Pour récupérer une somme engagée au nom d'un client, l'auto-entrepreneur a deux options : la refacturation ou les frais de débours. Moins connue, cette seconde solution se montre pourtant plus avantageuse car elle évite de gonfler le chiffre d'affaires de l'auto-entreprise et d'augmenter le montant des cotisations sociales. Quelles dépenses de l’auto-entrepreneur passer en frais de débours ? Quels sont les avantages des frais de débours ? Et comment les facturer au client ? Autant de questions auxquelles nous vous apportons les réponses !
Le fonctionnement des frais de débours de l’auto-entrepreneur
La liste des frais de débours de l’auto-entreprise
Les frais de débours, ce sont l'ensemble des sommes qui sont avancées par l'auto-entrepreneur pour le compte du client. Ces frais, qui constituent une avance, donneront donc lieu à un remboursement ultérieur. Cela concerne toutes les dépenses faites pour le compte du client et qui sont nécessaires à la prestation de services rendue ou à la vente de marchandise. Les frais de débours peuvent notamment concerner :
- les frais postaux pour l'envoi de sa marchandise ;
- l'achat de fourniture, de matériel ou de matières premières pour le compte du client (peinture, carrelage, etc.) ;
- les frais de déplacement engagés au cours d'une mission (billet de train, billet d’avion, chambre d’hôtel, etc.).
À noter : les frais kilométriques n'entrent pas dans la définition des frais de débours, et ce, même si vous avez dû vous déplacer en voiture pour réaliser une mission pour le compte d'un client. La seule solution pour se les faire rembourser consiste à les intégrer à la facture de l'auto-entreprise.Frais de débours et coût d’achat de l’auto-entreprise : les différences
Attention, toutes les dépenses de l’auto-entrepreneur ne peuvent pas être considérées comme des frais de débours. Seules les sommes avancées pour le compte d'un client au cours d'une prestation sont susceptibles de faire l’objet de frais de débours. Raison pour laquelle les coûts d’achat et les frais de fonctionnement de l’auto-entreprise ne sont pas concernés, à l’image :
- de l'achat de matériel nécessaire à votre activité (outils, matériel informatique, etc.) ;
- des frais kilométriques (carburant, péage, etc.) ;
- de l'achat d'un produit en vue de sa revente ;
- des frais de repas ;
- des dépenses professionnelles (frais de téléphone, fourniture de bureau, etc.).
Les frais de débours et la refacturation de l’auto-entrepreneur
Si le statut d'auto-entrepreneur présente de nombreux avantages, il a aussi ses inconvénients. Le principal ? L'impossibilité de déduire les frais de l'auto-entreprise de son chiffre d'affaires. Contrairement aux sociétés, l'auto-entrepreneur n'a pas la possibilité de déduire de son résultat imposable les sommes engagées pour le développement de son activité, les matières premières, les frais de repas, les frais de déplacement, les dépenses professionnelles (fourniture de bureau, frais de téléphone, etc.) ou encore les frais de formation professionnelle.
Pour se faire rembourser les frais engagés pour le compte du client, de nombreux auto-entrepreneurs optent donc - à défaut de pouvoir déduire les dépenses de leur chiffre d'affaires - pour la refacturation. Cela consiste à intégrer à sa facture les sommes engagées afin de les refacturer ensuite au client. La refacturation a cependant plusieurs inconvénients :
- vous gonflez artificiellement votre chiffre d’affaires ;
- vous risquez de dépasser rapidement les plafonds de chiffre d’affaires de l’auto-entreprise ;
- les cotisations sociales de l’auto-entreprise seront plus importantes, dans la mesure où leur montant est calculé en fonction du chiffre d’affaires ;
- votre revenu imposable net sera également plus important, vous obligeant à payer d’avantage d’impôt sur le revenu.
Plutôt que de choisir la refacturation, l’auto-entrepreneur a donc tout intérêt à réaliser des frais de débours. Cette solution offre plusieurs avantages :
- les frais de débours ne sont pas comptabilisés dans le chiffre d'affaires et n'auront donc pas d'impact sur le montant de vos cotisations ou de votre impôt ;
- vous limitez le risque de dépasser les plafonds en vigueur ;
- votre client peut profiter du service après-vente du fournisseur, dans la mesure où vous ne jouez qu'un rôle d'intermédiaire.
La réalisation de frais de débours par l’auto-entrepreneur
L’auto-entrepreneur doit respecter un certain nombre de règles s’il souhaite réaliser des frais de débours. Pour récupérer les sommes que vous avez engagées pour le compte de votre client, vous devez :
- obtenir un accord écrit : avant d'engager des dépenses au nom de son client, il est préférable que l'auto-entrepreneur ait l'accord écrit du client sur la nature des achats et leur montant. Cela lui permettra de se protéger en cas de litige avec le client ;
- facturer au nom du client : l'auto-entrepreneur doit obligatoirement indiquer le nom de son client pour les achats réalisés, ainsi que ses coordonnées (nom, prénom, dénomination sociale, SIRET, TVA, etc.). Si vous achetez en votre nom, les dépenses ne pourront pas faire l'objet de frais de débours ;
- reporter le montant exact : l’auto-entrepreneur n’a pas le droit de réaliser de marge sur les dépenses qu’il se fait rembourser via des frais de débours. Vous devez donc reporter le montant exact des frais engagés sur la note de débours ;
- conserver les justificatifs : vous devez conserver tous les documents constituant une preuve des dépenses engagées pour le compte du client (facture, ticket de caisse, etc.). Vous devrez ensuite les joindre à votre note de débours afin de justifier du montant à rembourser par le client. Pensez également à conserver une photocopie de ces justificatifs afin d'avoir une preuve des remboursements dont vous avez bénéficié. Ils vous permettront d'ailleurs de mettre à jour votre livre de recettes, une obligation comptable pour tous les auto-entrepreneurs.
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