Comme tout autre professionnel, l’auto-entrepreneur doit respecter un certain nombre de règles en ce qui concerne la facturation. Mentions obligatoires, délais d’émission et de paiement, durée de conservation ou encore sanctions : découvrez tout ce qu’il faut savoir sur les factures émises par l’auto-entreprise.
Le b.a.-ba des factures de l'auto-entrepreneur
Le rôle d’une facture pour l’auto-entrepreneur
Une facture est un document présentant de façon détaillée les marchandises ou les prestations de services vendues par l'auto-entreprise. Devant obligatoirement comporter certaines mentions et être établie en minimum deux exemplaires, elle définit l'ensemble des conditions d'achats et de ventes (nature, quantité, prix, conditions, modalités de paiement, etc.). La facture établie par l'auto-entrepreneur a également plusieurs fonctions.
- Une mission juridique : la facture est la preuve juridique qu'une marchandise a été vendue ou qu'un service a été rendu. De ce fait, elle justifie le droit de créance du vendeur ou du prestataire.
- Une mission commerciale : la facture présente également toutes les conditions de négociation et de vente entre le professionnel et son client.
- Une mission comptable : la facturation, c'est également l'une des obligations comptables de l'auto-entrepreneur. Elle permet de disposer d'un justificatif et d'établir les comptes annuels de l'auto-entreprise.
- Une mission fiscale : elle sert non seulement au contrôle des revenus par l'administration, mais elle fait aussi office de support pour l'exercice de certaines taxes dues par l'auto-entrepreneur.
L’obligation de facturation pour le micro-entrepreneur
À certaines exceptions près, seules les opérations réalisées pour un particulier ne nécessitent pas obligatoirement de facture. Le client peut néanmoins en faire la demande. Pour toutes les autres ventes de l'auto-entrepreneur, une facture est obligatoire. Cela concerne notamment :
- les prestations de services entre professionnels ;
- la vente de marchandise entre professionnels ;
- les ventes à distances réalisées pour un acheteur particulier ;
- les livraisons aux enchères publiques pour les œuvres d'art ou les biens d'occasion.
Le support d’une facture d’auto-entrepreneur
Vous avez deux possibilités pour facturer vos clients : par facture papier ou par facture électronique. Dans les deux cas, il est obligatoire qu'un certain nombre de mentions figurent sur le document. Il faut également savoir que la facturation électronique est soumise à certaines règles spécifiques :
- pour être considérée comme électronique, la facture doit être émise et reçue au format électronique (une facture papier numérisée ne rentre donc pas dans cette définition) ;
- le client a le droit de refuser la facture électronique et d'exiger une facture papier ;
- l'acceptation de la facture électronique doit être formalisée afin de servir de preuve ;
- l'authenticité et l'intégrité de la facture électronique doivent être garanties (via une signature électronique, un système de contrôle ou une norme sécurisée).
Les sanctions contre l’auto-entrepreneur en l’absence de facture
Si l'auto-entrepreneur ne se plie pas à l'obligation de facturation, tout particulièrement entre professionnels, il s'expose à une amende administrative ou fiscale dont le montant ne peut pas être supérieur à :
- 15 € par mention manquante ou inexacte sur chaque facture (montant plafonné à 25 % de la valeur de la facture) ;
- 75 000 € pour un premier manquement ;
- 150 000 € en cas de répétition de la faute dans un délai de deux ans après le premier manquement.
Les mentions obligatoires sur la facture d’un auto-entrepreneur
Les mentions générales sur la facture d’une auto-entreprise
Quelle que soit son activité, l'auto-entrepreneur doit obligatoirement faire figurer certaines mentions générales sur ses factures. Ces informations concernent en effet tous les professionnels.
- La date d’émission : il s'agit de la date à laquelle la facture a été émise.
- La numérotation : les factures doivent être numérotées selon une séquence chronologique continue (Facture 001, 002, 003, etc.). Le numéro de la facture doit également être présent sur chaque page.
- La date de vente : la facture doit indiquer le jour effectif de la délivrance de la prestation ou de la marchandise.
- L'identité de l'acheteur : la facture de l'auto-entrepreneur doit comprendre le nom du client (ou sa dénomination sociale dans le cas d'un professionnel), l'adresse de son domicile ou de son siège social (sauf refus du particulier) et son adresse de facturation (si différente du siège social).
- L'identité de l'auto-entrepreneur : il faut indiquer votre nom et votre prénom, ainsi que le nom commercial de l'auto-entreprise si vous en avez choisi un. Faites également figurer votre numéro SIRET ou SIREN, l'adresse de l'établissement et votre éventuelle immatriculation obligatoire (au Répertoire des métiers pour un artisan ou au Registre du commerce et des sociétés pour un commerçant). Depuis 2022, elle doit aussi présenter la mention « Entrepreneur Individuel » ou « EI ».
- Le numéro du bon de commande : celui-ci doit figurer si le client a établi au préalable un bon de commande.
- Le numéro de TVA : il doit figurer si le vendeur ou le client sont redevables de la TVA.
- La désignation : l'auto-entrepreneur doit indiquer la nature du produit ou du service, ainsi que les éventuels matériaux et main-d'œuvre fournis.
- Le décompte : pour chaque produit ou service, il faut préciser la quantité et le prix unitaire. Cette information est facultative si un devis présentant ces informations a déjà été établi.
- La réduction ou la majoration : vous pouvez également indiquer si vous appliquez une éventuelle réduction ou une majoration, notamment pour des frais d'emballage ou de transport.
- Le prix total : vous devez indiquer la somme totale à payer hors taxe (HT) et toutes taxes comprises (TTC). Si vous êtes exonéré de TVA, ces deux montants seront identiques.
- La date de règlement : indiquez le délai de paiement autorisé, le taux de pénalités en cas de retard et le montant de l'indemnité forfaitaire si vous avez des frais de recouvrement.
Découvrez notre article détaillé sur les mentions obligatoires concernant la facturation en micro-entreprise.
Les mentions supplémentaires pour la facturation aux professionnels
Si la facture de l’auto-entrepreneur est à destination d’un professionnel, d’autres mentions doivent également figurer sur le document.
- La date limite de paiement : l'auto-entrepreneur peut indiquer la date à laquelle le règlement doit intervenir et les conditions d'escompte en cas de paiement anticipé. En l'absence de mention, le paiement doit intervenir dans un délai maximal de 45 jours fin de mois.
- Le taux de pénalités : vous pouvez également indiquer le taux de pénalités appliqué en cas retard de paiement. Les pénalités seront alors exigibles sans avoir besoin de réaliser un rappel.
- L'indemnité forfaitaire : vous devez indiquer qu'une indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement est due en cas de retard de paiement. Cette indemnité devra être payée par le client professionnel dont le règlement n'est pas dans les temps, en plus des pénalités de retard.
Les mentions spécifiques pour la facturation d’un auto-entrepreneur
Selon l'activité ou la situation de l'auto-entrepreneur, certaines mentions spécifiques devront également être indiquées sur la facture.
- Membre d'une association agréée : si vous êtes membre d'un centre de gestion ou d'une association agréée, vous devez indiquer sur la facture « Membre d'une association agréée, le règlement par chèque et carte bancaire est accepté».
- Exonération de TVA : si l'auto-entrepreneur est en franchise en base de TVA, il doit indiquer sur sa facture « TVA non applicable, art. 293 B du CGI».
- Obligation d’assurance : certaines activités nécessitent la souscription d'une assurance spécifique, à l'image de la RC Pro et de la garantie décennale pour les auto-entreprises du BTP. Si vous êtes concerné, vous devez mentionner l'assurance, les coordonnées de l'assureur et la couverture géographique des garanties.
Les règles de facturation des auto-entreprises
Le délai d’émission de la facture de l’auto-entrepreneur
L'auto-entrepreneur dispose de deux possibilités en ce qui concerne le délai d'émission de ses factures.
- Facture immédiate : vous pouvez émettre votre facture dès que la prestation de services est réalisée ou dès que la marchandise a été livrée au client.
- Facture périodique : vous pouvez également facturer de manière périodique afin de regrouper plusieurs livraisons de biens ou de prestations de services pour un même client sur une période. Le délai de facturation ne peut cependant pas être supérieur à 1 mois.
La rectification d’une facture émise par l’auto-entrepreneur
Si l'auto-entrepreneur a commis une erreur ou qu'il souhaite accorder une remise après l'émission de la facture, il peut annuler ou rectifier cette dernière. Vous ne pouvez cependant pas supprimer la facture car cela engendrerait un manque dans la séquence continue de numérotation. Vous disposez donc de deux solutions :
- émettre une nouvelle facture en remplacement de la précédente et qui fait mention de la facture initiale annulée ;
- faire une note d'avoir qui fait référence à la facture initiale (dans le cas d'une remise).
L’émission d’une facture dans une monnaie étrangère par l’auto-entrepreneur
L'auto-entrepreneur peut établir une facture dans une devise autre que l'euro, à condition que la monnaie étrangère soit convertible et reconnue internationalement. Pour cela, il est nécessaire :
- de mentionner le taux de change en euro applicable sur la facture ;
- et d’intégrer la facture dans la comptabilité en euros.
La conservation des factures de l’auto-entrepreneur
L'auto-entrepreneur peut conserver ses factures au format papier ou électronique. Dans les deux cas, les factures de l'auto-entreprise doivent être conservées pour une période minimale de 10 ans.