Gestion des factures et de la TVA : conseils pour une comptabilité sans stress
Sans les bons réflexes, la gestion des factures et de la TVA en micro-entreprise peut se transformer en véritable cauchemar. Comment facturer efficacement ? Quand et comment déclarer la TVA ? Quelles sont les échéances à respecter ? Dans cet article, nous vous guidons pas à pas, à travers des conseils pratiques, pour une comptabilité sans stress. Nous abordons les aspects essentiels de la facturation, tout en vous éclairant sur le passage à la TVA et sa déclaration. Apprêtez-vous à aborder la gestion de vos factures et de la TVA avec une efficacité optimisée !
Conseils pour facturer efficacement en micro-entreprise
La facturation est une formalité administrative importante lorsque vous réalisez des prestations de services ou de vente en micro-entreprise.
Émettre des factures conformes est obligatoire pour :
Les ventes et prestations de services entre professionnels ;
Les ventes réalisées en ligne (e-commerce) ;
Les ventes supérieures à 25 € pour les acheteurs particuliers (ou si l’acheteur en fait la demande).
Facturer en auto-entrepreneur nécessite de respecter certaines règles comptables comme l’ajout de mentions légales obligatoires, la numérotation chronologique, ainsi que la conservation des documents pendant une durée de 10 ans. Voici nos conseils pour une bonne gestion de vos factures.
Le respect des mentions légales
Pour facturer en micro-entreprise, la première étape est de prendre connaissance des règles de facturation à respecter.
Certaines mentions légales obligatoires doivent figurer sur vos factures, notamment :
Le nom complet de l'auto-entrepreneur et celui du client ;
Les adresses postales de l'auto-entrepreneur et du client ;
Le numéro SIREN ou SIRET de l'auto-entrepreneur ;
Le SIRET et le numéro de TVA du client s’il s’agit d’un professionnel ;
La mention « EI : entreprise individuelle » ;
La mention « TVA non applicable, article 293B du CGI” si vous êtes exonéré ;
Le numéro de facture ;
La date de la facture ;
La date de la vente ou de la prestation de service ;
La description détaillée des produits ou services fournis (quantité, tarif unitaire et référence si applicable) ;
Le montant total à payer hors taxes et toutes taxes comprises, avec le détail des taux de TVA applicables si la TVA est collectée.
Les conditions de paiement, y compris la date d'échéance et les pénalités de retard ;
Le numéro et la date de validité de l'assurance responsabilité professionnelle, si l'activité le nécessite.
Afin de n’oublier aucune mention importante lors de l’édition de vos factures, vous avez deux possibilités :
Créer un modèle de facture conforme sur un logiciel comme Word, que vous pourrez réutiliser à chaque fois que vous réalisez une facture. Il vous suffira de modifier les informations correspondant à chaque client, le numéro de la facture ainsi que le prix et les détails des prestations.
Utiliser un outil de comptabilité ou de facturation. Généralement, ces outils vous permettent d’éditer des factures conformes aux règles de facturations, avec toutes les mentions légales obligatoires.
Pour gagner du temps et gérer votre comptabilité sans stress, nous vous conseillons d’opter pour la deuxième option. La majorité des outils de gestion pour auto-entrepreneurs coûtent seulement une dizaine d’euros par mois, tandis qu’ils vous feront économiser des heures de travail administratif.
Bon à savoir
La numérotation des factures
Un autre aspect de la facturation, à ne pas négliger en micro-entreprise, est la numérotation des factures. Pour respecter la réglementation en vigueur, la numération de vos factures doit suivre une logique chronologique et sans rupture. Cette règle permet d'éviter les doublons, les oublis, et facilite le contrôle fiscal. Cela permet aussi de faciliter le classement de vos factures et de les retrouver plus facilement.
Le choix du format de numérotation est libre, tant que les factures suivent un ordre logique. Vous pouvez opter pour une numérotation très simple, comme « 1 », « 2 », « 3 », etc, ou débuter votre numérotation par « 10 », « 50 » ou même « 100 ».
Une pratique courante est d'inclure l'année dans la séquence numérique pour faciliter le suivi annuel (par exemple : Facture n°2023-001, 2023-002, etc.).
Si vous souhaitez automatiser votre facturation, vous pouvez également utiliser un outil dédié. Un logiciel de facturation attribuera, de manière automatique et dans l'ordre approprié, la bonne numérotation sur chaque nouvelle facture.
La conservation des factures
Concernant leur conservation, les factures doivent être archivées pendant 10 ans à partir de la fin de l'année civile de leur émission.
Assurez-vous d’éditer vos factures en double exemplaire (une pour vous, une pour votre client) et de les stocker sous format papier ou électronique en respectant la lisibilité des documents. Là aussi, un logiciel comptable vous permettra de stocker vos factures plus facilement et de manière totalement sécurisée.
Conseils pour gérer la TVA en tant qu’auto-entrepreneur
En micro-entreprise, vous bénéficiez par défaut de la franchise en base de TVA, soit une exonération de la TVA jusqu'à un certain seuil. Toutefois, le dépassement de ces seuils entraîne la perte de ce droit à l'exonération.
Le montant de ces seuils de chiffre d’affaires dépend de l'activité que vous exercez en auto-entrepreneur :
Si vous êtes commerçant : le seuil de base est de 91 900 € et le seuil majoré est de 101 000 €.
Si vous êtes artisan ou en profession libérale : le seuil de base est de 36 800 € et le seuil majoré est de 39 100 €.
Ainsi, vous devrez facturer et reverser la TVA collectée dans les cas suivants :
Vous dépassez le seuil de base pendant deux années consécutives,
Vous dépassez le seuil majoré, auquel cas la TVA devra être facturée dès le premier jour du mois de dépassement.
Si vous êtes concerné par ce dépassement, continuez votre lecture pour découvrir nos conseils pour une bonne gestion de la TVA.
Ne pas attendre pour demander le passage à la TVA
Afin d’éviter toute mauvaise surprise, anticipez à l’avance le passage à la TVA en suivant rigoureusement l’évolution de votre chiffre d’affaires. Vous devez en faire la demande au plus tôt, dès le 1er jour du mois de dépassement, auprès de votre SIE (service des impôts des entreprises).
C’est également le moment où vous devez faire le choix d’un nouveau régime d’imposition :
Le régime réel simplifié, avec déclaration une fois par an et versement de la TVA en deux fois ;
Le régime réel normal, avec déclaration et versement de la TVA tous les mois.
Nous vous conseillons d’opter pour le régime réel normal, qui permet de mieux anticiper vos paiements.
Pour faire la déclaration de passage à la TVA, rien de plus simple :
Rendez-vous sur le site impots.gouv.fr (espace professionnel).
Cliquez sur l’onglet « Messagerie ».
Dans « Écrire », sélectionnez « TVA et taxes annexes », puis « Je formule une option ».
Indiquez le choix du régime : réel normal (déclaration de TVA chaque mois ou trimestre) ou simplifié (déclaration de TVA une fois par an).
Indiquez la date de passage à la TVA (normalement le 1ᵉʳ jour du mois).
Les impôts peuvent prendre 2 à 3 semaines à traiter votre demande, d’où l’importance de ne pas attendre le dernier moment.
Suite à cette déclaration, vous obtiendrez un numéro de TVA intracommunautaire qui est composé d'un code relatif au pays de domiciliation (FR pour la France), d'une clé de 2 chiffres et des 9 chiffres du numéro SIREN de votre micro-entreprise.
Conseils pour facturer et déclarer la TVA
À partir du moment où vous êtes assujetti à la TVA, vous devez mettre en place plusieurs choses pour être à jour au niveau de votre facturation :
Enlever la mention « TVA non applicable article 293 B du CGI » de vos factures,
Ajouter votre numéro de TVA sur vos factures,
Ajouter le taux de TVA applicable (généralement 20 %), la somme totale hors taxes (HT) et la somme toutes taxes comprises (TTC) sur vos factures.
Nous vous conseillons de prévenir vos clients en toute transparence de votre passage à la TVA. Dans la majorité des cas, cette augmentation de 20% ne posera pas de problème chez les clients professionnels qui ne sont pas micro-entrepreneurs. En effet, ils pourront, eux aussi, récupérer la TVA sur leurs dépenses. Si vous utilisez des outils de comptabilité, de gestion ou de facturation, il est également important de les mettre à jour avec votre numéro de TVA.
Ensuite, vous devez faire vos déclarations de TVA en ligne, auprès des impôts :
Mensuellement, si vous avez opté pour le régime normal,
Une fois par an avant le 2ᵉ jour ouvré suivant le 1ᵉʳ mai de l'année suivante si vous avez opté pour le régime simplifié. Un premier acompte doit être versé en juillet et un second en décembre.
Pour ce faire, vous devez vous connecter sur le site des impôts (espace professionnel) et déclarer :
Le montant du chiffre d’affaires HT encaissé,
Le montant du chiffre d’affaires encaissé avec le bon taux de TVA,
Le montant de la TVA que vous souhaitez récupérer.
Pour le paiement de la TVA due (TVA collectée - TVA récupérable), les impôts effectuent le prélèvement du montant à la fin de l’échéance en cours, soit le 16 du mois.
Lire aussi : La facturation et le paiement de la TVA par l’auto-entrepreneur
Le saviez-vous ? Lorsque vous êtes assujetti à la TVA, vous pouvez également récupérer la TVA sur vos dépenses professionnelles telles que l’achat de matériel informatique ou de fournitures. N’oubliez pas de faire une liste de vos dépenses avant de déclarer la TVA. Il est également indispensable de conserver toutes les factures d’achat et justificatifs, à présenter en cas de contrôle fiscal.
Vous l’avez compris, la gestion des factures et de la TVA en micro-entreprise n’est pas bien compliquée, à condition de bien connaître les règles et d'anticiper certaines formalités administratives. En respectant la réglementation, en maintenant un système de numération et de conservation des factures et en gérant la TVA avec prévoyance, votre comptabilité sera simplifiée. Vous pourrez ainsi vous concentrer sur votre cœur de métier avec l'esprit tranquille.
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