En règle générale, l’auto-entrepreneur n’est pas tenu de réaliser un devis. Néanmoins, certaines situations nécessitent obligatoirement l’édition d’un devis, tout particulièrement en ce qui concerne les prestations de services ou si le client en fait la demande. Situations où le devis est obligatoire, mentions à faire figurer, engagement et prix : découvrez tout ce qu’il faut savoir sur le devis émis par l’auto-entreprise.
Les caractéristiques du devis établi par l’auto-entreprise
Le rôle d’un devis d’auto-entrepreneur
Le devis est un document réalisé avant la conclusion d'un contrat de prestation de services afin d'en déterminer les contours. Il a quatre objectifs majeurs.
- Comprendre la nature de la prestation : le premier rôle d'un devis est de décrire avec précision la nature de la prestation effectuée par l'auto-entrepreneur et permettre ainsi au client de la comprendre.
- Estimer le coût du service : ce document doit également présenter une estimation définitive du prix, notamment en indiquant l'objet de la prestation, sa quantité et sa qualité. Selon les activités, il pourra également intégrer le prix des matériaux utilisés et le coût de la main-d'œuvre.
- Éclairer le choix : le devis établi par l'auto-entrepreneur doit être suffisamment précis pour permettre au client de réaliser un choix éclairé et de pouvoir comparer cette offre avec d'autres.
- Sécuriser la transaction : le devis est également un engagement entre les deux parties, dans la mesure où il indique les obligations de chacun.
La forme d’un devis émis par un auto-entrepreneur
Bien que le format d'un devis soit libre, ce document prend généralement la forme d'un tableau regroupant l'ensemble des prestations réalisées. Pour réaliser un devis, il est possible de reprendre un certain nombre de mentions obligatoires présentes sur les factures de l'auto-entrepreneur. Vous pourrez ainsi indiquer :
- la nature du document (« Devis ») ;
- la date d'émission et le numéro du devis ;
- l'identité de l'auto-entrepreneur (nom, prénom, adresse, SIRET, etc.) ;
- la mention « Entrepreneur Individuel » ou « EI » ;
- l'identité de l'acheteur ;
- le descriptif détaillé de la prestation (nature, quantité, prix unitaire, date de livraison, etc.) ;
- le prix des prestations annexes (matériel, matière première, main-d'œuvre, etc.) ;
- les modalités de paiement de la prestation (moyen de paiement, délai, etc.) ;
- la durée de validité de l'offre ;
- l'accord manuscrit des deux parties (« Bon pour accord », signature, date, etc.).
Le prix du devis de l’auto-entrepreneur
En l'absence de précision, le devis de l'auto-entrepreneur est supposé gratuit. Il est néanmoins possible de le facturer pour différentes raisons :
- la réalisation du devis nécessite un déplacement sur les lieux ;
- l'auto-entrepreneur a besoin de réaliser une étude approfondie au préalable (contrôle d'un véhicule, démontage d'un appareil électroménager, etc.) ;
- ou la pratique est d'usage dans la profession, comme chez les architectes par exemple.
Pour facturer son devis, l'auto-entrepreneur doit obligatoirement informer son client au préalable, tant sur le principe que sur le montant de la rémunération.
À noter : pour certaines prestations de services, il est obligatoire de réaliser un devis (voir plus bas). Dans ce cas, l’auto-entrepreneur a non seulement l'obligation d'établir un devis, mais également de le faire gratuitement.L’obligation de devis pour l’auto-entrepreneur
Le devis de l’auto-entrepreneur est en principe facultatif
Si l’édition d’une facture est obligatoire pour les auto-entrepreneurs, ce n’est pas le cas du devis. Ce document est en effet facultatif dans la plupart des situations. Néanmoins, le professionnel est tenu d'informer le client des prix pratiqués, notamment en l'affichant de manière visible (dans son local professionnel par exemple). L'Article L.112-3 du Code de la consommation rappelle également que « lorsque le prix ne peut être raisonnablement calculé à l'avance du fait de la nature du bien ou du service, le professionnel fournit le mode de calcul du prix ».
Il faut également savoir que les auto-entrepreneurs ont l'obligation de réaliser un devis si le client en fait la demande. Quel que soit le montant de la prestation ou la nature du service, le professionnel ne peut pas lui refuser. C'est l'Article R111-3 du Code de la consommation qui définit cette obligation en ces termes :
« Tout professionnel prestataire de services communique au consommateur qui en fait la demande les informations complémentaires suivantes lorsque le prix n'est pas déterminé au préalable par le prestataire pour un type de service donné, le prix du service ou, lorsqu'un prix exact ne peut pas être indiqué, la méthode de calcul permettant au destinataire de vérifier ce dernier, ou un devis suffisamment détaillé ».
Les auto-entreprises concernées par l’obligation de devis
Comme vous le savez, de nombreuses activités peuvent être exercées sous le statut d'auto-entrepreneur. Parmi elles, certaines sont encadrées par la loi et sont confrontées à une obligation de devis. Cette contrainte concerne notamment les activités :
- de déménagement ;
- de dépannage de réparation et d'entretien (même en cas d'urgence) ;
- de location de voiture ;
- d'aide à la personne en cas de perte d'autonomie (si le montant de la prestation est supérieur à 500 €, si le coût de la location est supérieur à la prise en charge par l'Assurance Maladie ou si le produit est réalisé sur mesure) ;
- de prestations funéraires ;
- de services à la personne (si le prix mensuel est supérieur à 100 €).
Le fonctionnement du devis de l’auto-entrepreneur
L’engagement de l’auto-entrepreneur suite au devis
Dès que l'auto-entrepreneur réalise un devis, il est tenu d'exécuter la prestation si le client accepte sa proposition commerciale. Pourquoi ? Tout simplement car ce document constitue un contrat qui engage l'auto-entreprise sur la nature de la prestation à réaliser, sur son coût et sur ses délais de réalisation. En cas de refus de réaliser la prestation pour laquelle il s'est engagé, l'auto-entrepreneur est susceptible d'être sanctionné.
En revanche, l’édition d’un devis ne constitue pas un engagement pour le client, et ce, même si le devis est payant. Il ne sera engagé qu'à partir du moment où il a signé le document et ainsi exprimé sa volonté de faire exécuter la prestation aux modalités définies par le devis.
La conservation du devis par l’auto-entrepreneur
Tout comme la facture, le devis doit être remis en minimum deux exemplaires, l'original étant remis au client. Dans la mesure où ils sont considérés comme des contrats, ces documents doivent être conservés pour une période de 5 ans. Sachez d'ailleurs qu'ils peuvent être gardés au format papier ou électronique.