Les 4 obligations comptables en micro-entreprise
Malgré un régime simplifié, les micro-entrepreneurs doivent respecter 4 grandes obligations comptables : suivre leurs encaissements, ouvrir un compte bancaire, émettre des factures et réaliser leurs déclarations. Découvrez tout ce qu’il faut savoir pour bien gérer la comptabilité de votre auto-entreprise.
La comptabilité allégée du micro-entrepreneur
L’allégement de vos obligations comptables est l’un des principaux avantages du statut d’auto-entrepreneur. À la différence des sociétés, les micro-entreprises doivent tenir une comptabilité simplifiée. Cela vous octroie d’ailleurs plusieurs bénéfices indéniables.
Un nombre réduit de documents à produire : les micro-entreprises n'ont pas besoin d'éditer de comptes de résultats, de bilans, ni même d'annexes. Ainsi, vous n'avez pas l'obligation de faire appel à un expert-comptable.
Une déduction impossible des charges : contrairement aux sociétés, vous ne pouvez pas déduire vos charges de votre chiffre d’affaires (loyer, achat de matériel, etc.). Votre comptabilité s'en voit ainsi allégée.
Une franchise en base de TVA : par défaut, les auto-entrepreneurs sont exonérés de TVA (jusqu’à un certain seuil). Vous n’avez donc pas à la facturer à vos clients, ni à la reverser à l’administration fiscale.
Un nombre restreint de déclarations : outre vos déclarations de chiffre d’affaires à l’URSSAF (et éventuellement de TVA), vous n’avez qu’une seule déclaration à réaliser auprès des impôts pour déterminer le montant de votre impôt sur le revenu.
Vos obligations comptables sont donc relativement réduites, comme vous pouvez le constater par la suite.
1. Suivre ses encaissements et ses dépenses
En tant qu’auto-entrepreneur, votre principale obligation comptable consiste à suivre vos encaissements et/ou vos achats dans des registres dédiés.
Le livre des recettes de l'auto-entrepreneur
Quelle que soit la nature de votre activité (commerciale, artisanale ou libérale), vous avez l’obligation de tenir un livre des recettes : ce document regroupe tous les encaissements de votre auto-entreprise. Pour être conforme, il doit reprendre au moins six informations essentielles :
la date d'encaissement de la facture ;
la référence de la facture et éventuellement du devis ou de la note ;
la nature de la prestation ou de la vente ;
le nom du client ;
le montant du règlement ;
le mode de règlement (virement, chèque, espèces, etc.).
Vous avez le choix entre plusieurs supports pour tenir votre livre des recettes. Vous pouvez opter pour :
un cahier vierge au format papier ;
un livre-comptable papier ;
un modèle officiel, tel que le livre chronologique des recettes mis à disposition par le Ministère de l'Économie, de l'Industrie et de l'Emploi ;
un logiciel comptable.
Quel que soit le support retenu, le livre des recettes de l’auto-entrepreneur doit respecter deux grandes règles.
Être tenu chronologiquement : vos encaissements doivent être inscrits de manière chronologique, idéalement au jour le jour.
Ne pas pouvoir être modifié : les informations renseignées ne doivent pas pouvoir être modifiées, ni être raturées. C'est d'ailleurs la raison pour laquelle il n'est pas possible d'utiliser un simple fichier Excel.
Bon à savoir
Le registre des achats de l'auto-entreprise
En plus du livre des recettes, vous devez tenir un registre des achats si vous avez une activité commerciale : il vous permet de noter les achats réalisés dans le cadre de votre auto-entreprise (matériel, fourniture, etc.). Cela concerne principalement les auto-entrepreneurs dont l'activité consiste à :
vendre des marchandises, des objets ou des fournitures ;
vendre des denrées à consommer sur place ou à emporter ;
fournir des prestations d'hébergement.
Tout comme le livre des recettes, votre registre des achats doit impérativement présenter six informations essentielles, à savoir :
la date de paiement ;
la référence de la facture ;
la nature de la prestation ou de la vente ;
le nom du fournisseur ;
le montant du règlement ;
le mode de règlement.
Le registre des achats de votre auto-entreprise doit également suivre les mêmes règles que le livre des recettes, à savoir :
le choix du support est libre (logiciel comptable, modèle officiel, livre-comptable, etc.) ;
les achats doivent être notés chronologiquement ;
le support ne doit pas être modifiable et ne doit pas comporter de ratures.
Les sanctions en l’absence de livre des recettes et/ou de registre des achats
Contrairement à ce que l’on pourrait croire, vous ne pouvez pas être sanctionné si vous ne tenez pas ces documents, qu’il s’agisse du livre des recettes et/ou du registre des achats.
En revanche, vous risquez une peine de 3 ans d'emprisonnement et de 45 000 € d'amende si :
vous réalisez un faux : vous inscrivez de fausses informations dans le registre par exemple ;
vous commettez un usage de faux : vous falsifiez vos registres pour obtenir un prêt bancaire par exemple.
2. Ouvrir un compte bancaire pour son auto-entreprise
Par défaut, vous n’avez pas l’obligation d’ouvrir un compte en banque pour votre auto-entreprise : vos achats et dépenses personnels et professionnels peuvent être réalisés via le même compte, tel que votre compte courant personnel par exemple.
En revanche, vous avez l'obligation d'avoir un compte bancaire dédié à votre activité si votre chiffre d'affaires est supérieur à 10 000 € pendant deux années de suite. Très utile pour séparer vos transactions personnelles et professionnelles, ce compte bancaire doit regrouper tous les mouvements financiers liés à votre micro-entreprise, dont :
vos encaissements ;
vos achats (matériel, fourniture, etc.) ;
votre rémunération ;
vos abonnements professionnels (Internet, téléphone, etc.) ;
vos éventuelles échéances de prêt professionnel.
En tant qu’auto-entrepreneur, vous avez d’ailleurs le choix entre plusieurs types de comptes en banque, que vous pouvez ouvrir auprès d’une banque traditionnelle ou en ligne.
Un compte bancaire professionnel : malgré des frais bien souvent plus importants, le compte professionnel vous permet de profiter d’avantages dédiés aux professionnels (assurances, location d'un terminal de paiement, crédit, etc.).
Un compte bancaire personnel : mais vous pouvez également ouvrir un second compte courant pour votre auto-entreprise, à condition qu’il soit distinct de votre compte personnel. Vos frais seront ainsi limités.
Lire plus : Le compte bancaire de l’auto-entrepreneur
3. Éditer des factures pour les clients
À l’exception de certaines prestations réalisées auprès de particuliers, les auto-entrepreneurs ont l’obligation d’éditer des factures pour toute prestation de services ou vente de marchandises.
Le rôle de la facturation
Pour toutes les auto-entreprises, dont les micro-entreprises, la facture joue 4 rôles essentiels.
Une mission juridique : la facture permet de prouver que la prestation a été réalisée ou la marchandise remise. Elle prouve aussi que le prestataire ou vendeur est en droit d'exiger un paiement auprès de l'acheteur.
Une mission commerciale : vos factures permettent de préciser l'ensemble des conditions encadrant la transaction commerciale, dont le montant et les modalités de paiement.
Une mission comptable : la facture est un justificatif comptable, notamment utile pour établir les comptes annuels d'une société.
Une mission fiscale : la facture permet enfin les contrôles de l'administration et à l'application de la TVA (collecte et déduction).
Bon à savoir
L’obligation d’émettre des factures
En tant qu’auto-entrepreneur, vous n’avez pas tout le temps l’obligation d’émettre une facture. Tout dépend de la nature de la prestation et l’identité du client.
Transaction entre professionnels : l'édition d'une facture est obligatoire. Celle-ci est généralement remise lors de la livraison du bien ou de l'exécution de la prestation de services.
Vente de marchandises à des particuliers : l'édition d'une facture n'est obligatoire que pour les ventes à distance, les livraisons intracommunautaires exonérées de TVA ou si le client en fait la demande. Dans les autres cas, vous pouvez généralement remettre un ticket de caisse.
Prestation de services auprès de particuliers : l'émission d'une note est obligatoire si le prix est supérieur à 25 € TTC, si le client en fait la demande et pour certains types de prestations.
Bon à savoir
Lire aussi : Comment facturer en auto-entreprise ?
Les mentions obligatoires de vos factures
Pour être conformes, vos factures doivent comprendre un certain nombre de mentions obligatoires, dont la nature va dépendre de différents critères (client particulier ou professionnel, prestation de services ou vente de marchandises, application ou non de TVA, etc.). Quoi qu’il en soit, ce document doit notamment inclure :
votre identité (nom, numéro SIRET, coordonnées, etc.) ;
l'identité de l'acheteur ;
la date d'émission ;
le numéro chronologique de la facture ;
la nature de la transaction ;
la quantité et le prix unitaire des prestations ;
le montant facturé.
De plus, vous avez l’obligation de conserver vos factures pour une période minimale de 10 ans. Elles vous seront notamment utiles en cas de contrôle de l’administration fiscale.
Bon à savoir
Lire aussi : Les mentions obligatoires d’une facture en auto-entreprise
4. Réaliser vos déclarations fiscales et sociales
Enfin, vous avez l’obligation de réaliser vos différentes déclarations aux échéances fixées, notamment en ce qui concerne le chiffre d’affaires, l’impôt sur le revenu et éventuellement la TVA.
La déclaration du chiffre d’affaires
Selon votre périodicité déclarative, vous devez déclarer votre chiffre d'affaires HT :
tous les mois : vous avez jusqu'au au dernier jour du mois N+1 pour déclarer vos encaissements du mois N ;
tous les trimestres : votre déclaration doit être réalisée le 30 avril au plus tard (pour les revenus de janvier, février et mars), le 31 juillet (pour avril, mai et juin), le 31 octobre (pour juillet, août et septembre) et le 31 janvier (pour octobre, novembre et décembre).
Indispensable pour calculer le montant de vos cotisations sociales, la déclaration de chiffre d’affaires doit obligatoirement être réalisée en ligne sur :
le site Auto-Entrepreneur de l’URSSAF ;
ou l'application mobile de l'URSSAF.
Bon à savoir
Lire aussi : Comment déclarer votre chiffre d’affaires en auto-entreprise ?
La déclaration de la TVA
Si vous ne bénéficiez plus de la franchise en base de TVA, vous devez demander un numéro de TVA intracommunautaire à votre SIE (Service des impôts des entreprises). En général, ce numéro vous est attribué sous 48 heures.
Par défaut, une auto-entreprise assujettie à la TVA est soumise au régime réel simplifié. Dans cette situation, vous devez :
appliquer la TVA à vos clients lors de votre facturation ;
collecter la TVA facturée ;
déclarer la TVA collectée en année N avant le 2e jour ouvré suivant le 1er mai de l'année N+1 sur le site des impôts (Espace professionnel) ;
remplir le formulaire 3517-S - CA 12 (TVA collectée, TVA payée, etc.) ;
verser un premier acompte en juillet de l'année N+1 (correspondant à 55 % de la TVA due) ;
verser un second acompte en décembre (correspondant à 40 % de la TVA due).
Bon à savoir
Lire aussi : Comment déclarer la TVA en auto-entreprise ?
La déclaration de revenus
Dans le cadre de votre auto-entreprise, vous êtes soumis à l'impôt sur le revenu (IR). Comme tous les contribuables, vous devez réaliser une déclaration de revenus chaque année, et ce, via votre Espace particulier sur le site des impôts.
En plus de vos éventuels autres revenus (salaires, allocations, pensions, etc.), vous devez déclarer votre chiffre d’affaires HT annuel via le formulaire 2042 C Pro, en sélectionnant l’annexe correspondante :
« Micro-entrepreneur ayant opté pour le versement libératoire de l'impôt sur le revenu » si vous avez opté pour le versement libératoire ;
« Revenus industriels et commerciaux professionnels » pour les prestations de services commerciales et artisanales et pour la vente de marchandises ;
ou « Revenus non commerciaux professionnels » pour les activités libérales.
Le montant de votre impôt sur le revenu est calculé sur la base du barème progressif de l’IR. Le revenu imposable correspond à votre chiffre d’affaires, après application d’un abattement de :
34 % pour les activités libérales ;
50 % pour les prestations de services artisanales et commerciales ;
71 % pour la vente de marchandises et la fourniture d’hébergement.
Bon à savoir
Lire aussi : Comment déclarer vos impôts en auto-entreprise ?
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