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Tout savoir sur le livre de recettes d’un auto-entrepreneur

Tout savoir sur le livre de recettes d’un auto-entrepreneur


Malgré des obligations fiscales allégées par rapport aux autres entreprises, le statut d’auto-entrepreneur vous impose de tenir un livre des recettes. Centralisant toutes les informations relatives à vos encaissements, ce document ou fichier répond à des contraintes spécifiques. Mentions à faire figurer, format autorisé et règles d’inscription : découvrez tout ce qu’il faut savoir sur le livre de recettes d’une micro-entreprise.

Le livre de recettes d’un auto-entrepreneur, c’est quoi ?

Concernant de nombreux professionnels, dont les auto-entrepreneurs, le livre des recettes regroupe tous les encaissements réalisés dans le cadre de votre activité professionnelle, ainsi que le détail de ces encaissements. Répondant à plusieurs règles spécifiques, que nous abordons par la suite, ce document affiche plusieurs objectifs.

  • Suivre votre comptabilité : le livre de recettes de votre auto-entreprise vous permet tout d’abord de centraliser toutes les données concernant les paiements que vous avez reçus de la part de vos clients (date, montant, mode de règlement, TVA éventuelle, etc.). Vous disposez ainsi d’un historique clair de l’ensemble de vos encaissements.
  • Simplifier la gestion de votre activité : grâce aux informations qu’il contient, votre livre de comptabilité facilite plusieurs tâches, à l’image du respect des plafonds de revenus et de votre déclaration de chiffre d’affaires d’auto-entrepreneur par exemple.
  • Limiter le risque de fraudes : en cas de contrôle de l'administration fiscale, vous avez l'obligation de présenter votre livre de recettes. Le document pourra alors être comparé avec le relevé de votre compte bancaire d'auto-entrepreneur et vos déclarations à l'URSSAF, notamment pour vérifier que vous n'avez omis aucun encaissement.

Micro-entreprise : un livre de recettes est-il obligatoire ?

La réponse est oui : tous les micro-entrepreneurs ont l’obligation de compléter un livre de recettes. Celui-ci doit d’ailleurs être tenu à jour quelle que soit la nature de votre activité et le montant de votre chiffre d'affaires, et ce, sans aucune exception.

En contrepartie, les auto-entrepreneurs n’ont pas à éditer d’autres documents fiscaux et comptables, qui pourtant doivent être tenus par la plupart des autres entreprises, à l’image du bilan annuel, du compte de résultat, du livre-journal ou encore du grand-livre.

Si vous ne tenez pas de livre de recettes ou si celui-ci est incomplet ou erroné, vous vous exposez à des sanctions fiscales en cas de contrôle de l'URSSAF ou de l'administration fiscale.

Livre de recettes en auto-entreprise : quelles sont les règles ?

Enregistrement chronologique des encaissements, mentions obligatoires, modification impossible et formats autorisés : découvrez les principales règles de gestion du livre de recettes en micro-entreprise.

Les informations obligatoires sur le livre de compte de l'auto-entrepreneur

En micro-entreprise, le livre des recettes doit respecter trois principales règles :

  • être ordonné de manière chronologique ;
  • contenir toutes les informations obligatoires ;
  • et ne pas pouvoir être modifié une fois les informations inscrites.
 Bon à savoir : l’une des règles de facturation en auto-entreprise est d’utiliser une même séquence chronologique continue de vos factures pour l’ensemble de vos clients (exemple : VOTRE-NOM-0001). Toutefois, c’est bien l’ordre chronologique d’encaissement qui doit être respecté au sein du livre de recettes. Conséquence ? Vous devez renseigner vos paiements dans l’ordre dans lequel vous les recevez et non dans l’ordre de facturation.

Dans cette optique, le livre des recettes du micro-entrepreneur doit idéalement contenir 6 informations, et ce, pour chaque encaissement :

  • la date d'encaissement ;
  • la référence des pièces justificatives (numéro de facture, annotation, etc.) ;
  • l'origine de la recette (nom du client particulier ou raison sociale de l'entreprise cliente) ;
  • la nature de la prestation facturée ;
  • le montant hors taxe encaissé ;
  • le mode de règlement (virement, chèque ou espèces).
 À noter : si vous êtes soumis à la TVA, il est recommandé d’inscrire également le montant de la TVA et le montant TTC (hors taxe + TVA) encaissés.

Le format du livre de recettes d’un micro-entrepreneur

À condition que les informations inscrites au sein du document ne puissent pas être modifiées, l'auto-entrepreneur peut tenir son livre de comptabilité au format de son choix. En la matière, on distingue principalement trois possibilités.

  • Papier libre : vous pouvez tout d'abord suivre vos encaissements sur feuille ou dans un cahier, à condition d'inscrire toutes les informations obligatoires. Pour vous y aider, vous pouvez d'ailleurs imprimer le modèle officiel de livre de recettes fourni par l'administration fiscale. Vous pouvez également créer un tableau sous Excel, avant de l’imprimer et de le compléter de façon manuscrite.
  • Livre comptable : vous avez aussi la possibilité d'acheter un livre comptable au format papier, au sein duquel vous pourrez remplir les informations relatives à vos encaissements dans des colonnes dédiées. Pour cela, comptez environ une dizaine d’euros.
  • Logiciel comptable : vous avez enfin la possibilité d'utiliser un logiciel de comptabilité dédié aux auto-entrepreneurs, à l'image de celui proposé par Espace Auto-Entrepreneur. Celui-ci vous permet de suivre vos recettes conformément à la règlementation, mais également de gérer votre facturation, de relancer vos clients en cas de facture impayée ou encore de conserver vos documents comptables en ligne (factures, devis, etc.).

En théorie, rien ne vous empêche de noter vos recettes sur un fichier Excel, dans la mesure où vous pouvez tenir votre livre au format électronique. En pratique, ce n'est cependant pas recommandé car, par essence, un fichier Excel est modifiable.

 À noter : vous avez l'obligation d'utiliser un logiciel comptable certifié si vous remplissez quatre conditions :

  • vous avez une activité commerciale ;
  • vous êtes redevable de la TVA ;
  • vous utilisez un logiciel de caisse ;
  • et vous facturez à des particuliers.

Les bonnes pratiques pour tenir son livre des recettes

Au-delà de ces règles principales, plusieurs bonnes pratiques sont à adopter pour compléter efficacement le livre de recettes de votre auto-entreprise, notamment pour éviter les erreurs. Ainsi, il est :

  • obligatoire de dater la recette au jour de l’encaissement et non à la date de facturation ;
  • interdit de raturer ou de laisser des blancs car le document ne doit pas pouvoir être modifié ;
  • recommandé de compléter votre livre quotidiennement plutôt qu'en fin de mois.

Micro-entrepreneur : quelles sont les autres obligations comptables ?

Outre la gestion d’un livre des recettes, les auto-entrepreneurs sont soumis à plusieurs obligations comptables et fiscales.

  • La tenue d’un registre des achats : comme le précise l'administration, vous avez l'obligation de tenir un registre des achats si votre activité « consiste principalement à vendre des marchandises, fournitures et denrées à consommer sur place ou à emporter, ou à fournir des prestations d'hébergement ». Ce document reprend les mêmes informations que le livre des recettes, mais pour les dépenses réalisées pour le compte de votre auto-entreprise (achat de matériel, abonnement à Internet, dépenses professionnelles, etc.).
  • La facturation : en plus de devoir remettre à votre client une facture pour chaque vente ou prestation de services, celle-ci doit comporter un certain nombre d'informations obligatoires (date d'émission, nom du client, numéro de facture, montant, etc.).
  • L’ouverture d’un compte bancaire : si votre chiffre d’affaires est supérieur à 10 000 € pendant deux années de suite, vous êtes contraint d’ouvrir un compte dédié à votre activité. Toutefois, vous n’avez pas l’obligation de choisir un compte bancaire d’auto-entrepreneur En effet, il peut très bien s’agir d’un second compte courant.

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