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Auto-entrepreneur : notre guide pour faire une facture
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Sauf exception, les auto-entrepreneurs doivent éditer des factures pour toutes leurs transactions : ventes de marchandises et prestations de services. Mais pour être conforme, ce document doit comporter de nombreuses mentions obligatoires et respecter certaines règles. Suivez le guide.
À quoi sert une facture en auto-entreprise ?
La facture est un document indispensable dans le cadre d’une relation commerciale, y compris en tant qu’auto-entrepreneur. Elle permet d’ encadrer la transaction auprès de vos clients particuliers et professionnels. Elle assure, à ce titre, plusieurs fonctions essentielles.
- Prouver la bonne réalisation de la transaction : la facture a tout d'abord une fonction commerciale car elle atteste que la marchandise a été vendue et/ou que la prestation de services a été réalisée. Elle constitue également la preuve que l'auto-entrepreneur est en droit d'exiger un paiement.
- Présenter les conditions de négociation : la facture présente également toutes les conditions négociées entre le client et l'auto-entreprise, notamment en ce qui concerne le prix, les éventuelles réductions accordées ou encore les délais de paiement par exemple.
- Tenir sa comptabilité : ce document est également un justificatif comptable car il est indispensable pour suivre vos encaissements et tenir votre livre de recettes.
- Garantir votre conformité fiscale : vos factures sont nécessaires en cas de contrôle de l'administration fiscale, mais également pour reverser la TVA collectée si vous êtes assujetti.
Est-il obligatoire d’éditer une facture ?
La facture est systématiquement obligatoire pour vos clients professionnels (B2B) et publics (B2G) : elle doit être éditée pour chaque vente de marchandises et/ou prestation de services réalisée.
En revanche, les factures pour vos clients particuliers (B2C) ne sont obligatoires que dans certaines situations. Vous avez l'obligation de l'éditer :
- si le client demande une facture ;
- pour une vente réalisée à distance ;
- pour une opération intracommunautaire exonérée de TVA ;
- pour une prestation de services d'un montant TTC supérieur à 25 €.
Bon à savoir
Utilisez le logiciel de facturation d’Espace Auto-Entrepreneur, disponible dans votre espace personnel, pour éditer vos factures et gérer votre comptabilité plus facilement.
Quand envoyer une facture à vos clients en auto-entreprise ?
En règle générale, la facture doit être remise à votre client le jour de la transaction, à savoir lors de la livraison de la marchandise ou à l'issue de la réalisation de la prestation de services.
Vous pouvez toutefois opter pour une facturation périodique afin de regrouper plusieurs prestations ou livraisons de biens réalisées au cours d'une même période et pour un même client. Dans ce cas, la facture doit être émise au plus tard à la fin du mois au cours duquel les prestations ou les livraisons ont été effectuées.
Bon à savoir
Vous avez l'obligation de conserver vos factures pendant une période minimale de 10 ans. Elles pourront notamment vous être demandées par l'administration fiscale en cas de contrôle.
Quelles sont les mentions obligatoires sur les factures d’un auto-entrepreneur ?
Pour être conformes, vos factures doivent comprendre un certain nombre de mentions obligatoires, dont la nature dépend principalement de l’identité de votre client (particulier ou professionnel).
L’identité de l’auto-entreprise
Vous devez tout d’abord indiquer toutes les informations permettant d’identifier votre micro-entreprise, à savoir :
- votre nom et prénom, suivis de la mention « Entrepreneur individuel » ou « EI » ;
- l'adresse de domiciliation de votre auto-entreprise ;
- la mention « Immatriculé au RCS de Nom de la ville » si vous avez une activité commerciale ;
- votre numéro de TVA si vous êtes assujetti.
Bon à savoir
Si vous avez une activité de nature commerciale, vous avez l’obligation de vous immatriculer au Registre du commerce et des sociétés (RCS). L’identifiant d’immatriculation et le nom de la ville où vous êtes immatriculé doivent figurer sur vos factures.
L’identité du client
Vous devez également ajouter les informations relatives à votre client. Cela inclut notamment :
- la dénomination sociale ou le nom de votre client ;
- l'adresse de son siège social ou de son domicile (sauf si le client particulier s'y oppose) ;
- l’adresse de facturation si elle est différente de celle du siège social ;
- l'adresse de livraison des biens si elle est différente de l'adresse de facturation ;
- le numéro Siren de votre client professionnel ;
- le numéro de TVA de votre client professionnel.
Bon à savoir
Le numéro de TVA intracommunautaire de votre client doit figurer sur la facture si celui-ci est redevable de la TVA ou s'il est domicilié dans un autre État membre de l'Union européenne. Ce n’est toutefois pas nécessaire pour les factures d’un montant inférieur à 150 € HT.
La date et la numérotation de la facture
La facture de votre auto-entreprise doit comporter plusieurs dates, à savoir :
- la date à laquelle la facture est émise ;
- la date à laquelle la vente ou la prestation de services a été réalisée (uniquement si elle est différente de la date de facturation).
De plus, vos factures doivent comporter un numéro d'identification : il doit suivre une séquence chronologique continue (sauf exception). Par exemple, vous pouvez les nommer « Facture 001 », « Facture 002 », etc. Vous pouvez aussi utiliser un préfixe par année ou par année et par mois. Par exemple, vous pouvez les nommer « Facture 2025-001 », « Facture 2025-002 », etc.
Enfin, votre facture doit faire mention du numéro du bon de commande si celui-ci vous a été fourni par votre client professionnel.
Bon à savoir
Le numéro d’identification doit figurer sur toutes les pages de la facture.
Le descriptif du bien ou du service
En tant qu'auto-entrepreneur, votre facture doit comporter les informations permettant de désigner le bien vendu ou la prestation réalisée : nature de l'opération, marque, référence des produits, etc.
Vous devez aussi réaliser un décompte détaillé de chaque produit vendu ou prestation effectuée : la quantité, les références, le prix unitaire, etc. Ce décompte détaillé n'est toutefois pas obligatoire si l'opération a fait l'objet d'un devis préalable détaillé et accepté par le client.
Les informations relatives au prix
Votre facture doit également présenter plusieurs informations relatives au coût de la vente ou de la prestation de services, dont :
- le prix unitaire hors TVA de vos biens ou prestations ;
- les éventuelles majorations ou réductions de prix (frais de transport, ristourne, remise, etc.) ;
- le taux de TVA applicable si l'opération y est soumise ;
- le montant total de la TVA due par le client ;
- la somme totale à payer par le client : elle doit être présentée hors taxe (HT) et toutes taxes comprises (TTC).
Lire aussi : Comment fixer les tarifs de son auto-entreprise ?
Les délais de paiement et pénalités de retard
Dans le cas d’une facture B2B, vous devez indiquer toutes les informations relatives aux délais de paiement consentis au client, ainsi que les sanctions en cas de retard. Cela inclut principalement :
- la date limite de paiement ;
- les modalités d'escompte si votre client vous règle de manière anticipée ;
- le taux des pénalités de retard : il est au minimum de 15,21 % au 1er trimestre 2024 ;
- le montant de l'indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement, à savoir 40 € : cette indemnité doit vous être versée dès que votre client professionnel vous règle après la date limite de paiement.
Bon à savoir
En l'absence de négociation entre l'auto-entreprise et son client professionnel, le délai de paiement est par défaut de 30 jours. Celui-ci peut toutefois être inférieur ou supérieur, dans la limite maximale de 60 jours (sauf exception).
Lire aussi : Quels recours en cas d’impayés ?
La garantie légale de conformité
Dans le cas d’une facture B2C, vous devez ajouter une mention relative à la garantie légale de conformité pour la vente de certains biens vendus en magasin, à savoir :
- les appareils électroménagers ;
- les équipements informatiques ;
- les produits électroniques grand public ;
- les téléphones ;
- les appareils photographiques ;
- les appareils motorisés destinés au bricolage ou au jardinage ;
- les jeux et les jouets ;
- les articles de sport ;
- les montres et produits d'horlogerie ;
- les luminaires ;
- les lunettes ;
- les éléments d'ameublement.
La garantie légale de conformité couvre les défauts de fabrication lors de l'achat ou de la livraison d'un produit : elle permet au consommateur de demander la réparation ou le remplacement du bien, une réduction du prix, l'annulation de la vente ou encore des dommages et intérêts. Sa durée est au minimum de deux ans.
Bon à savoir
Les informations relatives à la garantie légale de conformité doivent aussi apparaître dans les conditions générales de vente (CGV) de votre auto-entreprise. C’est le cas également d’autres informations, dont le taux des pénalités de retard par exemple.
Les mentions particulières
En plus de ces mentions obligatoires, vos factures peuvent comprendre certaines mentions particulières, propres à la nature de la transaction ou à la situation de votre auto-entreprise.
- Vous êtes membre d'un centre de gestion ou d'une association agréée : vous devez rajouter sur votre facture la mention « Membre d'une association agréée, le règlement par chèque et carte bancaire est accepté ».
- Vous êtes en franchise en base de TVA : vous devez facturer hors taxe et ajouter la mention « TVA non applicable, article 293 B du CGI ».
- Vous vendez des produits ou des équipements électroniques : vous devez rajouter la mention « Éco-participation DEEE ». Cette participation est reversée à un organisme en charge du traitement et du recyclage de ce type de déchets.
- Vous intervenez en tant que sous-traitant du BTP : si votre donneur d'ordre est assujetti à la TVA, c'est lui qui doit facturer et déclarer la TVA. Vous devez donc facturer HT et ajouter la mention « Autoliquidation ».
- Votre client édite lui-même la facture : il doit indiquer sur la facture la mention « Autofacturation ».
Sous quel format éditer les factures de votre micro-entreprise ?
À l’heure actuelle, vous pouvez éditer vos factures de plusieurs façons différentes.
- Au format manuscrit : vous pouvez produire votre facture de manière manuscrite sur papier. Vous pouvez ensuite la remettre au client en main propre ou la numériser pour l'envoyer par e-mail par exemple.
- Au format numérique : vous pouvez utiliser un logiciel pour éditer une facture au format PDF. Vous pouvez ensuite l’envoyer par e-mail ou l’imprimer pour la remettre à votre client par exemple.
- Au format électronique : vous pouvez enfin utiliser un logiciel dédié de facturation, vous permettant d'émettre et de transmettre une facture au format dématérialisé. Celle-ci comporte des données sous forme structurée, ce qui la distingue d'un simple PDF.
En tant qu’auto-entrepreneur, vous aurez l’obligation d’éditer des factures B2B au format électronique à partir du 1er septembre 2027. Dans la plupart des cas, cette facture devra ensuite être transmise à votre client professionnel via un portail officiel ou par le biais d'une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP). Notez aussi que vous devrez être en mesure de recevoir les factures au format électronique dès le 1er septembre 2026.
Bon à savoir
Depuis 2020, toutes vos factures B2G doivent être éditées au format électronique et transmises à vos clients publics (État, collectivité territoriale, établissement public, etc.) via le portail public Chorus Pro.
Lire aussi : La facturation électronique obligatoire pour les auto-entrepreneurs
Erreur de facturation : quelles sanctions pour l’auto-entrepreneur ?
En cas de non-respect des obligations relatives à la facturation, l'auto-entrepreneur s'expose à différentes sanctions.
- Absence de facture : en auto-entreprise, vous risquez une amende de 75 000 € si vous n'éditez pas de facture.
- Récidive : si vous manquez une nouvelle fois à votre devoir de facturation, dans un délai de 2 ans à compter de la première sanction, vous risquez une amende de 150 000 €.
- Omission ou inexactitude : vous risquez une amende de 15 € pour chaque mention obligatoire manquante ou inexacte, dans la limite de 25 % du montant de la facture. Ce total est porté à 50 % si l'identité ou l'adresse du client ont été modifiées ou dissimulées.
- Opération fictive : vous risquez une amende correspondant au maximum à 50 % du montant de la facture si celle-ci concerne une prestation de services ou une vente fictive.
Bon à savoir
Vous n'avez pas le droit de supprimer une facture à partir du moment où vous l'avez délivrée à votre client, y compris si elle comporte une erreur. Vous pouvez en revanche éditer une nouvelle facture qui annule et remplace la précédente.
Lire aussi : Les règles de facturation en auto-entreprise
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