Micro-entreprise : comment sauvegarder vos documents et données ?
Saviez-vous qu’en tant qu’auto-entrepreneur, conserver certains documents est une obligation légale ? Dans cet article découvrez les meilleures stratégies pour sauvegarder efficacement vos documents et données.
Auto-entrepreneur : quels documents faut-il conserver ?
En tant qu’auto-entrepreneur, certains documents de votre entreprise doivent être conservés pendant une durée minimale fixée par la loi.
Les délais de conservation différents selon la nature des documents :
Le livre de recettes (obligatoire pour tous les auto-entrepreneurs), le registre des achats (pour les activités commerciales) ainsi que les pièces justificatives doivent être conservés pendant 10 ans.
Les factures doivent être conservées pendant 10 ans à partir de la fin de l'année civile de leur émission.
Les documents commerciaux (tels que les contrats de freelance ou de prestations de services) doivent être conservés pendant 5 ans. Cette durée est de 10 ans pour les contrats conclus par voie électronique.
Les documents fiscaux tels que la déclaration d’impôt sur le revenu, la cotisation foncière des entreprises (CFE) ainsi que les déclarations de TVA (si vous y êtes assujetti) doivent être conservés pendant 6 ans.
La non-conservation de ces documents peut entraîner des sanctions en cas de contrôle administratif ou fiscal. Par exemple, en cas d’absence de factures lors d’un examen fiscal, vous risquez une amende pouvant aller jusqu’à 75 000 €.
Pourquoi faire des sauvegardes régulières ?
En matière de conservation des documents, il est important de comprendre qu’aucune donnée n’est à l’abri d’une perte.
Nous pouvons classer les risques de perte de données en deux catégories :
Les risques physiques : Ces risques, très courants, englobent les pannes matérielles, les erreurs humaines comme la suppression accidentelle de données ainsi que les catastrophes naturelles (incendies, inondations, etc.).
Les risques logiciels : Les risques de pertes de données peuvent également être d’origine logicielle. Des programmes défectueux peuvent entraîner des pertes de fichiers. De même, des virus informatiques ou des logiciels malveillants peuvent pirater et crypter vos données.
Les sauvegardes régulières offrent une restauration rapide et efficace en cas de perte de données, ainsi qu’une protection contre les pertes accidentelles et les cyberattaques.
En bref, ces sauvegardes sont vitales pour la sécurité et la continuité de votre activité. En les effectuant, vous protégez vos données personnelles, mais également celles de vos clients face à des risques potentiels.
Nos conseils pour sauvegarder vos documents et données
Après avoir compris l'importance de conserver vos documents et données, voici quelques conseils pour réaliser des sauvegardes efficaces et régulières.
1 - Numérisez vos documents
Concernant la sauvegarde de vos données, il va sans dire que les documents au format numérique seront plus faciles à conserver sur le long terme. En effet, les documents papiers sont davantage susceptibles d’être perdus ou détériorés (en cas d’incendie par exemple). D’ailleurs, d’ici 2024, toutes les factures devront obligatoirement être éditées sous format électronique.
Tous les documents qui sont initialement créés dans un format électronique peuvent être stockés numériquement. Concernant les factures et justificatifs d'achat au format papier, nous vous conseillons de les numériser en les scannant. Veillez toutefois à conserver les originaux dans un dossier distinct.
2 - Sauvegardez vos données localement
La solution la moins coûteuse et la plus rapide est de sauvegarder vos documents sur un support physique en « local ». Pour cela, nous vous conseillons d’opter pour un périphérique de stockage externe comme une clé USB, un disque dur externe ou un serveur NAS (Network Attached Storage). Il s’agit d’un boîtier qui permet de stocker vos données de manière autonome, tout en étant raccordé à votre réseau privé ou professionnel via Internet.
Ce type de sauvegarde offre un accès rapide et direct à vos données en cas de besoin. Cependant, il est crucial de mettre régulièrement à jour ces sauvegardes et de les stocker dans un lieu sûr, à l'abri des dangers.
3 - Sauvegardez vos données en ligne (Cloud)
La sauvegarde en ligne, ou “Cloud", est une solution complémentaire à la sauvegarde locale. Elle offre plusieurs avantages comme l'accès à vos données depuis n'importe quel emplacement via une connexion internet, ainsi que la protection contre les pertes physiques. De nombreux fournisseurs de Cloud proposent un espace de stockage sécurisé et des fonctionnalités de sauvegarde automatique. Il est recommandé de choisir une plateforme Cloud réputée, qui offre un haut niveau de sécurité et de cryptage pour protéger vos données sensibles.
Voici quelques options de stockage Cloud populaires :
Google Drive : Avec sa facilité d'utilisation et son intégration avec les autres services Google, Google Drive est un choix pratique pour les auto-entrepreneurs. Il offre 15 Go de stockage gratuit, avec des options payantes (11.50 €/mois pour une utilisation business avec 2 To de stockage) pour des capacités supplémentaires. De plus, il facilite la collaboration et le partage de fichiers avec vos clients.
Dropbox : Dropbox est réputé pour sa simplicité et sa fiabilité. Ce cloud est idéal pour des besoins de stockage plus élevés. Pour un utilisateur unique, il coûte 18 € / mois et permet de stocker jusqu’à 3 To. Il permet également l’envoi de fichiers volumineux comme des vidéos.
Microsoft OneDrive : Idéal pour ceux qui utilisent déjà les produits Microsoft Office, OneDrive offre une intégration transparente avec Word, Excel, PowerPoint, etc. Il propose également une version gratuite et des options payantes (69 € / an pour un usage personnel) pour plus de stockage.
iCloud : Pour les utilisateurs d'Apple, iCloud peut être un choix plus naturel. Il offre une intégration facile avec tous les appareils Apple et des options de stockage abordables (9.99 € / mois pour 2 To de stockage). Le stockage est gratuit jusqu’à 5 go.
4 - Utilisez la règle 3-2-1 pour vos sauvegardes
Pour une sécurité optimale, nous vous conseillons d’appliquer la règle des 3-2-1. Elle consiste à faire trois copies de vos données (une principale et deux sauvegardes), sur deux types de supports différents (par exemple, un disque dur externe et une plateforme Cloud) tout en conservant une copie sur un site géographique différent. Cette stratégie permet de réduire les risques de perte totale de données en cas de sinistre. En appliquant cette règle, vous êtes sûrs d’offrir une sécurité maximale à vos documents et données importantes.Vous l’aurez compris, en matière de protection des données, la prévention et la sauvegarde sont extrêmement importantes. À vous de déterminer quelle solution de sauvegarde est la plus adaptée pour votre activité et vos besoins. Pour des données telles que les documents comptables et factures, opter pour une sauvegarde sur un disque dur externe (ou une clé usb) couplée à une plateforme telle que Google Drive est une solution abordable. Toutefois, si vos documents sont nombreux, confidentiels et délicats, envisager une solution de sauvegarde plus sécurisée comme un serveur NAS peut être pertinent, bien que cela représente un coût plus élevé.
le 24/04/2024
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