Tout savoir sur le registre des achats d’un auto-entrepreneur
Bien que les obligations comptables soient allégées par rapport à d'autres entreprises, certains auto-entrepreneurs doivent tenir un registre des achats. Ce livre comptable regroupe tous les achats effectués dans le cadre de leur activité. Auto-entrepreneurs concernés, règles à respecter, bonnes pratiques : découvrez tout ce qu’il faut savoir sur le registre des achats d’une micro-entreprise.
Qu’est-ce qu’un registre des achats ?
Malgré des obligations comptables allégées, l’auto-entrepreneur doit tenir une comptabilité à jour.
Il existe deux types de registres comptables, qui permettent de justifier les entrées et sorties d’argent (notamment en cas de contrôle fiscal) :
Le livre des recettes qui répertorie vos encaissements ;
Le registre des achats, qui liste les achats effectués dans le cadre de l’activité de la micro-entreprise.
Le registre des achats est un document qui récapitule toutes vos dépenses professionnelles, avec les justificatifs associés (facture, ticket de caisse, etc.). Son objectif est double : il vous permet d'assurer une comptabilité précise en surveillant la rentabilité de votre activité et de justifier vos dépenses en cas de contrôle fiscal.
Le registre des achats, est-ce obligatoire ?
Contrairement au livre des recettes, dont la tenue est obligatoire pour tous les auto-entrepreneurs, le registre des achats concerne uniquement certaines activités.
Conformément à l'article L123-28 du Code de commerce, vous êtes obligé de tenir un registre des achats si vous êtes :
Un commerçant vendant des marchandises, des objets, des fournitures ou des denrées ;
Un fournisseur de prestations d'hébergement.
Bon à savoir
Tenir un registre des achats : les règles à respecter
Informations obligatoires, pièces justificatives, formats autorisés, délai de conservation : découvrez les principales règles pour tenir un registre des achats en micro-entreprise.
Les informations à faire figurer
En micro-entreprise, le registre des achats doit respecter trois règles essentielles :
Être établi de manière chronologique ;
Inclure toutes les informations obligatoires ;
Ne pas être modifié ni raturé une fois les informations enregistrées.
Le registre des achats doit être structuré sous forme d'un tableau à six colonnes, comprenant les éléments suivants :
Le montant de la dépense TTC (toutes taxes comprises) ;
La date du règlement ;
La nature de l’achat ;
Le nom ou la dénomination du fournisseur ;
La référence de la pièce justificative de paiement ;
Le moyen de paiement (en distinguant bien le règlement par chèque des autres modalités de paiement).
Les informations du registre des achats et les pièces justificatives associées doivent être conservées pendant 10 ans pour chaque année comptable.
Le choix du format
La loi ne spécifie ni modèle ni support pour le registre des achats. Vous pouvez choisir entre papier, tableur ou logiciel dédié.
Cependant, votre registre doit être sans ratures ni sauts de ligne, avec des informations inscrites chronologiquement et non modifiables une fois enregistrées. Il est strictement interdit de supprimer des dépenses après coup.
Voici les avantages et inconvénients de chaque format :
Support papier : Il s’agit simplement d’un cahier ou d’un livre comptable papier disponible dans le commerce. Son avantage réside dans sa simplicité d’utilisation. Toutefois, il requiert plus de vigilance dans l’inscription des chiffres et des calculs, puisque les ratures ne sont pas autorisées.
Tableur (type Excel) : Ce format est pratique, car il permet de calculer et d’éditer facilement vos tableaux. Cependant, son utilisation est déconseillée puisque les informations sont facilement modifiables.
Logiciel de facturation en ligne : Ce support dématérialisé est plus sécurisé que les précédents, tout en offrant une utilisation simple et intuitive. En général, ce type d’outil inclut d’autres fonctionnalités utiles pour gérer votre comptabilité.
Notez également que si vous facturez des particuliers et êtes redevable de la TVA, vous devez utiliser un logiciel comptable certifié.
Bon à savoir
Les bonnes pratiques pour tenir votre registre des achats
Voici quelques conseils pratiques pour une gestion efficace de votre registre des achats :
Complétez votre registre régulièrement : Prévoyez un créneau chaque semaine pour noter vos dépenses de manière chronologique et éviter tout oubli.
Conservez toutes les pièces justificatives : Gardez vos reçus et factures en ordre pour pouvoir justifier chaque dépense.
Utilisez des outils de numérisation : Numérisez vos pièces justificatives pour faciliter leur archivage et leur consultation en cas de besoin.
Auto-entrepreneur : quelles sont vos autres obligations comptables ?
Si le registre des achats concerne principalement les commerçants, la loi prévoit d’autres obligations comptables qui s’appliquent à l’ensemble des auto-entrepreneurs :
La déclaration de chiffre d’affaires : Vous devez déclarer régulièrement votre chiffre d’affaires selon l’option choisie (mensuellement ou trimestriellement). Cette déclaration permet de calculer vos cotisations sociales et fiscales.
La tenue d’un livre de recettes : Ce document comptable doit regrouper tous vos encaissements dans l’ordre chronologique. Tout comme le registre d’achat, il ne doit pas être modifié ni raturé et doit être conservé pendant une durée de 10 ans.
L’émission de factures conformes : En tant qu’auto-entrepreneur, vous devez transmettre des factures à vos clients professionnels, ainsi qu’à vos clients particuliers (si demande de leur part). Vous devez respecter un certain nombre de règles de facturation comme le respect des mentions obligatoires.
L’ouverture d’un compte bancaire dédié à l’activité : La loi Pacte de 2019 impose la création d’un compte distinct pour toutes les transactions de votre activité professionnelle. L’obligation s’applique uniquement aux micro-entreprises qui ont réalisé plus de 10 000 € de chiffre d’affaires pendant deux années consécutives.
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