rapidement si vous êtes confronté à des impayés.
N’oubliez pas : la facturation et le suivi des paiements sont des processus que vous devez améliorer avec le temps. Plus ils seront fluides, plus vous pourrez consacrer votre énergie à d’autres tâches et développer sereinement votre entreprise.
Lire aussi : Auto-entrepreneur : vos recours en cas d’impayés
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