Comment faire une facture en micro-entreprise ?
La facture est un document comptable et légal obligatoire pour encadrer les échanges entre votre micro-entreprise et vos clients. Il vous incombe de connaître les règles en matière de création et d’édition de factures, ainsi que les mentions nécessaires à faire figurer sur ce document. Voyons comment faire une facture aux normes.
Le rôle d’une facture pour un auto-entrepreneur
Qu’est-ce qu’une facture ?
- La facture est un document légal qui établit les conditions d’une transaction entre l’auto-entrepreneur et son client.
- Que vous vendiez des prestations de service ou des produits, la facture sert de preuve juridique comme de pièce comptable justificative, indispensable en cas de contrôle fiscal.
- En tant qu’auto-entrepreneur, la facture sert aussi de support pour calculer la TVA ou justifier de votre franchise en base.
La facture, un document obligatoire pour l’auto-entrepreneur ?
- Dès lors qu’il y a une transaction entre un auto-entrepreneur et son client, vous êtes obligé de délivrer une facture et de la conserver 10 ans.
- Une facture doit être éditée en 2 exemplaires : un pour vous, un pour votre client.
- Ce document doit respecter des règles de présentation plus ou moins différentes si votre client est un particulier ou un professionnel.
- En ne respectant pas l’obligation d'émettre une facture, vous vous exposez à une lourde amende pénale de 75 000 €. Ce montant peut s’ajouter à la moitié du montant de la transaction en question.
Bon à savoir
Auto-entrepreneur : Comment rédiger une facture ?
Sachez avant tout que la forme de la facture est libre. Vous pouvez en créer une à partir d’une feuille blanche, l’important est d’identifier qu’il s’agit d’une facture et qu’elle suive chronologiquement la précédente.
Les éléments indispensables de la facture
Les mentions générales à faire figurer sur ce document
- L’identification de l’auto-entrepreneur (nom, prénom, nom commercial le cas échéant).
- La mention « Entrepreneur individuel » ou « EI ».
- L’adresse de votre micro-entreprise.
- Le numéro de SIRET ou de SIREN de votre micro-entreprise.
- Pour le commerçant : le numéro d’immatriculation au Registre du commerce et des sociétés (RCS) ainsi que la ville d’immatriculation.
- Pour les activités libérales : vous pouvez simplement indiquer : “Dispensé d’immatriculation au RCS et au RM”, bien que ce ne soit pas obligatoire.
Bon à savoir
Les mentions obligatoires concernant le client de l’auto-entrepreneur
- L’identification de votre client : nom et prénom, dénomination sociale le cas échéant.
- L’adresse du domicile ou, s’il s’y oppose, du siège social de l’entreprise du client.
- Un contact : numéro de téléphone ou email.
Les mentions obligatoires relatives au fonctionnement de la facturation de l’auto-entrepreneur
- La date d’émission de la facture : vous pouvez aussi indiquer une date de livraison de votre prestation ou de votre produit.
- Le numéro de la facture : toutes vos factures doivent se suivre chronologiquement selon une numérotation unique. Cette numérotation doit être ininterrompue.
Restez simple, c’est souvent la meilleure solution. Vous pouvez par exemple inscrire la date suivie d’une suite chronologique de numéro : 2021-01, 2021-02, etc.
Ajoutez les mois si vous souhaitez être plus précis.
Enfin, si votre facture comporte plusieurs pages, indiquez le numéro sur chacune d’elles. Soyez très rigoureux dans la numérotation de vos factures, pour éviter tout problème en cas de contrôle.
Les autres numérotations à mentionner sur votre facture
- Indiquez le numéro du bon de commande s’il y en a un.
- Si vous avez émis un devis en amont, mentionnez le numéro du devis sur votre facture.
- Attention : le devis ne remplace pas la facture. Ce document prend une valeur juridique dès lors que votre client le signe et l’approuve. Cependant, le devis n’est pas obligatoire.
Retrouvez notre article sur le devis de l'auto-entrepreneur pour avoir toutes les informations nécessaires.
La nature de la prestation ou des produits sur la facture
En tant qu'auto-entrepreneur, vous devez décrire la nature de votre prestation.
Nous vous conseillons d’être précis dans la désignation de vos produits ou services et de respecter une ligne par produit ou service.
- La désignation des produits ou services (nom, marque, référence, etc.).
- La quantité et le prix unitaire hors taxes de chaque produit ou service.
- Les matériaux et main d'œuvre fournis le cas échéant.
- Si vous appliquez une remise sur l’un des produits ou services, indiquez-la sous chaque ligne concernée.
Le prix des prestations de l’auto-entrepreneur sur la facture
- Le prix total hors taxes (HT) de la prestation doit figurer au bas de toutes les lignes. Il est conseillé de l’indiquer en gras. Si vous n’êtes pas en franchise de TVA, vous devez aussi indiquer le prix TTC.
- Les rabais et remises doivent être indiqués. Le cas échéant, indiquez-les sous le montant total. Par exemple, si vous consentez à une remise de 15 % sur le montant total, vous indiquez sous celui-ci, le montant après remise en hors taxes (HT).
- Indiquez également les prix en toutes lettres.
- Vous pouvez également indiquer le mode de paiement utilisé pour régler la facture (carte bancaire, virement, etc.), même si cela n’est pas obligatoire.
La facture de l’auto-entrepreneur : les mentions additionnelles
Ajoutez certaines informations dans le cas d’une facturation à un client B2B :
- Le délai de paiement et les conditions d’escompte si vous en pratiquez. Si vous ne mentionnez pas la date limite de paiement, la loi impose à votre client de vous régler sous 30 jours à réception de la prestation ou du produit.
- Le taux de pénalité de retard si le client ne vous paye pas dans les délais prévus.
- Le montant de l’indemnité forfaitaire de 40 € : elle est obligatoire et implique que chaque client qui vous règle après la date limite de paiement est redevable de cette somme (en plus du taux de pénalité).
Indiquez la mention : “En cas de retard de paiement, application de l’indemnité forfaitaire légale pour frais de recouvrement : 40,00 €”.
Les mentions particulières sur la facture de l’auto-entrepreneur
- Si votre micro-entreprise a l’obligation de souscrire à une assurance responsabilité civile (RC Pro) ou garantie décennale, mentionnez la dénomination de l’assureur, ses coordonnées et la couverture géographique des garanties.
La facturation de la TVA par l’auto-entrepreneur
Si vous bénéficiez de la franchise en base de TVA, indiquez sous le montant total de la facture : “TVA non applicable, article 293B du CGI”.
Vous n’êtes plus en franchise de base de TVA ? Cela peut arriver, notamment si votre micro-entreprise dépasse les plafonds de chiffre d’affaires pendant 2 années consécutives.
Vous serez donc tenu d’apporter des modifications à vos factures :
- Ne mentionnez plus “TVA non applicable, article 293B du CGI”.
- Indiquez votre numéro de TVA que le service des impôts des entreprises (SIE) vous a donné.
- Appliquez la TVA correspondante (20 % en règle générale, à vérifier selon votre catégorie de produits.)
Nous détaillons le fonctionnement de la TVA dans cet article.
La TVA Intracommunautaire
- Si vous devez vendre des biens ou des services à une entreprise située en Union européenne, dans la plupart des cas vous devez posséder un numéro de TVA intracommunautaire.
- C’est le service des impôts et des entreprises (SIE) qui vous attribue votre numéro.
- Indiquez votre numéro de TVA intracommunautaire sur votre facture en laissant la mention “TVA non applicable, article 293B du CGI”.
Retrouvez ici notre article détaillé sur la TVA intracommunautaire.
Créer une facture électronique
Bien qu’il soit possible de créer une facture valable sur papier vierge (dès lors que toutes les mentions y figurent), il est souvent plus pratique pour vous et votre client de créer une facture en ligne.
- Créez votre facture par vous-même ou à l’aide d’un outil dédié. Transmettez le document par mail ou par un lien sécurisé.
- Votre client doit attester qu’il a bien reçu votre facture et qu’il l’accepte, par retour de mail par exemple, ou signature électronique. Vous devez initialement prévenir votre client de l’envoi de la facture de façon électronique.
- Tout comme le devis, vous devez établir votre facture en 2 exemplaires.
- Conservez votre facture pendant une durée de 10 ans.
- Découvrez notre outil de création et de gestion de factures sur Espace Auto-entrepreneur.
Auto-entrepreneur : puis-je modifier ma facture ?
- Il est strictement interdit de modifier une facture déjà éditée. Cependant, en cas d’erreur ou de changement, vous pouvez annuler la facture et en créer une nouvelle avec les modifications nécessaires.
- Vous pouvez lui donner un nouveau numéro (qui suit le précédent), vous pouvez aussi lui donner un numéro Bis. Exemple : Si vous annulez la facture N°10, la facture modifiée peut être la N°10-a.
- Indiquez la mention : « annule et remplace la facture précédente ».
- Ne supprimez pas la facture, même annulée, de votre comptabilité.
- Vous pouvez aussi créer une “facture d’avoir”, mais cela risque de compliquer votre comptabilité.
Le livre de recettes pour auto-entrepreneur
- En tant qu’auto-entrepreneur, vous devez tenir un livre de recettes à jour (ou un registre des achats). Celui-ci contient des informations sur vos transactions.
- Les références de vos factures doivent apparaître sur ce livre des recettes.
Les conditions générales de vente de l’auto-entrepreneur
- Vous pouvez indiquer vos CGV sur votre facture.
- Les conditions générales de ventes sont obligatoires pour certaines activités : prestation de service et vente de produits.
- Il s’agit d’un encadrement supplémentaire en cas de litige entre votre client et votre micro-entreprise.
Auto-entrepreneur : quand transmettre ma facture à mon client ?
- Vous devez transmettre votre facture à réalisation de la livraison ou dès le début de la prestation de service.
- Si vous effectuez une prestation dans le temps pour un même client, vous pouvez établir une facturation périodique. Par exemple, à chaque fin de mois.
Pour simplifier vos démarches, n’hésitez pas à utiliser notre service de facturation complet dédié aux micro-entreprises.
Si vous avez la moindre question ou doute sur votre facturation, vous pouvez contacter notre équipe de professionnels.
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