Comment faire un devis en tant qu'auto-entrepreneur ?
Auto-entrepreneurs, vous démarrez votre activité et les demandes s'enchaînent ? Bien que les obligations comptables soient allégées pour les auto-entrepreneurs, n’oubliez pas que vous devez tenir une comptabilité à jour et respecter les règles de facturation de prestations. Ainsi, le devis est un document important pour votre micro-entreprise, mais aussi dans la relation avec votre client. Voyons les étapes et les détails pour rédiger le devis parfait pour votre micro-entreprise.
Le devis est-il obligatoire en tant qu’auto-entrepreneur ?
- Bien qu’il ne soit pas obligatoire d’établir un devis pour votre client, il est tout de même conseillé de lui en fournir un au préalable de toute prestation. Surtout si c’est la première fois que vous travaillez avec ce client et qu’il n’a aucune connaissance de vos tarifs.
- Le devis reste un document obligatoire pour toute prestation supérieure à 1 500 €. Attention : ce montant est inférieur pour certaines activités professionnelles.
- Pour toutes les activités, si le client vous demande un devis, vous êtes tenu de le lui fournir. C’est la loi Hamon du 17 mars 2014 qui l’indique : les prestations de services doivent être détaillées par devis “lorsque le prix ne peut être raisonnablement calculé à l’avance du fait de la nature du bien ou du service” (Art. L 112-3 du Code de la Consommation).
Cas spécifiques et obligations de fournir un devis par l’auto-entrepreneur
Attention, le devis est obligatoire pour les auto-entrepreneurs de certaines activités :
- Les prestations en lien avec le déménagement
- Les prestations funéraires
- Les prestations en lien avec le secteur des travaux, dépannage et réparation
- Le secteur des services à la personne si le montant de la prestation est égal ou supérieur à 100 €.
Les activités spécifiques :
- Vous devez fournir un devis pour des activités artisanales dans les travaux, la réparation ou le dépannage, avant le début des travaux si le montant de la prestation est supérieur à 150 €. Renseignez-vous en détails sur votre activité avant de vous lancer en auto-entrepreneur.
- Pour les activités de services à la personne, le devis est obligatoire pour les prestations supérieures ou égales à 100 €.
- Peu importe la somme, si votre client le demande, vous devez lui fournir un devis.
Vous pouvez consulter l’Article 6 de l'arrêté du 17 mars 2015 s’y référant.
Le rôle du devis pour les auto-entrepreneurs
Le devis : un document contractuel
Le devis est un peu la porte d’entrée vers vos différentes prestations. En effet, il a pour but de faire connaître dans le détail le montant des prestations proposées à votre potentiel client. Celui-ci pourra donc comparer le montant de vos prestations à d’autres auto-entrepreneurs ou entreprises pour se décider.
Le devis est un document contractuel. Il fait office de contrat si votre client le signe.
Veillez donc à bien respecter les mentions qui vous engagent :
- Le nom exact de votre prestation et sa durée
- Ce que vous allez faire pour votre client et à quel prix. N’hésitez pas à détailler !
- Les conditions d'exécution de la prestation.
Dois-je facturer mon devis en tant qu’auto-entrepreneur ?
Non, à priori le devis est gratuit puisqu’il est prévu par la législation.
Cependant, selon les activités, si vous estimez que fournir un devis demande un déplacement ou une étude poussée, vous pouvez le facturer, en prenant soin de prévenir votre client du prix du devis en amont.
La conservation du devis par l’auto-entrepreneur
- En tant qu’auto-entrepreneur, vous êtes tenu de conserver tout devis signé pendant 5 ans au moins. Si cela vous semble nécessaire, vous pouvez le conserver plus longtemps.
- N’oubliez pas d’éditer votre devis en double exemplaire (un exemplaire pour vous, l’autre pour votre client). Vous pouvez créer un dossier dans lequel vous le joignez à la facture correspondante.
Auto-entrepreneurs : comment faire votre devis ?
Avant la rédaction du devis pour votre client
Il vous faudra détailler vos prestations, veillez donc à bien les anticiper. Vos prestations doivent répondre à ce qu’attend votre client, mais aussi vous permettre de travailler sereinement :
- Notamment en fonction du temps que la réalisation de la prestation vous demandera.
- Tenez compte aussi des ressources nécessaires à la bonne réalisation de la prestation.
- N’oubliez pas de prendre en compte vos cotisations sociales et le montant de vos charges en tout genre. Nous abordons en détail les cotisations sociales pour les auto-entrepreneurs ici.
La forme du devis pour votre micro-entreprise
- La création et la façon de présenter votre devis est assez libre. Bien que le devis soit un document différent de la facture, il est similaire dans sa présentation.
- N’hésitez pas à être le plus précis possible dans la description de vos prestations. Effectivement, votre client doit bien comprendre ce pour quoi il va signer.
- Vous évitez ainsi des possibles contestations ultérieures, ou des malentendus.
Bonne nouvelle ! Espace Auto-entrepreneur simplifie la gestion de votre micro-entreprise et vous propose un outil clé en main pour éditer vos devis.
Auto-entrepreneurs : les éléments indispensables à mentionner sur votre devis
Veillez à faire figurer ces différents éléments sur votre document :
- Indiquer qu’il s’agit d’un devis et son numéro
- Vos coordonnées (nom, prénom, adresse et raison sociale de votre micro-entreprise, numéro de téléphone et email)
- Votre numéro de SIREN
- Les coordonnées de votre client et sa raison sociale s’il s’agit d’un professionnel
- La date du jour d’émission du devis
- Indiquer chaque prestation qui sera effectuée ou chaque article vendu
- Leur quantité et prix unitaire
- Si besoin, les frais de déplacement
- Si besoin, les frais de main d'œuvre
- Les modalités de paiement
- La durée de validité du devis
- La mention Bon pour accord et la date de début de prestation.
Selon votre activité, notamment si celle-ci est commerciale, il est important de faire figurer vos CGV dans le devis.
À noter
Vos obligations en tant qu’auto-entrepreneur
- Une fois le devis établi, ce document vous engage. Vous serez donc tenu de réaliser les prestations mentionnées. Vous comprenez donc l’importance de bien réfléchir avant de rédiger les différentes prestations !
- Tant que votre client n’a pas signé le Bon pour accord, il n’est en revanche pas engagé et vous non plus.
Modifier mon devis, est-ce possible ?
Ce document faisant office de contrat, vous ne pouvez pas le modifier à souhait. Si vous devez ajouter des éléments ou les modifier, vous devrez rédiger un avenant au devis.
La signature du devis par mon client
Une fois le devis signé par votre client, celui-ci fait office de contrat entre votre micro-entreprise et l’entreprise de votre client. Il ne pourra plus contester les tarifs proposés. Le devis sera utile s’il y a un litige, par exemple si le client ne vous paie pas la prestation ou s’il conteste la prestation.
Après le devis, passez à la facture
N’oubliez pas que le devis ne remplace pas la facture. Ainsi, une fois le devis accepté, vous pouvez transmettre la facture faisant figurer le numéro de devis à votre client.
Nous vous détaillons ici comment faire une facture en micro-entreprise.
Annuler un devis, est-ce possible ?
En principe, il n’est pas possible pour votre client d’annuler le devis après signature.
En cas de litiges ou d’annulation de devis par votre client, vous pouvez entamer une procédure. Cependant, il est tout de même vivement recommandé de trouver une solution à l’amiable avant d’entamer une procédure.
Quels outils utiliser pour créer un devis en tant qu’auto-entrepreneur ?
Vous pouvez réaliser votre devis grâce à un tableur Excel ou un document Word.
Mais pour gagner du temps dans vos démarches, notre logiciel de comptabilité comporte un module d'édition de devis pour les auto-entrepreneurs. Simple d’utilisation, notre outil vous permet de créer et d’éditer vos devis rapidement, tout en les conservant dans votre espace personnel.
Demander un acompte à la signature du devis
- Il peut être intéressant de demander un acompte de 30 % à 50 % du montant total de la prestation. Cela engagera votre client à vous verser une première somme et soulagera votre trésorerie.
- Si vous demandez un acompte, n’oubliez pas de joindre une facture au devis.
Comment faire figurer au devis, une prestation sur le long terme ?
- Si votre prestation s’étend sur plusieurs mois, vous pouvez mentionner la période globale avant le détail de vos prestations.
- Dans le cas où la prestation nécessiterait plusieurs paiements, prévoyez un calendrier d'échelonnement des paiements dès le devis. Vous devrez envoyer une facture pour chaque paiement reçu.
Retrouvez l’outil d’édition des devis et factures en ligne sur Espace-Auto-entrepreneur.
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