Les frais de débours de l’auto-entrepreneur

Pour récupérer une somme engagée au nom d'un client, l'auto-entrepreneur a deux options : la refacturation ou les frais de débours. Moins connue, cette seconde solution se montre pourtant plus avantageuse car elle évite de gonfler le chiffre d'affaires de l'auto-entreprise et d'augmenter le montant des cotisations sociales. Quelles dépenses de l’auto-entrepreneur passer en frais de débours ? Quels sont les avantages des frais de débours ? Et comment les facturer au client ? Autant de questions auxquelles nous vous apportons les réponses !

Le fonctionnement des frais de débours de l’auto-entrepreneur

keyboard_arrow_rightLa liste des frais de débours de l’auto-entreprise

Les frais de débours, ce sont l'ensemble des sommes qui sont avancées par l'auto-entrepreneur pour le compte du client. Ces frais, qui constituent une avance, donneront donc lieu à un remboursement ultérieur. Cela concerne toutes les dépenses faites pour le compte du client et qui sont nécessaires à la prestation de services rendue ou à la vente de marchandise. Les frais de débours peuvent notamment concerner :

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  les frais postaux pour l'envoi de sa marchandise ;
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  l'achat de fourniture, de matériel ou de matières premières pour le compte du client (peinture, carrelage, etc.) ;
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  les frais de déplacement engagés au cours d'une mission (billet de train, billet d’avion, chambre d’hôtel, etc.).

keyboard_arrow_rightFrais de débours et coût d’achat de l’auto-entreprise : les différences

Attention, toutes les dépenses de l’auto-entrepreneur ne peuvent pas être considérées comme des frais de débours. Seules les sommes avancées pour le compte d'un client au cours d'une prestation sont susceptibles de faire l’objet de frais de débours. Raison pour laquelle les coûts d’achat et les frais de fonctionnement de l’auto-entreprise ne sont pas concernés, à l’image :

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  de l'achat de matériel nécessaire à votre activité (outils, matériel informatique, etc.) ;
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  des frais kilométriques (carburant, péage, etc.) ;
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  de l'achat d'un produit en vue de sa revente ;
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  des frais de repas ;
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  des dépenses professionnelles (frais de téléphone, fourniture de bureau, etc.).

Refacturation ou frais de débours : que choisir ?

keyboard_arrow_rightLes inconvénients de la refacturation

Si le statut d'auto-entrepreneur présente de nombreux avantages, il a aussi ses inconvénients. Le principal ? L'impossibilité de déduire les frais de l'auto-entreprise de son chiffre d'affaires. Contrairement aux sociétés, l'auto-entrepreneur n'a pas la possibilité de déduire de son résultat imposable les sommes engagées pour le développement de son activité, les matières premières, les frais de repas, les frais de déplacement, les dépenses professionnelles (fourniture de bureau, frais de téléphone, etc.) ou encore les frais de formation professionnelle.

Pour se faire rembourser les frais engagés pour le compte du client, de nombreux auto-entrepreneurs optent donc - à défaut de pouvoir déduire les dépenses de leur chiffre d'affaires - pour la refacturation. Cela consiste à intégrer à sa facture les sommes engagées afin de les refacturer ensuite au client. La refacturation a cependant plusieurs inconvénients :

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  vous gonflez artificiellement votre chiffre d’affaires ;
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  vous risquez de dépasser rapidement les plafonds de chiffre d’affaires de l’auto-entreprise ;
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  les cotisations sociales de l’auto-entreprise seront plus importantes, dans la mesure où leur montant est calculé en fonction du chiffre d’affaires ;
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  votre revenu imposable net sera également plus important, vous obligeant à payer d’avantage d’impôt sur le revenu.

keyboard_arrow_rightLes avantages des frais de débours

Les frais de débours constituent une alternative à la refacturation pour une raison évidente : vous ne les facturez pas à vos clients. En choisissant cette solution, les frais engagés pour le compte d'un client n'intègrent pas votre chiffre d'affaires. Vous ne serez donc pas imposé sur ces frais au titre de vos charges sociales, ni de votre impôt sur le revenu.

Autre avantage : les frais de débours limitent le risque de dépasser les plafonds de chiffre d'affaires et/ou de TVA. Vous avez ainsi davantage de chance de rester dans les clous, tout particulièrement si votre activité exige d'importants achats de fournitures pour le compte de vos clients.

Enfin, vous limitez votre responsabilité quant à la qualité des fournitures fournies à vos clients. En cas de défaut, vous pouvez mettre votre client directement en relation avec le vendeur, a fortiori si le client a choisi lui-même les produits qu'il souhaitait que vous utilisiez.

L'application de frais de débours par l’auto-entrepreneur

L’auto-entrepreneur doit respecter un certain nombre de règles s’il souhaite réaliser des frais de débours et récupérer les sommes engagées pour le compte de ses clients.

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  Obtenir un accord écrit : vous devez établir un contrat avec votre client, indiquant notamment les fournitures à fournir et le budget alloué. Cela limite le risque de litiges et impose au client de vous rembourser l'intégralité de la somme avancée.
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  Facturer le montant exact : les factures des fournitures doivent être établies au nom de votre client (nom, prénom, SIRET, etc.). Elles doivent d'ailleurs indiquer le montant exact que vous avez avancé.
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  Conserver les justificatifs pour vos clients : toutes les preuves d'achat doivent être conservées et remises à votre client pour justifier les sommes avancées. Cela inclut notamment les factures, les tickets de caisse ou encore les bons de commande.
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  Conserver des copies pour votre comptabilité : vous devez également conserver des copies des justificatifs (factures, tickets de caisse, etc.). Bien que les frais de débours ne soient pas inclus à votre chiffre d'affaires, vous devrez pouvoir en justifier en cas de contrôle fiscal. Ils doivent donc être conservés à part de votre comptabilité.

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