7 astuces pour éviter la surcharge de travail en tant qu'auto-entrepreneur

Publié le 29/06/2023

En tant qu'auto-entrepreneur, le succès de votre entreprise repose entièrement sur vos épaules. Vous êtes à la fois votre propre manager, commercial et technicien. Ce rôle à multiples casquettes peut parfois conduire à une surcharge de travail excessive. Les journées semblent trop courtes pour accomplir toutes vos tâches. Les week-ends deviennent flous et se fondent dans le tourbillon incessant du travail. Vous vous retrouvez à jongler entre divers projets, avec l'impression constante de ne pas en faire assez.

Le danger ? C'est ce que nous appelons communément le burn-out. Il se traduit par une fatigue extrême, une perte de motivation et parfois même des problèmes de santé physique. Ignorer ces signes d'alerte peut conduire à un épuisement total, qui peut non seulement compromettre le succès de votre entreprise, mais aussi, et surtout, nuire à votre bien-être et à votre santé. L’épuisement professionnel est malheureusement de plus en plus courant chez les auto-entrepreneurs. Selon un sondage réalisé en 2022, le temps de travail moyen des indépendants serait de 43 heures par semaine. Parmi eux, 1 personne sur 4 prendrait moins d’une semaine de congés par an.

Mais, rassurez-vous, il est tout à fait possible de développer votre micro-entreprise sans pour autant sacrifier votre équilibre personnel. Sans plus attendre, découvrez nos 7 astuces pour éviter la surcharge de travail, et ainsi préserver votre santé et votre productivité.

1. Planifiez et organisez votre travail

L'organisation est un pilier incontournable pour gérer son travail efficacement en tant qu'auto-entrepreneur. Comme votre temps est précieux, vous devez le gérer avec soin.

Prenez le temps de bien définir vos objectifs à court et à long terme. Cela vous donnera une vision claire de ce que vous voulez accomplir, en vous évitant de vous disperser. Une fois vos objectifs définis, décomposez-les en tâches plus petites, plus gérables. Cela vous aidera à mieux évaluer la charge de travail requise pour chaque tâche et à organiser votre temps en conséquence. Rappelez-vous, il est essentiel d'apprécier la valeur de votre temps et de l'utiliser de manière optimale. En étant organisé et en respectant votre planning, vous vous protégez contre une surcharge de travail excessive.

2. Priorisez vos tâches

L'établissement de priorités est une autre stratégie clé pour éviter la surcharge de travail. Toutes les tâches ne se valent pas et il est important de les évaluer en fonction de leur impact sur vos objectifs globaux. La matrice Eisenhower est un outil qui permet de diviser vos tâches en quatre catégories :

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Urgent et important : les tâches qui ont une échéance précise et dont le retard pourrait entraîner des conséquences négatives. Elles doivent être priorisées.
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Important mais pas urgent : ces tâches concernent les éléments à mettre en place pour développer votre entreprise (exemple : prospection, communication, formation, veille stratégique, etc.) mais qui n’ont pas d’échéance proche. Elles doivent être planifiées et réparties sur les semaines à venir.
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Urgent mais pas important : Ces tâches demandent un passage à l’action rapide. Elles doivent être traitées dès que possible pour ne pas nuire à l’avancement de votre projet. Il s’agit par exemple d’un conflit à résoudre, d’une facture à éditer ou d’un mail à envoyer.
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Ni urgent ni important : Ces tâches sont soit superflues, soit peu importantes pour l’avancée de vos projets ou le développement de votre entreprise. Elles peuvent être abandonnées, reportées ou déléguées.

Pour mettre la matrice d'Eisenhower en application, dressez une liste en plaçant chaque tâche dans la catégorie qui lui correspond. Attribuez un code couleur pour bien visualiser les différentes catégories. Cet exercice peut vous aider à hiérarchiser vos tâches selon leurs ordres de priorité.

Prioriser vos tâches vous aide à mieux gérer votre temps et à rester concentré sur ce qui est vraiment essentiel. C'est un excellent moyen de prévenir la surcharge de travail, en évitant de passer trop de temps sur des tâches à faible valeur ajoutée. Votre but en tant qu'auto-entrepreneur est de maximiser la valeur de chaque minute passée sur votre travail.

3. Utiliser des outils de gestion de projets

Un outil de gestion de projet est un logiciel qui permet de planifier et d’organiser vos tâches plus facilement. La plupart de ces outils sont gratuits pour une utilisation basique et peuvent grandement vous aider à mieux vous organiser.

Voici les outils d’organisation les plus utilisés par les auto-entrepreneurs :

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Trello : Cet outil très simple d’utilisation est basé sur la méthode Kanban qui vous permet d'organiser vos tâches sur des tableaux.
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Notion : Un outil de gestion de connaissances très complet qui vous permet de créer des pages, des bases de données et des wikis pour organiser votre travail.
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Asana : Asana est un outil de gestion de projet flexible qui vous permet de gérer et de suivre vos projets en détail. Il permet également d’automatiser vos tâches répétitives.
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Click-up : Cette plateforme tout-en-un propose un système de gestion de projet avancé avec un suivi de vos objectifs et un tchat pour faciliter la collaboration. Il est un peu plus long à prendre en main, mais peut être pertinent pour du travail en équipe.

Chacun de ces outils a ses propres forces et faiblesses, alors, assurez-vous de choisir celui qui correspond le mieux à vos besoins spécifiques en tant qu'indépendant. En optimisant votre organisation grâce à ces outils, vous pourrez ainsi gagner du temps et avoir une meilleure visibilité sur le travail à accomplir.

4. Fixez-vous des limites

Il est facile pour un freelance de tomber dans le piège de travailler constamment, que ce soit par passion pour son projet ou par peur de laisser passer des opportunités. En effet, contrairement à un salarié, vous n’avez pas de cadre prédéfini, c’est pourquoi il peut être difficile de s’imposer des limites. Une surabondance de tâches peut entraîner une baisse de la qualité de votre travail et avoir un impact négatif sur votre santé mentale et sur vos relations avec vos clients. Il est donc important de se fixer des limites réalistes.

Pour établir des limites claires, définissez de manière réaliste :

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Le temps que vous souhaitez consacrer à votre travail chaque semaine,
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Des horaires de travail par jour fixes qui n’empiètent pas sur votre vie privée,
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Le nombre de projets que vous pouvez gérer en simultané,
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Le nombre de nouveaux clients avec lesquels vous pouvez travailler.

Rappelez-vous qu’en tant qu’auto-entrepreneur, une partie de votre temps doit être consacrée à la recherche de nouveaux clients, la prospection ou encore le traitement de vos tâches administratives. Pour ne pas négliger ces aspects essentiels au développement de votre activité, pensez à inclure ces temps dans votre planning.

5. Apprenez à dire non

Savoir dire non à ses clients est une qualité essentielle pour tout indépendant qui souhaite pérenniser sa micro-entreprise. Même s’il est difficile de refuser de nouveaux projets rémunérateurs, prenez conscience que votre temps est précieux et limité. En refusant les deadlines trop courtes, les projets sous-payés ou encore les missions qui ne correspondent pas à vos valeurs, vous pouvez éviter de vous retrouver face à une montagne de travail interminable. Cela ne fait pas de vous un mauvais professionnel, au contraire. En disant, non avec tact, vous envoyez un signal positif à vos prospects. Assurez-vous simplement leur proposer une solution alternative, comme rejoindre une liste d’attente ou une mise en relation avec un autre freelance de votre réseau.

6. Demandez de l’aide

Parfois, on ne peut tout simplement pas tout gérer tout seul. Sous-traiter une partie de vos tâches ou missions peut être une solution à envisager afin de diminuer votre quantité de travail. Vous pouvez par exemple solliciter un indépendant de votre réseau ou contacter un autre freelance sur une plateforme de mise en relation. Cependant, gardez en tête que le statut de micro-entrepreneur ne permet pas de déduire vos charges, il faudra donc faire attention à la facturation, pour que cela reste rentable pour votre entreprise. Rejoindre un collectif de freelances peut être une option intéressante pour obtenir l'aide d'autres collaborateurs.

7. Prenez des pauses régulières

Ce dernier conseil peut sembler contre-intuitif, surtout lorsqu’il s’agit de faire face à une avalanche de travail. Pourtant, prendre soin de sa santé est important, surtout dans des périodes charnières. Rappelez-vous que vous êtes un être humain et que le repos est essentiel, que ce soit pour améliorer votre productivité ou gérer votre stress. Assurez-vous de dormir 8 heures par nuit, et d’inclure dans votre emploi du temps des temps de déconnexion et de repos. En prenant des moments pour vous ressourcer, vous serez plus productif et créatif lorsque vous travaillerez.

Pour conclure, se prémunir contre une surcharge de travail lorsque l’on est auto-entrepreneur n'est pas un luxe, mais une nécessité. Rappelez-vous que pour rester performant sur la durée, vous devez impérativement prendre soin de vous. Alors, appliquez dès maintenant ces 7 astuces pour développer votre activité, sans vous épuiser.