Les obligations légales et administratives des auto-entrepreneurs

Déclaration de début d’activité, respect des plafonds de chiffre d’affaires, paiement des cotisations ou encore gestion comptable : les auto-entrepreneurs sont soumis à de nombreuses obligations déclaratives, légales et comptables.

Le régime de la micro-entreprise permet de profiter de formalités allégées : malgré tout, l’auto-entrepreneur est soumis à plusieurs obligations légales, comptables et administratives. Déclaration d’activité, respect des plafonds, déclaration de chiffre d’affaires et de TVA, gestion comptable ou encore paiement des cotisations : découvrez toutes les règles à respecter.

 

La création de la micro-entreprise

La déclaration de début d’activité

Votre toute première obligation est de déclarer la création de votre auto-entreprise. Cette démarche doit obligatoirement être réalisée en ligne. Pour cela, vous pouvez notamment utiliser :

 

Bon à savoir : auparavant, vous pouviez utiliser d'autres services publics pour créer votre micro-entreprise selon la nature de votre activité (Guichet Entreprises, Info Greffe, Auto-Entrepreneur URSSAF, etc.). À partir du 1er janvier 2023, seul le portail e-Procédures vous permettra de réaliser vos démarches.

 

Lors de la déclaration de début d’activité, le futur micro-entrepreneur doit fournir plusieurs justificatifs et informations, dont :

  • un justificatif d'identité (carte d'identité, passeport, etc.) ;
  • la nature de l'activité exercée ;
  • l'identité du futur entrepreneur (nom, prénom, date de naissance, numéro de Sécurité sociale, etc.) ;
  • la domiciliation de la micro-entreprise.

 

Lire aussi : Comment créer une auto-entreprise ?

 

L’immatriculation de l’auto-entrepreneur

À l’exception de ceux exerçant une activité libérale, les micro-entrepreneurs ont l’obligation de s’immatriculer à un registre avant de débuter : cette formalité est généralement réalisée en même temps que la déclaration de début d’activité.

 

Les auto-entrepreneurs commerçants doivent s'immatriculer au RCS (Registre du commerce et des sociétés) : entre le mois qui précède et celui qui suit le début d'activité. Pour cela, les justificatifs suivants sont demandés :

  • un justificatif de domicile ;
  • une déclaration sur l'honneur de non interdiction d’exercer une activité commerciale.

 

Les micro-entrepreneurs artisans doivent s’immatriculer au RM (Répertoire des métiers) : au plus tard 15 jours après le début de l'activité. Vous aurez besoin de plusieurs documents :

  • un justificatif d'identité ;
  • une déclaration sur l'honneur de non interdiction d'exercer une activité artisanale ;
  • la copie d'un diplôme ou un justificatif d'expérience pour les professions réglementées (électricien, coiffeur, boucher, etc.).

 

Bon à savoir : si vous avez une activité mixte (artisanale et commerciale), vous devez à la fois vous immatriculer au Registre du commerce et des sociétés et au Répertoire des métiers.

 

La domiciliation de l’auto-entreprise

Lors de votre création d'activité, vous devez également choisir la domiciliation de votre auto-entreprise : il s'agit de l'adresse administrative de votre établissement, à laquelle vos interlocuteurs peuvent vous contacter (URSSAF, INSEE, etc.). Vous avez plusieurs possibilités.

  • Votre adresse personnelle : vous pouvez tout d'abord domicilier votre activité au sein de votre propre logement, à condition que le règlement de copropriété, le bailleur ou tout autre réglementation ne s'y oppose.
  • Un local professionnel : vous pouvez aussi domicilier votre activité au sein d'un local (bureau, magasin, etc.). Cela vous permet de distinguer votre adresse personnelle et professionnelle.
  • Une société de domiciliation : vous pouvez opter pour une adresse fournie par un service de domiciliation, sans pour autant avoir de locaux physiques. Cela vous permet de distinguer vos adresses, même si vous ne louez pas d’espace professionnel.

 

Lire aussi : Comment domicilier une micro-entreprise ?

 

La souscription d’une assurance

Certains auto-entrepreneurs ont l’obligation de souscrire une assurance dès la création de leur entreprise : tout dépend de la nature de l'activité exercée.

  • L’assurance RC Pro : l'assurance de responsabilité civile professionnelle est obligatoire pour la plupart des professions réglementées (construction, santé, sport, transports, etc.). Elle permet de couvrir les dommages que vous pourriez causer à des tiers dans le cadre de votre auto-entreprise.
  • La garantie décennale : elle est obligatoire pour les métiers du BTP qui interviennent sur l'ouvrage des bâtiments (électricien, plombier, etc.). Elle couvre les dommages touchant l'ouvrage pendant 10 ans.
  • L’assurance automobile : elle est obligatoire pour tous les micro-entrepreneurs utilisant un véhicule dans le cadre de leur activité, qu’il s’agisse d’un véhicule professionnel ou mixte (personnel et professionnel). Elle doit assurer a minima la responsabilité civile, permettant de couvrir les dommages causés aux tiers.

 

Bon à savoir : bien que facultatives, de nombreuses autres assurances peuvent s’avérer utiles dès la création de l’activité (mutuelle, assurance multirisques, protection juridique, etc.).

 

Lire aussi : Les assurances des auto-entrepreneurs

 

La comptabilité du micro-entrepreneur

Le suivi des encaissements et des dépenses

Quelle que soit son activité, l’auto-entrepreneur a l'obligation de tenir un livre des recettes : il sert à suivre tous les paiements réalisés par les clients. Pouvant être au format papier ou numérique, ce document répond à plusieurs règles.

  • Présenter toutes les informations obligatoires : le livre de recettes doit présenter tous les renseignements relatifs aux encaissements. Cela inclut notamment le montant du paiement, la date, le nom du client ou encore la référence de la facture correspondante.
  • Être tenu chronologiquement : tous les paiements notés dans le livre de recettes doivent l’être de manière chronologique. Il est donc recommandé de le tenir au jour le jour.
  • Ne pas être modifié : les informations inscrites sur le livre de recettes ne doivent pas pouvoir être modifiées. Le document ne doit pas non plus comporter de ratures.

 

Les auto-entrepreneurs commerçants ont aussi l'obligation de tenir un registre des achats : il sert à suivre toutes les dépenses réalisées pour le compte de l'activité. Comportant les mêmes informations que le livre de recettes, il concerne principalement trois types d'activités :

  • l'achat-revente de marchandises, d'objets et de denrées ;
  • la fourniture de logement ;
  • la restauration sur place ou à emporter.

 

Lire aussi : Comment tenir un livre de recettes ?

 

L’ouverture d’un compte bancaire

Seuls certains micro-entrepreneurs ont l’obligation d’ouvrir un compte bancaire dédié à leur activité : cela concerne ceux dont le chiffre d’affaires est supérieur à 10 000 € pendant 2 années de suite. À compter de ce dépassement, vous disposez de 12 mois pour disposer d'un compte en banque pour votre micro-entreprise.

 

Quelle que soit la nature de votre activité, vous avez plusieurs solutions pour ouvrir un compte en banque.

  • Un second compte courant : vous pouvez tout d'abord ouvrir un deuxième compte en banque, celui-ci étant dédié à votre auto-entreprise. Pourquoi ? Tout simplement car il n'est pas obligatoire d'avoir un compte bancaire professionnel, contrairement aux entreprises « classiques ».
  • Un compte professionnel : vous pouvez aussi choisir un compte bancaire dédié aux professionnels, notamment pour bénéficier de produits et services spécifiques (terminal de paiement, assurance RC Pro, etc.) ou encore pour être accompagné par un conseiller professionnel.
  • Un compte spécialisé : vous pouvez choisir une solution dédiée aux seuls micro-entrepreneurs, notamment auprès de certaines banques en ligne. Le plus souvent, vous profitez ainsi d’un service spécialement conçu pour la nature de votre activité.

 

Bon à savoir : depuis le 15 mai 2022, l’intitulé de votre compte bancaire doit obligatoirement comporter la mention « Entrepreneur individuel » ou « EI ». Elle doit précéder ou suivre votre raison sociale, à savoir votre prénom et votre nom.

 

Lire aussi : Compte bancaire : quelle réglementation pour les auto-entrepreneurs ?

 

L’édition de factures

Comme la plupart des professionnels, les auto-entrepreneurs ont l’obligation de délivrer une facture à leurs clients pour chaque prestation réalisée (sauf exceptions). Cela concerne tout particulièrement les activités suivantes :

  • les prestations de services pour les particuliers (parfois facultatif) ;
  • les prestations de services entre professionnels ;
  • la vente de marchandises entre professionnels ;
  • les ventes à distance réalisées pour un acheteur particulier.

 

La facturation de la micro-entreprise répond à certaines règles spécifiques.

  • Les mentions obligatoires : la facture doit obligatoirement présenter certains renseignements, dont l'identité de l'acheteur et du micro-entrepreneur, la date d'émission, le numéro de facture, le détail de la prestation ou encore le détail du prix.
  • Le délai d'émission : la facture peut être éditée dès la fin de la prestation ou de manière périodique. Dans le second cas, le délai de facturation ne peut pas être supérieur à 1 mois à compter de la fin de la prestation.
  • La période de conservation : toutes les factures de l'auto-entreprise doivent être conservées pendant au moins 6 ans, au format papier ou électronique. Il est néanmoins recommandé de les garder pendant 10 ans, notamment pour pouvoir les présenter en cas de contrôle.

 

Bon à savoir : depuis le 15 mai 2022, vos factures doivent comporter la mention « Entrepreneur individuel » ou « EI », avant ou après votre nom et votre prénom.

 

Lire aussi : Quelles sont les règles de facturation en micro-entreprise ?

 

Le respect des plafonds de chiffre d’affaires

Les seuils de chiffre d’affaires du régime

En tant que micro-entrepreneur, vous avez l’obligation de respecter les plafonds de chiffre d’affaires hors taxes, dont le montant dépend de la nature de votre activité :

  • 72 600 € pour les activités libérales ;
  • 72 600 € pour les prestations de services artisanales et commerciales ;
  • 176 200 € pour l'achat-revente de marchandises, objets et denrées ;
  • 176 200 € pour la fourniture de logement.

 

Bon à savoir : vous perdez le bénéfice du régime de la micro-entreprise si vous dépassez ces plafonds pendant deux années de suite. Dans cette situation, vous basculez vers le régime réel d'imposition : déclaration contrôlée pour les revenus BNC (bénéfices non commerciaux) et régime réel simplifié pour les revenus BIC (bénéfices industriels et commerciaux).

 

Lire aussi : Quels sont les plafonds de chiffre d’affaires en auto-entreprise ?

 

Les plafonds de chiffre d’affaires pour la TVA

Par défaut, les micro-entrepreneurs sont exemptés de TVA (taxe sur la valeur ajoutée) : ils ne la facturent pas à leurs clients et ne la reversent pas à l’État. Vous devez respecter certains seuils pour continuer à bénéficier de cette franchise.

  • Le seuil de base : en-dessous de ce plafond, vous êtes exonéré de TVA. Au-dessus, vous avez l'obligation de déclarer la TVA, sauf si vous ne franchissez pas le seuil majoré pendant 2 années de suite.
  • Le seuil majoré : si vous dépassez ce plafond, vous avez l'obligation d'appliquer la TVA dès le premier jour du mois de dépassement.

 

Les seuils de TVA dépendent de la nature de votre activité.

 

SEUIL DE BASE

SEUIL MAJORÉ

Achat-revente

Fourniture de logement

Restauration

85 800 €

94 300 €

Activités libérales

Prestations de services artisanales et commerciales

34 400 €

36 500 €

 

Lire aussi : Comment fonctionne la TVA en auto-entreprise ?

 

La déclaration du chiffre d’affaires de l’auto-entrepreneur

La déclaration du chiffre d’affaires à l’URSSAF

L’auto-entrepreneur est soumis à une autre obligation au quotidien : déclarer son chiffre d’affaires à l’URSSAF. Cette déclaration est soumise à certaines règles spécifiques.

  • La périodicité : lors de votre déclaration de début d’activité, vous devez choisir une fréquence de déclaration de votre chiffre d’affaires. Vous pouvez opter pour une périodicité mensuelle ou trimestrielle.
  • Le montant déclaré : votre déclaration correspond à votre chiffre d’affaires hors taxes. Attention donc à ne pas déclarer uniquement votre bénéfice. Vous devez aussi réaliser une déclaration si votre chiffre d’affaires est nul sur la période.
  • Les modalités de déclaration : votre déclaration de chiffre d'affaires doit obligatoirement être réalisée par voie dématérialisée. Pour cela, vous pouvez utiliser le site Auto-Entrepreneur de l'URSSAF ou son application mobile.
  • La nature des revenus : lors de votre déclaration, vous devez indiquer votre chiffre d’affaires dans la case correspondant à la nature de vos revenus. La première case est pour les revenus libéraux, la seconde pour les prestations de services artisanales et commerciales, la troisième pour l'achat-revente.

 

Bon à savoir : si vous ne déclarez par votre chiffre d’affaires ou si celui-ci est nul pendant deux années de suite, vous pouvez être radié du régime de l’auto-entreprise.

 

Lire aussi : Comment déclarer son chiffre d’affaires d’auto-entrepreneur ?

 

La déclaration de la TVA à l’administration

Si vous avez dépassé les seuils en vigueur, vous avez l’obligation de déclarer la TVA collectée à l’administration fiscale. Une fois encore, plusieurs règles sont à suivre pour réaliser cette déclaration.

  • Le numéro de TVA : dès que vous êtes soumis à la taxe sur la valeur ajoutée, vous devez demander un numéro de TVA intracommunautaire à votre SIE (service des impôts des entreprises).
  • Le montant déclaré : vous devez déclarer la TVA que vous avez collectée auprès de vos clients et la TVA que vous avez payée dans le cadre de votre activité (pour l'achat de matériel par exemple). La différence est calculée automatiquement et correspond au montant à reverser.
  • La périodicité : par défaut, l'auto-entrepreneur doit déclarer la TVA collectée une seule fois par an, avant le 2ème jour ouvré suivant le 1er mai. Il peut aussi opter pour une déclaration mensuelle s’il le souhaite.
  • La déclaration en ligne : votre déclaration de TVA doit être réalisée sur le site des impôts, par le biais de votre Espace Professionnel. Une fois connecté, vous devez cliquer sur « TVA », dans la rubrique « Mes services ».
  • Le reversement : à l’issue de votre déclaration, vous devez reverser la TVA à l’administration. Par défaut, ce reversement se fait via deux acomptes (l’un en juillet, l’autre en décembre). Dans le cas d’une déclaration mensuelle, vous devez la reverser chaque mois.

 

Lire aussi : Comment déclarer la TVA en auto-entreprise ?

 

Le paiement des cotisations de la micro-entreprise

À l’issue de la déclaration de chiffre d’affaires, l’auto-entrepreneur doit s’acquitter de ses cotisations sociales. Leur montant est calculé à partir du chiffre d’affaires et dépend de la nature de l’activité exercée :

  • 12,8 % pour l’achat-revente de marchandises, objets et denrées ;
  • 12,8 % pour la fourniture de logement ;
  • 22 % pour les prestations de services artisanales et commerciales ;
  • 22 % pour les activités libérales relevant de la SSI ;
  • 22,2 % pour les activités libérales relevant de la Cipav.

 

Bon à savoir : si l’auto-entrepreneur bénéficie de l’Acre (Aide à la création ou à la reprise d'une entreprise), son taux de cotisations sociales est divisé par 2 durant sa première année d’activité.

 

Le paiement des cotisations sociales s’effectue sur le site Auto-Entrepreneur de l’URSSAF. Selon la périodicité de déclaration choisie, il doit intervenir tous les mois ou tous les 3 mois.

 

Bon à savoir : sauf exceptions, les micro-entrepreneurs doivent s'acquitter de la Cotisation foncière des entreprises (CFE) à la fin de l'année. Le paiement se fait via votre Espace Professionnel sur le site des impôts.

 

Lire aussi : Quelles sont les cotisations des micro-entrepreneurs ?

 

La déclaration de modification ou de fermeture de l’auto-entreprise

Vous devez également déclarer toute modification de la situation de votre auto-entreprise. Pouvant être effectuées sur le portail e-Procédures, ces démarches sont nécessaires si :

  • vous changez de domicile personnel, y compris si votre auto-entreprise est domiciliée ailleurs ;
  • vous changez de nom d'usage, à la suite d'un mariage ou d'un divorce par exemple ;
  • la situation de votre conjoint-collaborateur évolue ;
  • vous changez la domiciliation de votre micro-entreprise ;
  • vous changez ou ajoutez une activité ;
  • vous fermez votre auto-entreprise.

 

Lire aussi : Comment modifier son auto-entreprise ?

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