Les obligations légales et administratives des auto-entrepreneurs

Déclaration de début d’activité, respect des plafonds de chiffre d’affaires, paiement des cotisations ou encore gestion comptable : les auto-entrepreneurs sont soumis à de nombreuses obligations déclaratives, légales et comptables.

Le régime de la micro-entreprise permet de profiter de formalités allégées. Malgré tout, l’auto-entrepreneur est soumis à plusieurs obligations légales, comptables et administratives. Déclaration d’activité, respect des plafonds, déclaration de chiffre d’affaires et de TVA, gestion comptable ou encore paiement des cotisations : découvrez toutes les règles à respecter.

1. La création de la micro-entreprise

keyboard_arrow_right La déclaration de début d’activité

Votre toute première obligation est de déclarer la création de votre auto-entreprise. Cette démarche doit obligatoirement être réalisée en ligne. Pour cela, vous pouvez notamment utiliser :

  • keyboard_double_arrow_right le portail e-Procédures de l’INPI ;
  • keyboard_double_arrow_right
    la plateforme Espace Auto-Entrepreneur.

lightbulb Bon à savoir

Auparavant, vous pouviez utiliser d'autres services publics pour créer votre micro-entreprise selon la nature de votre activité (Guichet Entreprises, Info Greffe, Auto-Entrepreneur URSSAF, etc.). Depuis le 1er janvier 2023, le portail e-Procédures est l’unique guichet des formalités d’entreprises.

Lors de la déclaration de début d’activité, le futur micro-entrepreneur doit fournir plusieurs justificatifs et informations, dont :

  • keyboard_double_arrow_right un justificatif d'identité (carte d'identité, passeport, etc.) ;
  • keyboard_double_arrow_right la nature de l'activité exercée ;
  • keyboard_double_arrow_right l'identité du futur entrepreneur (nom, prénom, date de naissance, numéro de Sécurité sociale, etc.) ;
  • keyboard_double_arrow_right la domiciliation de la micro-entreprise.

Lire aussi : Comment créer une auto-entreprise ?

keyboard_arrow_right L’immatriculation de l’auto-entrepreneur

Suite à la déclaration de début d’activité, les auto-entrepreneurs sont automatiquement immatriculés au RNE (Registre national des entreprises), quelle que soit la nature de votre activité.

Lors de cette déclaration, les auto-entrepreneurs commerçants doivent également s'immatriculer au RCS (Registre du commerce et des sociétés). Vous pouvez toutefois réaliser cette immatriculation entre le mois qui précède et celui qui suit le début d'activité. Pour cela, les justificatifs suivants sont demandés :

  • keyboard_double_arrow_right un justificatif de domicile ;
  • keyboard_double_arrow_right une déclaration sur l'honneur de non interdiction d’exercer une activité commerciale.

Quant aux micro-entreprises ayant une activité libérale ou artisanale, elles n’ont aucune autre demande d’immatriculation à réaliser.

lightbulb Bon à savoir

Auparavant, les auto-entreprises artisanales avaient l’obligation de s’immatriculer au RM (Répertoire des métiers). Depuis la suppression de ce registre, cette formalité n’est plus nécessaire.

keyboard_arrow_right La domiciliation de l’auto-entreprise

Lors de votre création d'activité, vous devez également choisir la domiciliation de votre auto-entreprise : il s'agit de l'adresse administrative de votre établissement, à laquelle vos interlocuteurs peuvent vous contacter (URSSAF, INSEE, etc.). Vous avez plusieurs possibilités.

  • keyboard_double_arrow_right
    Votre adresse personnelle : vous pouvez tout d'abord domicilier votre activité au sein de votre propre logement, à condition que le règlement de copropriété, le bailleur ou tout autre réglementation ne s'y oppose.
  • keyboard_double_arrow_right
    Un local professionnel : vous pouvez aussi domicilier votre activité au sein d'un local (bureau, magasin, etc.). Cela vous permet de distinguer votre adresse personnelle et professionnelle.
  • keyboard_double_arrow_right
    Une société de domiciliation : vous pouvez opter pour une adresse fournie par un service de domiciliation, sans pour autant avoir de locaux physiques. Cela vous permet de distinguer vos adresses, même si vous ne louez pas d’espace professionnel.

Lire aussi : Comment domicilier une micro-entreprise ?

keyboard_arrow_right La souscription d’une assurance

Certains auto-entrepreneurs ont l’obligation de souscrire une assurance dès la création de leur entreprise : tout dépend de la nature de l'activité exercée.

  • keyboard_double_arrow_right L’assurance RC Pro : l'assurance de responsabilité civile professionnelle est obligatoire pour la plupart des professions réglementées (construction, santé, sport, transports, etc.). Elle permet de couvrir les dommages que vous pourriez causer à des tiers dans le cadre de votre auto-entreprise.
  • keyboard_double_arrow_right La garantie décennale : elle est obligatoire pour les métiers du BTP qui interviennent sur l'ouvrage des bâtiments (électricien, plombier, etc.). Elle couvre les dommages touchant l'ouvrage pendant 10 ans.
  • keyboard_double_arrow_right L’assurance automobile : elle est obligatoire pour tous les micro-entrepreneurs utilisant un véhicule dans le cadre de leur activité, qu’il s’agisse d’un véhicule professionnel ou mixte (personnel et professionnel). Elle doit couvrir a minima la responsabilité civile, permettant d'assurer les dommages causés aux tiers.

lightbulb Bon à savoir

Bien que facultatives, de nombreuses autres assurances peuvent s’avérer utiles dès la création de l’activité (mutuelle, assurance multirisques, protection juridique, etc.).

Lire aussi : Les assurances des auto-entrepreneurs

2. La comptabilité du micro-entrepreneur

keyboard_arrow_right Le suivi des encaissements et des dépenses

Quelle que soit son activité, l’auto-entrepreneur a l'obligation de tenir un livre des recettes : il sert à suivre tous les paiements réalisés par les clients. Pouvant être au format papier ou numérique, ce document répond à plusieurs règles.

  • keyboard_double_arrow_right
    Présenter toutes les informations obligatoires : le livre de recettes doit présenter tous les renseignements relatifs aux encaissements. Cela inclut notamment le montant du paiement, la date, le nom du client ou encore la référence de la facture correspondante.
  • keyboard_double_arrow_right
    Être tenu chronologiquement : tous les paiements notés dans le livre de recettes doivent l’être de manière chronologique. Il est donc recommandé de le tenir au jour le jour.
  • keyboard_double_arrow_right
    Ne pas être modifié : les informations inscrites sur le livre de recettes ne doivent pas pouvoir être modifiées. Le document ne doit pas non plus comporter de ratures.

Les auto-entrepreneurs commerçants ont aussi l'obligation de tenir un registre des achats : il sert à suivre toutes les dépenses réalisées pour le compte de l'activité. Comportant les mêmes informations que le livre de recettes, il concerne principalement trois types d'activités :

  • keyboard_double_arrow_right l'achat-revente de marchandises, d'objets et de denrées ;
  • keyboard_double_arrow_right la fourniture de logement ;
  • keyboard_double_arrow_right la restauration sur place ou à emporter.

Lire aussi : Comment tenir un livre de recettes ?

keyboard_arrow_right L’ouverture d’un compte bancaire

Seuls certains micro-entrepreneurs ont l’obligation d’ouvrir un compte bancaire dédié à leur activité : cela concerne ceux dont le chiffre d’affaires est supérieur à 10 000 € pendant 2 années de suite. À compter de ce dépassement, vous disposez de 12 mois pour disposer d'un compte en banque pour votre micro-entreprise.

Quelle que soit la nature de votre activité, vous avez plusieurs solutions pour ouvrir un compte en banque.

  • keyboard_double_arrow_right
    Un second compte courant : vous pouvez tout d'abord ouvrir un deuxième compte en banque, celui-ci étant dédié à votre auto-entreprise. Pourquoi ? Tout simplement car il n'est pas obligatoire d'avoir un compte bancaire professionnel, contrairement aux entreprises « classiques ».
  • keyboard_double_arrow_right
    Un compte professionnel : vous pouvez aussi choisir un compte bancaire dédié aux professionnels, notamment pour bénéficier de produits et services spécifiques (terminal de paiement, assurance RC Pro, etc.) ou encore pour être accompagné par un conseiller professionnel.
  • keyboard_double_arrow_right
    Un compte spécialisé : vous pouvez choisir une solution dédiée aux seuls micro-entrepreneurs, notamment auprès de certaines banques en ligne. Le plus souvent, vous profitez ainsi d’un service spécialement conçu pour la nature de votre activité.

lightbulb Bon à savoir

Depuis le 15 mai 2022, l’intitulé de votre compte bancaire doit obligatoirement comporter la mention « Entrepreneur individuel » ou « EI ». Elle doit précéder ou suivre votre raison sociale, à savoir votre prénom et votre nom.

Lire aussi : Compte bancaire : quelle réglementation pour les auto-entrepreneurs ?

keyboard_arrow_right L’édition de factures

Comme la plupart des professionnels, les auto-entrepreneurs ont l’obligation de délivrer une facture à leurs clients pour chaque prestation réalisée (sauf exceptions). Cela concerne tout particulièrement les activités suivantes :

  • keyboard_double_arrow_right les prestations de services pour les particuliers (parfois facultatif) ;
  • keyboard_double_arrow_right les prestations de services entre professionnels ;
  • keyboard_double_arrow_right la vente de marchandises entre professionnels ;
  • keyboard_double_arrow_right les ventes à distance réalisées pour un acheteur particulier.

La facturation de la micro-entreprise répond à certaines règles spécifiques.

  • keyboard_double_arrow_right
    Les mentions obligatoires : la facture doit obligatoirement présenter certains renseignements, dont l'identité de l'acheteur et du micro-entrepreneur, la date d'émission, le numéro de facture, le détail de la prestation ou encore le détail du prix.
  • keyboard_double_arrow_right
    Le délai d'émission : la facture peut être éditée dès la fin de la prestation ou de manière périodique. Dans le second cas, le délai de facturation ne peut pas être supérieur à 1 mois à compter de la fin de la prestation.
  • keyboard_double_arrow_right
    La période de conservation : toutes les factures de l'auto-entreprise doivent être conservées pendant au moins 10 ans, au format papier ou électronique. Il est néanmoins recommandé de les garder indéfiniment, notamment pour pouvoir les présenter en cas de contrôle.

lightbulb Bon à savoir

Depuis le 15 mai 2022, vos factures doivent comporter la mention « Entrepreneur individuel » ou « EI », avant ou après votre nom et votre prénom.

Lire aussi : Quelles sont les règles de facturation en micro-entreprise ?

3. Le respect des plafonds de chiffre d’affaires

keyboard_arrow_right Les seuils de chiffre d’affaires du régime

En tant que micro-entrepreneur, vous avez l’obligation de respecter les plafonds de chiffre d’affaires hors taxes, dont le montant dépend de la nature de votre activité :

  • keyboard_double_arrow_right 77 700 € pour les activités libérales ;
  • keyboard_double_arrow_right 77 700 € pour les prestations de services artisanales et commerciales ;
  • keyboard_double_arrow_right 188 700 € pour l'achat-revente de marchandises, objets et denrées ;
  • keyboard_double_arrow_right 188 700 € pour la fourniture de logement.

lightbulb Bon à savoir

Vous perdez le bénéfice du régime de la micro-entreprise si vous dépassez ces plafonds pendant deux années de suite. Dans cette situation, vous basculez vers le régime réel d'imposition : déclaration contrôlée pour les revenus BNC (bénéfices non commerciaux) et régime réel simplifié pour les revenus BIC (bénéfices industriels et commerciaux).

Lire aussi : Quels sont les plafonds de chiffre d’affaires en auto-entreprise ?

keyboard_arrow_right Les plafonds de chiffre d’affaires pour la TVA

Par défaut, les micro-entrepreneurs sont exemptés de TVA (taxe sur la valeur ajoutée) : ils ne la facturent pas à leurs clients et ne la reversent pas à l’État. Vous devez respecter certains seuils pour continuer à bénéficier de cette franchise.

  • keyboard_double_arrow_right
    Le seuil de base : en dessous de ce plafond, vous êtes exonéré de TVA. Au-dessus, vous avez l'obligation de déclarer la TVA, sauf si vous ne franchissez pas le seuil majoré pendant 2 années de suite.
  • keyboard_double_arrow_right
    Le seuil majoré : si vous dépassez ce plafond, vous avez l'obligation d'appliquer la TVA dès le premier jour du mois de dépassement.

Les seuils de TVA dépendent de la nature de votre activité.

SEUIL DE BASE SEUIL MAJORÉ

Achat-revente

Fourniture de logement

Restauration

91 900 € 101 000 €

Activités libérales

Prestations de services artisanales et commerciales

36 800 €

39 100 €

Lire aussi : Comment fonctionne la TVA en auto-entreprise ?

4. La déclaration du chiffre d’affaires de l’auto-entrepreneur

keyboard_arrow_right La déclaration du chiffre d’affaires à l’URSSAF

L’auto-entrepreneur est soumis à une autre obligation au quotidien : déclarer son chiffre d’affaires à l’URSSAF. Cette déclaration est soumise à certaines règles spécifiques.

  • keyboard_double_arrow_right
    La périodicité : lors de votre déclaration de début d’activité, vous devez choisir une fréquence de déclaration de votre chiffre d’affaires. Vous pouvez opter pour une périodicité mensuelle ou trimestrielle.
  • keyboard_double_arrow_right
    Le montant déclaré : votre déclaration correspond à votre chiffre d’affaires hors taxes. Attention donc à ne pas déclarer uniquement votre bénéfice. Vous devez aussi réaliser une déclaration si votre chiffre d’affaires est nul sur la période.
  • keyboard_double_arrow_right
    Les modalités de déclaration : votre déclaration de chiffre d'affaires doit obligatoirement être réalisée par voie dématérialisée. Pour cela, vous pouvez utiliser le site Auto-Entrepreneur de l'URSSAF ou son application mobile.
  • keyboard_double_arrow_right
    La nature des revenus : lors de votre déclaration, vous devez indiquer votre chiffre d’affaires dans la case correspondant à la nature de vos revenus. La première case est pour les revenus libéraux, la seconde pour les prestations de services artisanales et commerciales, la troisième pour l'achat-revente.

lightbulb Bon à savoir

Si vous ne déclarez par votre chiffre d’affaires ou si celui-ci est nul pendant deux années de suite, vous pouvez être radié du régime de l’auto-entreprise.

Lire aussi : Comment déclarer son chiffre d’affaires d’auto-entrepreneur ?

keyboard_arrow_right La déclaration de la TVA à l’administration

Si vous avez dépassé les seuils en vigueur, vous avez l’obligation de déclarer la TVA collectée à l’administration fiscale. Une fois encore, plusieurs règles sont à suivre pour réaliser cette déclaration.

  • keyboard_double_arrow_right
    Le numéro de TVA : dès que vous êtes soumis à la taxe sur la valeur ajoutée, vous devez demander un numéro de TVA intracommunautaire à votre SIE (Service des impôts des entreprises).
  • keyboard_double_arrow_right
    Le montant déclaré : vous devez déclarer la TVA que vous avez collectée auprès de vos clients et la TVA que vous avez payée dans le cadre de votre activité (pour l'achat de matériel par exemple). La différence est calculée automatiquement et correspond au montant à reverser.
  • keyboard_double_arrow_right
    La périodicité : par défaut, l'auto-entrepreneur doit déclarer la TVA collectée une seule fois par an, avant le 2e jour ouvré suivant le 1er mai. Il peut aussi opter pour une déclaration mensuelle s’il le souhaite.
  • keyboard_double_arrow_right
    La déclaration en ligne : votre déclaration de TVA doit être réalisée sur le site des impôts, par le biais de votre Espace Professionnel. Une fois connecté, vous devez cliquer sur « TVA », dans la rubrique « Mes services ».
  • keyboard_double_arrow_right
    Le reversement : à l’issue de votre déclaration, vous devez reverser la TVA à l’administration. Par défaut, ce reversement se fait via deux acomptes (l’un en juillet, l’autre en décembre). Dans le cas d’une déclaration mensuelle, vous devez la reverser chaque mois.

Lire aussi : Comment déclarer la TVA en auto-entreprise ?

keyboard_arrow_right Le paiement des cotisations de la micro-entreprise

À l’issue de la déclaration de chiffre d’affaires, l’auto-entrepreneur doit s’acquitter de ses cotisations sociales. Leur montant est calculé à partir du chiffre d’affaires et dépend de la nature de l’activité exercée :

  • keyboard_double_arrow_right 12,3 % pour l’achat-revente de marchandises, objets et denrées ;
  • keyboard_double_arrow_right 12,3 % pour la fourniture de logement ;
  • keyboard_double_arrow_right 21,2 % pour les prestations de services artisanales et commerciales ;
  • keyboard_double_arrow_right 21,1 % pour les activités libérales relevant de la SSI ;
  • keyboard_double_arrow_right 21,2 % pour les activités libérales relevant de la Cipav.

lightbulb Bon à savoir

Si l’auto-entrepreneur bénéficie de l’Acre (Aide à la création ou à la reprise d'une entreprise), son taux de cotisations sociales est réduit durant sa première année d’activité.

Le paiement des cotisations sociales s’effectue sur le site Auto-Entrepreneur de l’URSSAF. Selon la périodicité de déclaration choisie, il doit intervenir tous les mois ou tous les 3 mois.

lightbulb Bon à savoir

Sauf exceptions, les micro-entrepreneurs doivent s'acquitter de la Cotisation foncière des entreprises (CFE) à la fin de l'année. Le paiement se fait via votre Espace Professionnel sur le site des impôts.

Lire aussi : Quelles sont les cotisations des micro-entrepreneurs ?

5. La déclaration de modification ou de fermeture de l’auto-entreprise

Vous devez également déclarer toute modification de la situation de votre auto-entreprise. Effectuées sur le portail e-Procédures, ces démarches sont nécessaires si :

  • keyboard_double_arrow_right vous changez de domicile personnel, y compris si votre auto-entreprise est domiciliée ailleurs ;
  • keyboard_double_arrow_right vous changez de nom d'usage, à la suite d'un mariage ou d'un divorce par exemple ;
  • keyboard_double_arrow_right la situation de votre conjoint-collaborateur évolue ;
  • keyboard_double_arrow_right vous changez la domiciliation de votre micro-entreprise ;
  • keyboard_double_arrow_right vous changez ou ajoutez une activité ;
  • keyboard_double_arrow_right vous fermez votre auto-entreprise.

Lire aussi : Comment modifier son auto-entreprise ?

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