Auto-entrepreneur : les 4 règles d’or pour mieux gérer votre comptabilité

Bien que le régime de l'auto-entreprise soit simplifié, il demande malgré tout de la rigueur afin d'avoir une gestion comptable vertueuse. Découvrez nos 4 règles d'or pour mieux gérer ses comptes lorsqu'on est auto-entrepreneur.

Connaître les obligations comptables de l’auto-entrepreneur

Pour bien gérer ses finances, le plus important est de connaître toutes les obligations comptables du statut d’auto-entrepreneur. En effet, le régime de l’auto-entreprise est soumis à de nombreuses règles qu’il convient de respecter et d’anticiper afin d’avoir une gestion plus vertueuse des comptes de l’entreprise.

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  Le compte bancaire : l’auto-entrepreneur a l’obligation d’avoir un compte bancaire dédié à son activité (si son chiffre d'affaires est supérieur à 10 000 € pendant 2 années de suite). Que vous optiez pour un compte professionnel ou courant, il est obligatoire qu’il serve uniquement aux encaissements et aux dépenses de l’auto-entreprise.
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  Le livre de recettes : tous les auto-entrepreneurs doivent également tenir un livre de recettes qui liste tous les encaissements de façon chronologique. En plus d'indiquer certaines informations (montant des recettes, origines, mode de paiement, etc.), il ne doit pas être raturé, ni pouvoir être modifié.
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  Le registre des achats : si votre activité nécessite des achats (matière première, fourniture, etc.), vous devez également tenir un registre des achats présentant les mêmes informations que le livre de recettes.
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  Le logiciel comptable : les auto-entrepreneurs exerçant une activité commerciale, utilisant un logiciel de caisse et étant redevables de la TVA ont l'obligation d'utiliser un logiciel comptable certifié s’ils facturent à des clients particuliers.
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  La facture : non seulement les factures de l'auto-entrepreneur doivent présenter plusieurs mentions obligatoires (date d'émission, identité du vendeur et de l'acheteur, désignation de la prestation, quantité, prix unitaire, etc.), mais elles doivent également être numérotées selon un ordre chronologique continu (Facture 001, 002, etc.).

Avoir une vision à long terme des comptes de l’auto-entreprise

Il est également important d'avoir une gestion des comptes de l'auto-entreprise sur le long terme afin d'éviter toute déconvenue (manque de trésorerie pour reverser la TVA, sortie du régime, etc.). Pour y parvenir, plusieurs conseils sont à suivre.

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  Suivre son chiffre d’affaires : bien que les plafonds de chiffre d'affaires de l'auto-entreprise augmentent progressivement, il est toujours possible de les franchir sans forcément s'en apercevoir. Pensez donc à suivre vos encaissements et, éventuellement, à repousser certaines missions pour éviter une sortie du régime. Même conseil si vous ne souhaitez pas avoir à facturer la TVA, tout particulièrement si vos clients sont principalement des particuliers.
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  Anticiper sa trésorerie : certains auto-entrepreneurs ont d'importants flux de trésorerie, à l'image des artisans et des commerçants qui ont un stock à gérer. Pour éviter de vous retrouver dans le négatif, il est préférable de calculer votre besoin en fonds de roulement (BFR), à savoir le capital dont vous avez besoin pour faire face aux encaissements et décaissements sur votre cycle d'exploitation. Ce réflexe servira à estimer la somme que vous devez mettre de côté, permettant de faire face aux périodes où vous avez plus de décaissements que de recettes.
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  Définir son calendrier : la gestion d’une auto-entreprise ne se fait pas au jour le jour. Il est important d’anticiper toutes les échéances de l’auto-entrepreneur (déclaration du chiffre d'affaires, déclaration de la TVA, paiement des cotisations sociales, etc.). Non seulement cela vous permettra de prévoir vos besoins de trésorerie (pour reverser la TVA, payer ses impôts, régler les cotisations sociales, etc.), mais cela servira également à mettre en place un calendrier de toutes vos obligations du quotidien.
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  Calculer ses charges : entre les cotisations sociales, les cotisations d'assurance ou les dépenses liées à l'activité, de nombreuses charges pèsent sur l'auto-entreprise. Il est important d'en dresser la liste et de les estimer afin d'anticiper sa gestion comptable, de définir le prix de ses prestations ou encore d’établir des objectifs à atteindre.

Utiliser des outils comptables adaptés à l’auto-entreprise

Si l'auto-entrepreneur a le droit de gérer sa comptabilité sur un simple fichier Excel ou sur un cahier, il peut également utiliser des outils numériques pour se simplifier la tâche et sécuriser ses opérations. Plusieurs solutions présentent d'ailleurs un intérêt tout particulier.

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  Le logiciel de facturation : obligatoire pour certains auto-entrepreneurs comme nous l'avons déjà expliqué, le logiciel de comptabilité peut être utilisé par toutes les auto-entreprises. Qu'il soit payant ou gratuit, il vous permet d'enregistrer plus facilement vos encaissements, de suivre l'évolution de vos revenus et de vos charges, mais également de fiabiliser vos comptes car il empêche d'apporter des modifications rétroactives.
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  Le Cloud : les auto-entrepreneurs ont l'obligation de conserver leurs factures pour une période minimale de 10 ans. Plutôt que d'avoir tout au format papier ou tout sur le disque dur de votre ordinateur, il peut également être judicieux de stocker vos documents sur un serveur afin d'être sûr qu'aucun aléa ne viendra les rendre inaccessibles (défaillance de votre ordinateur, incendie, perte dans un déménagement, etc.).
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  Le bullet journal : aussi appelé "bujo", le bullet journal est un système d'organisation qui permet de compiler ses objectifs, ses rendez-vous, son planning ou encore ses envies. Pouvant être personnalisé à l'infini, il sert à centraliser toutes ses notes sur un seul et même document. L'idéal pour être mieux organisé, tout en étant créatif.

Conserver tous les documents de l’auto-entreprise

Comme nous l'avons déjà indiqué, l'auto-entrepreneur a l'obligation de conserver les documents relatifs à l'activité de l'auto-entreprise pour une durée minimale de 10 ans. Pour se plier à cette obligation et éviter d’être en faute, plusieurs réflexes sont à adopter.

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  Les duplicatas : aussi bien organisé qu'il puisse l’être, l'auto-entrepreneur est susceptible d'égarer des documents comptables. Cela peut aussi bien concerner les factures, les devis, les bons de commandes ou encore les documents administratifs de l'auto-entreprise. Pour éviter de se retrouver dans cette situation, il est primordial de réaliser systématiquement des duplicatas. L'idéal est d'avoir une version papier et une version numérisée (sur l'ordinateur, le Cloud, un disque dur externe, etc.).
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  Les preuves d’achat : si vous avez l'obligation de tenir un registre des achats, vous devez également conserver tous les documents justificatifs qui concernent les achats au profit de l'auto-entreprise (bon de commande, facture, devis, etc.). C'est d'autant plus vrai si l'auto-entrepreneur est redevable de la TVA car il pourra déduire la TVA payée du montant qu'il a à reverser à l'État. Il aura donc besoin d'une preuve pour pouvoir réaliser cette déduction.