Aucun auto-entrepreneur n’est à l’abri d’un impayé ou d’un retard de paiement. Pour en réduire le risque, il est primordial d’adopter certains comportements : bien sélectionner ses clients, encadrer ses prestations ou encore suivre sa comptabilité. Découvrez tous nos conseils pour éviter les impayés en tant qu’auto-entrepreneur.
Sélectionner les clients de l’auto-entreprise pour réduire les impayés
Si l'auto-entrepreneur peut se permettre de sélectionner ses clients, il peut être judicieux d'écarter ceux présentant un risque d’impayés plus important que d'autres. Si le client est professionnel, vous pouvez notamment consulter le site Info Greffe afin de savoir s'il connait des difficultés financières : liquidation, redressement ou encore dissolution judiciaire.
Pour limiter le risque d’impayés, l’auto-entrepreneur peut également adopter plusieurs réflexes pour choisir ses clients :
- se renseigner auprès d'autres professionnels s'ils connaissent le client ;
- consulter les avis laissés en ligne sur le professionnel ;
- si vous êtes inscrit sur une plateforme de mise en relation, préférer les clients qui ont déjà fait appel à d’autres prestataires ;
- éviter les clients qui ne semblent pas très « pro » dans leur démarche ou qui demandent des conditions particulières de paiement.
Se renseigner sur le client de l’auto-entreprise pour limiter les impayés
Une fois que l'auto-entrepreneur collabore avec un professionnel, il est susceptible d'avoir face à lui plusieurs interlocuteurs durant le processus de paiement. Il est aussi possible que l'entreprise dispose de ses propres conditions de règlement (édition d'un bon de commande, délai de paiement, etc.). Pour gérer au mieux la facturation de l'auto-entreprise et réduire le risque d'impayés, il est donc important de vous renseigner sur les procédures internes de paiement :
- les délais de paiement appliqués (30 jours, 60 jours, 45 jours fin de mois, etc.) ;
- la personne en charge de la comptabilité ;
- la procédure d'envoi de la facture ;
- les documents et informations nécessaires pour la facturation (numéro du bon de commande, numéro de devis, justificatifs, etc.) ;
- l'adresse physique ou email à laquelle envoyer la facture.
Encadrer la prestation de l’auto-entrepreneur pour éviter les impayés
Il n'est pas rare qu'un auto-entrepreneur fasse confiance à son client - qu'il soit particulier ou professionnel - et ne formalise donc pas par écrit les caractéristiques de sa prestation. Cela peut notamment intervenir dans le cas d'une relation de longue date avec le même client, d'une demande urgente du client ou encore par peur de perdre une opportunité.
Malgré tout, il est primordial d'encadrer toutes vos prestations afin de réduire le risque d'impayés. Pour chaque produit vendu ou prestation rendue, l’auto-entrepreneur doit respecter plusieurs règles :
- indiquer toutes les mentions obligatoires sur la facture de l'auto-entreprise afin de limiter le risque de litiges et d’impayés (délais de paiement, date de livraison, nature de la prestation, etc.) ;
- établir un bon de commande et le faire signer par les deux parties ;
- réaliser un devis avant toute prestation réalisée par l’auto-entrepreneur afin de définir la nature du service ou du produit, ainsi que ses conditions tarifaires ;
- établir des conditions générales de ventes, dans lesquelles vous définissez les obligations des deux parties, notamment en ce qui concerne les modalités de paiement.
Suivre la comptabilité de l'auto-entreprise pour réduire les impayés
Au-delà des obligations comptables auxquelles est soumis l’auto-entrepreneur (tenue d’un livre de recettes, facturation, etc.), il est important d'adopter une organisation rigoureuse afin de suivre les délais de règlement et d'éviter les impayés. Au quotidien, l’auto-entrepreneur doit avoir plusieurs réflexes.
- Suivre sa comptabilité : vous devez suivre les encaissements que vous avez reçus et contacter un client lorsqu'un retard de paiement apparait. L'idéal est d'utiliser un logiciel ou un tableur spécifique afin de suivre plus facilement les dates d'exigibilité.
- Être organisé : l’auto-entrepreneur doit également faire preuve d’organisation en ce qui concerne le classement de ses documents administratifs. Toutes les pièces justificatives liées à un client doivent être rangées dans un même dossier afin de pouvoir plus facilement les retrouver en cas de litige ou d'impayés.
- Garder une trace des échanges : il n'est pas rare qu'un client fasse preuve de mauvaise foi au moment du paiement d'une facture. Il est donc judicieux de conserver tous les échanges eus avec votre client, notamment les emails et les courriers. Bien que leur valeur juridique puisse être contestée, ces documents pourront être utiles pour prouver votre bonne foi.
- Se constituer une trésorerie : pour éviter qu'un impayé ne mette la trésorerie de l'auto-entreprise en difficulté, il est conseillé d'avoir des réserves d'argent de côté. Les sommes en question pourront également vous permettre de financer une éventuelle procédure de recouvrement à l'amiable ou judiciaire.
Éviter les impayés de l’auto-entreprise en demandant un acompte
Pour les prestations de longue durée ou dont le coût est élevé, il est conseillé de refuser les paiements en intégralité en fin de mission. Dans le cas contraire, le risque d'impayés sera généralement plus important. À la place, il est judicieux de demander un acompte à votre client. Il s'agit d'une avance sur le montant total de la prestation ou de la marchandise. Très courante dans les secteurs de l'artisanat et de la construction, la demande d'acompte permet d'obtenir entre 15 et 40 % du montant total facturé en avance. Cette pratique est cependant encadrée :
- le client ne récupère pas son acompte s'il décide d'annuler la commande ;
- l'auto-entrepreneur a l'obligation de fournir la marchandise ou la prestation de services ;
- si le professionnel ou le client renonce à son engagement, il peut être condamné à payer des dommages et intérêts.
Souscrire une assurance pour auto-entrepreneur contre les impayés
À l’image de la garantie décennale ou de la RC Pro (responsabilité civile professionnelle), plusieurs assurances doivent obligatoirement être souscrites par certains auto-entrepreneurs. Il existe également d’autres contrats facultatifs qui permettent à l’auto-entreprise d’être protégée en cas d’impayés.
- L’assurance-crédit : lorsque l'auto-entrepreneur vend un produit ou un service, on considère qu'il lui fait crédit le temps d'être payé. Il est possible d'assurer ce crédit auprès d'un organisme assureur. En cas d'impayés, c'est l'assurance-crédit qui rembourse partiellement ou intégralement la créance.
- L’assistance juridique : ce contrat prévoit de vous accompagner dans la procédure de recouvrement et de couvrir les frais engagés. Bien qu’elle ne couvre pas les impayés, cette assistance permet de simplifier vos démarches judiciaires pour exiger le paiement des sommes dues.
Relancer ses clients pour éviter les impayés de l’auto-entreprise
Avant d’entamer un recours à l’amiable ou judiciaire contre les impayés de l’auto-entreprise, il est préférable de relancer son client au préalable. En cas de retard de paiement, une simple relance suffira généralement pour rappeler le client à ses devoirs. Pour cela, vous disposez de plusieurs solutions :
- la relance écrite : l'auto-entrepreneur ne doit pas hésiter à envoyer un email à son client pour lui rappeler que le délai de paiement est dépassé ;
- la relance téléphonique: vous pouvez également appeler votre client afin de lui rappeler qu'il doit payer la facture. Cet échange permettra bien souvent d'avoir un accord oral et d’éviter l’aggravation du litige ;
- la relance domiciliaire : si vous en avez la possibilité, vous pouvez également vous rendre dans les locaux de votre client afin de lui indiquer le manquement à ses devoirs. À cette occasion, l’auto-entrepreneur pourra aussi lui préciser qu’il entend entamer une procédure de recouvrement si l’impayé n’est pas réglé.
Le saviez-vous ? Le service facturation d'Espace Auto-Entrepreneur vous permet de suivre plus facilement vos encaissements et de simplifier vos relances de paiement.